Dzięki systemowi OCR (Optical Character Recognition) w Systim możemy automatycznie odczytać kluczowe informacje z faktur w formacie PDF, takie jak:
1.    data wystawienia, sprzedaży, termin płatności;
2.    NIP (pozostałe dane kontrahenta zostaną pobrane z rejestru REGON);
3.    kwoty netto, brutto i VAT w podziale na stawki VAT.

Po automatycznym odczytaniu danych możemy od razu przystąpić do ich księgowania. Aplikacje wykorzystujące OCR są niebagatelnym wsparciem dla księgowych. Optyczne rozpoznawanie dokumentów i zawartych w nim znaków znacznie przyspiesza i ułatwia pracę w firmie.
Dzięki OCR można bezpośrednio zaimportować dokumenty do Systim. Po zaimportowaniu bez problemu program zaczytuje dane z faktury, pobiera i następnie przenosi na dokument, który można zaksięgować.

 

Instrukcja obsługi

- Przygotuj dokumenty - znajdź pliki PDF lub zeskanuj faktury

- Wczytaj dokumenty do Systim

- Dodaj faktury pojedynczo lub zbiorczo. Systim podzieli plik na pojedyncze faktury i odczyta z nich dane.

- Dokumenty do Systim dodać można na 4 różne sposoby:

 

Sposób 1:

 Zaznaczamy plik na komputerze, po czym przeciągamy do programu Systim w zakładce zakup -> przesłane dokumenty:

 

 

Po przeciągnięciu i upuszczeniu pliku zostaje wgrany do Systim:

 

 

 

Sposób 2:

 Klikamy w opcję „prześlij dokumenty kosztowe”,

 

 

Następnie zostajemy przeniesieni do folderu z dokumentami, gdzie zaznaczamy dokumenty, które mają zostać zaimportowane:

 

 

Po zaznaczeniu dokumentów oraz wybraniu „otwórz” dokumenty zostają zaimportowane do Systim:

 

 

Sposób 3:

Wysyłamy dokumenty e-mailowo bezpośrednio do konta w Systim. W tym celu należy wpisać swój adres e-mail, z którego będą wysyłane dokumenty. Jest to zabezpieczenie, aby nikt inny nie wysyłał dokumentów do Systim w naszym imieniu.

 

 

 

Zweryfikuj pliki
Najeży zweryfikować pliki - czy wczytały się poprawnie oraz czy można prawidłowo odczytać z nich dane.

 

Przesłanie dokumentów do odczytania systemem OCR

Po poprawnym imporcie zaznaczyć należy wybrany przez nas dokument. Po zaznaczeniu ukażą się dodatkowe opcje. Wybieramy opcję „odczytaj dane z dokumentów”:

 

 

Kolejno wyświetlony zostanie następujący komunikat:

 

 

Warto zapoznać się ze wskazówkami zawartymi przy ikonce:

Po zapoznaniu się z komunikatami wybieramy „odczytaj”:

 

 

System zacznie odczytywać wskazany dokument:

 

 

Po prawidłowym odczytaniu zobaczymy status jako prawidłowo zakończony:

 

 

 

Niektóre dokumenty mogą nie być możliwe do odczytania – np. gdy nie zawierają wszystkich kluczowych informacji, gdy są niewyraźne czy pogięte – w takiej sytuacji pojawi się informacja o błędzie.
Niektóre dokumenty mogą być bardziej skomplikowane – wówczas ich przetwarzanie może potrwać dłużej – wówczas przy danym dokumencie pojawi się ikonka zegara. Możesz taki dokument zaksięgować ręcznie lub poczekać aż zostanie on odczytany automatycznie.

 

Następnie poprzez wybranie ikonki z zielonym plusem dany dokument wprowadzić możemy jako koszt:

 

 

Po wybraniu zielonego plusa przeniesieni zostaniemy do zakładki zakup, gdzie należy wybrać odpowiednią kategorię zakupu do danego dokumentu:

 

 

Klikając na dokumentu możemy go podejrzeć w większej rozdzielczości.

Po wybraniu właściwej kategorii:

 

 

Zostaniemy przeniesieni do widoku dokumentu przed zapisem:

 

 

Po weryfikacji czy wszystko się zgadza i ewentualnym poprawieniu danych zapisujemy dokument. Zostanie on zapisany oraz zaksięgowany (przy włączonej opcji automatycznego księgowania):

 

 

 

 

Płatność za odczytywanie dokumentów

Aby skorzystać z opcji odczytywania dokumentów należy doładować konto w Systim punktami:

 

 

Po wybraniu opcji „doładuj konto” wybrać można, ile punktów chcemy doładować, wskazana tam będzie również cena jednego punktu oraz łączny koszt.
Jedna strona skanowanego dokumentu to 1 punkt.

 

 

 

Jak działają punkty?

1.    Doładowane punkty ważne są przez jeden rok od dnia zakupu, po tym terminie wygasają.

2.    W przypadku, gdy nastąpi kilka doładowań w pierwszej kolejności wykorzystywane są punkty z najkrótszym okresem ważności.

3.    Każda strona zeskanowanego dokumentu to jeden punkt. W każdej chwili możesz zakupić dowolną ilość punktów.

4.    Program potrzebuje zeskanować z faktur tylko niektóre informacje – co za tym idzie jeśli posiadasz fakturę długą na kilkanaście stron to często wystarczy przesłać tylko pierwszą i ostatnią stronę, aby wykorzystać jak najmniej punktów. Strony te zawierają kluczowe informacje i podsumowania kwot i ich zeskanowanie w zupełności wystarczy.

 

 

O czym warto pamiętać?

1.    przesłane dokumenty muszą być dobrej jakości, dokument nie może wyglądać na pognieciony, tekst na dokumencie nie może być krzywy,

2.    nie powinno się drukować i skanować ponownie dokumentów otrzymanych w PDF, gdyż powoduje to znaczną utratę jakości, przesyłaj dokumenty PDF w takiej formie w jakiej je otrzymano,

3.    zalecamy skanowanie w rozdzielczości do 300 DPI,

4.    jeśli dokument wygląda tak, że trudno jest Tobie odczytać z niego dane, to prawdopodobnie program również nie będzie w stanie ich odczytać,

5.    większość dokumentów powinna zostać odczytana w ciągu kilku minut. Niektóre dokumenty mogą być trudne do automatycznego odczytania - w takim wypadku przy dokumencie pojawi się ikona "wskazówki zegarka". Oznacza to, że możesz albo samodzielnie je zaksięgować, albo możesz poczekać na próbę ich odczytu - może jednak ona długo potrwać, nawet do 24 godzin,

6.    z niektórych dokumentów może nie być możliwe odczytanie wszystkich informacji - w takim wypadku zostaną odczytane tylko te, które są możliwe,

7.    jeśli dokument nie jest zdatny do odczytania (zbyt niewyraźny lub brak na nim niektórych informacji) to pojawi się przy nim komunikat o błędzie.