Aby sprawnie i szybko realizować zamówienia w firmie, wiele przedsiębiorców decyduje się na zakup odpowiedniego oprogramowania, które znacznie ułatwia pracę i pozwala nią koordynować mniejszej ilości pracowników, wymagając mniej godzin pracy.

Nowoczesne programy są doskonale wyspecjalizowane w sterowaniu, zarządzaniu przyjętymi od klientów zamówieniami a także pozwalają zarządzać zamówieniami dla dostawców.

Zintegrowany system takich programów zawiera funkcje ułatwiające i znacznie przyspieszające realizację zamówień, a należą do nich między innymi zautomatyzowana rezerwacja towarów i fakturowanie zamówień, odpowiednie przekształcanie dokumentów, generowanie zamówień do dostawców firmy i wiele innych.

Specyfika tego typu programów sprawia, że są one dedykowane głównie dla firm zajmujących się handlem i obsługujących zamówienia związane ze sprzedażą.

Jak wygląda proces przyjęcia zamówienia w firmie za pomoca takiego programu? Zwykle rozpoczyna się to od zarejestrowania zapytania ofertowego, ten dokument z kolei może zostać przekształcony już w ofertę dla klienta, która z kolei może stac się zamówieniem na sprzedaż.

Obecne w programie zamówienie na sprzedaż zawiera istotne informacje na temat produktu, co pozwala uzyskać wiedzę na temat jakimi zasobami aktualnie dysponuje firma, jaka pozostała ilość towaru, co jest już zarezerwowane na sprzedaż, a co jest wolnym zapasem danego artykułu (wolny zapas to ten, który pozostał na stanie magazynu po uwzględnieniu wszystkich rezerwacji,i który sam może zostać zarezerwowany dla kolejnych klientów).

Dodatkowe informacje, jakie zapisane są w programie o danym produkcie sprzedawanym przez firmę, to szczegółowe wyliczenia jak ilością danego towaru dysponuje magazyn, jaka jego ilość została zamówiona u dostawcy, jakie rezerwacje na niego poczyniono. W odpowiednim miejscu programu można dokonać zwolnienia takiej rezerwacji, na przykład w przypadku rezygnacji z zakupu bądź zmiany priorytetów sprzedażowych firmy, lub, jak się czasem zdarza, gdy zamówienie na większe ilości złoży strategiczny klient firmy. Zamówienia w firmie obsługuje program do faktur przez internet, taki jak Systim.

W zależności od ustawień, artykuły można zarezerwować ręcznie lub może przebiegać to automatycznie. W niektórych programach pojawiaja sie tak zaawansowane opcje, jak na przykład możliwość określania ważności rezerwacji w czasie, z dokładnością do godziny, gdzie po przekroczeniu określonej pory, rezerwacja automatycznie jest odwoływana.

Artykuły sprzedawane przez firmę mogą mieć również swoje kartoteki w programie. W kartotece takiej znajdziemy miejsce na informacje o głównym dostawcy danego towaru, średnim czasie jego dostawy, preferowanej minimalnej ilość zakupu (nałożonej albo przez dostawcę albo nabywcę), średnim czasie rezerwacji i jej domyślnym, typowym sposobie. Dane takie ułatwiają i usprawniają generowanie automatycznych zamówień na zakupy nowych towarów.

Zamówienia te można wygenerować korzystając z głównego menu, ale część programów umożliwia też bezpośrednie wysłanie ich na przykład z bilansu zamówień. Zamówienie na nowy towar jest realizowane za pomocą dokumentów przychodowych PZ, lub FZ. Jeśli dany towar znajduje się na magazynie, można zrealizować zamówienie na sprzedaż, przekształcając dokument ZS w dokument wydania lub fakturę sprzedaży.

W prgramach obsługujących zamówienia w firmie pojawia sie także pozycja 'bilans zamówień' która jest czymś posrednim między ZS i ZZ. Zawiera on wszystkie informacje na temat statusów zamówień okreslonych w bilansie towarów. Informacje takie dają między innymi odpowiedź na pytania o to, ile jeszcze towaru należy zamówić, jaka jego ilość jest zrealizowana, jakim zapasem dysponuje firma, a także ile jest towarów zarezerwowanych, pod względem ilościowym . Z 'bilansu zamówień' , jak wspomniano wczesniej, również można wygenerować nowe zamówienia na zakup do dostawcy. To sam system po wnikliwej analizie, proponuje jaką ilość towaru należałoby zamówić, jesli jednak z jakiegoś powodu nie zgodzimy się z systemem, umożliwia on też zmianę proponowanej ilości. Bilansu pozwala także na sprawdzenie wszystkich zamówień.

Program pozwala na rezerwację artykułów z dokumentu PZ na zamówienia według dat wprowadzenia zamówień, lub terminów ich realizacji. Można też rozdysponować artykuły na określone zamówienia. Kolejną przydatna opcja jest tu kontrola ilości, dostępna dla zamówień bez rezerwacji. Wykonując kontrolę ilościową, pracownik może wprowadzać przy pomocy czytnika kodów kreskowych towary, wpisując ich ilości.

Jak widać, programy usprawniające realizację zamówień od klientów, dbają o każdy etap realizacji tego procesu, praktycznie prowadząc czlowieka za rękę I zmniejszając znacznie nakład pracy jaki należy wykonać, by zakonczyć zamówienie.

Powyższe informacje zostały przygotowane z zachowaniem najwyższej staranności, wg. stanu na rok 2011, jednak ze względu na często zmieniające się przepisy prawne nie możemy zagwarantować ich poprawności i aktualności. Zanim zastosujesz się do porad upewnij się co do ich poprawności na podstawie odpowiednich ustaw lub rozporządzeń, lub kontaktując się z biurem prawnym, księgowym, lub specjalistą w tych dziedzinach.

Zobacz również:
- 21 dobrych powodów aby wybrać Systim
- funkcjonalność i możliwości Systim
- załóż swój Systim w 60 sekund!

Zobacz również:
faktury VAT rachunki paragony faktury w cenach brutto faktura sprzedaży zamówienia w firmie program do magazynu wydanie z magazynu (WZ) przyjęcie do magazynu (PZ) wydanie na produkcję (WP) inwentaryzacja magazynu przesunięcie międzymagazynowe (MM) wprowadzenie towaru na magazyn wydanie wewnętrzne (WW) wydanie zewnętrzne (WZ) faktura korygująca rachunek w walucie faktura w walucie umowy o pracę na czas określony umowy o dzieło faktury zakupu magazyn w firmie zarządzanie kontaktami z klientami produkcja w firmie umowy zlecenie samozatrudnienie - czy warto? jak wystawić fakturę faktura vat druk faktury faktury vat drukarka fiskalna programy do faktur program do faktur