Zasady prawidłowego ewidencjonowania czasu pracy

Opublikowano: 21.09.2020




Wysokość wynagrodzenia pracowniczego uzależniona jest od czasu wykonywanej przez daną osobę pracy. Na tej podstawie ustala się również kwotę innych należnych świadczeń, przysługujących podwładnemu z tytułu wykonywania przez niego określonych zadań służbowych. Dlatego właśnie tak istotne jest prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy. Zobowiązanie to ciąży na pracodawcy, który powinien dokładnie ewidencjonować czas poświęcany na wykonywanie pracy przez każdego podwładnego z osobna. Podmioty gospodarcze, które zaniedbują swoje zobowiązania w tym zakresie, muszą liczyć się z poważnymi konsekwencjami prawnymi swoich zaniedbań.

 

Z czego wynika obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy

Przepisy dotyczące obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy zawarte są w Kodeksie pracy. Ich wprowadzenie w życie zostało podyktowane dążeniem do poprawnego ustalenia wysokości wynagrodzenia pracowniczego oraz należnej kwoty innych świadczeń wynikających ze stosunków służbowych. Z kolei Rozporządzenie Ministra Polityki i Pracy Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika wskazuje, jakimi regułami powinni kierować się pracodawcy przy prowadzeniu ewidencji czasu pracy swych podwładnych.

 

Forma prowadzenia ewidencji

Zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi na pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji w postaci zakładanej osobno dla każdego pracownika karty czasu pracy. W dokumencie tym trzeba uwzględnić szereg najważniejszych informacji. Dotyczy to wykonywania obowiązków służbowych w poszczególnych dobach roboczych, a także ewentualnie w niedzielę i święta oraz w godzinach nadliczbowych. Należy także wskazać dni wolne od pracy, które wynikają bezpośrednio z indywidualnej specyfiki rozkładu czasu pracy. Ponadto powinny się tam znaleźć również informacje odnośnie ewentualnych urlopów, zwolnień z pracy, usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych absencji w miejscu pracy, a także dyżurów. Indywidualna karta czasu pracy może mieć dowolną formę ustaloną przez pracodawcę. Musi ona jednak zawierać wszystkie wyszczególnione dane. Istnieje także możliwość jej prowadzenia w formie elektronicznej, pod warunkiem jednak, że w razie potrzeby będzie można ją łatwo wydrukować.

 

Jakie uprawnienia ma pracownik?

Pracownik ma prawo żądać od pracodawcy udostępnienia mu karty ewidencji czasu pracy. Co więcej, przysługuje mu także uprawnienie do wyboru formy udostępnionego dokumentu. Może to być na przykład kserokopia danego aktu, jego skan albo dokument przesłany w formie elektronicznej. Sposoby udostępniania pracownikowi ewidencji czasu pracy często określone są w wewnątrzzakładowych regulaminach pracy.

Trzeba mieć świadomość, że lista obecności nie jest tożsama z ewidencją czasu pracy. Jest to bowiem zbiorowy dokument, który potwierdza obecność pracownika w danym dniu w miejscu pracy, nie wskazuje natomiast liczby przepracowanych przez niego godzin. Ponadto jest to akt zbiorowy, a przepisy jasno wskazują, że ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona indywidualnie dla każdego pracownika. Tylko w ten sposób można wyliczyć, jakie wynagrodzenie przysługuje danej osobie z tytułu wykonywanej przez nią pracy.

 

Obowiązkowe informacje zawarte w karcie czasu pracy

Co do zasady, karta czasu pracy powinna zawierać dane odnośnie liczby przepracowanych w konkretnym dniu godzin. Nie ma obowiązku wskazywania w niej, o której pracownik rozpoczął pracę i o której ją skończył. Warto wiedzieć, że pracodawca jest zwolniony z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy w stosunku do pewnych grup podwładnych. Są to: pracownicy, którzy pełnią w firmie funkcje zarządzające, administrując zakładem w imieniu pracodawcy; podwładni, którzy wykonują swoje zadania w oparciu zadaniowy system pracy; osoby, które uzyskują wynagrodzenie ryczałtowe za pracę w godzinach nocnych i nadliczbowych. W przypadku tych pracowników trzeba ewidencjonować inne obowiązki.

 

Skutki nieprowadzenia ewidencji pracy

Jeśli pracodawca zaniedba swoje obowiązki w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy, takie postępowanie rodzi określone konsekwencje prawne. Taka ewidencja jest bowiem dokumentem, na bazie którego wylicza się wysokość wynagrodzenia należnego pracownikowi w danym miesiącu. Pracownik może przed sądem udowodnić liczbę przepracowanych godzin na podstawie zeznań świadków lub na przykład potwierdzeń logowania się do systemu komputerowego, wykorzystywanego do wykonywania powierzonych obowiązków służbowych. Jeśli w ten sposób zostanie udowodnione, że pracodawca dopuścił się różnych zaniedbań w rzetelnym ewidencjonowaniu czasu pracy podwładnego, może on liczyć na wypłacenie zaległej części wynagrodzenia wraz z odsetkami. Bezprawne postępowanie pracodawcy traktowane jest natomiast jako wykroczenie, którego ściganiem zajmuje się Powiatowy Inspektorat Pracy. Za taki bezprawny czyn grozi kara grzywny, której wysokość zazwyczaj oscyluje na poziomie od 1 000 do 30 000 zł.

 

Autor: Łukasz Stachurski

 

Źródła:

 

 

Wersja DEMO - przetestuj za darmo! Załóż konto Systim w 15 sekund!


Wykorzystujemy pliki "cookies" aby nasz serwis lepiej spełniał Państwa oczekiwania. Możesz zablokować możliwość wykorzystywania tych plików poprzez zmianę ustawień w swojej przeglądarce internetowej. ok