Na czym polega amortyzacja środków trwałych

Wiele wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą przedsiębiorca ujmuje w kosztach firmy. Dokonuje tego na podstawie faktury, rachunku lub innego dokumentu potwierdzającego poniesienie tego wydatku.

Jednym z kosztów firmy jest amortyzacja środków trwałych. Na czym ona polega?

 

Amortyzacja środków trwałych

Amortyzacja środków trwałych oznacza stopniowe zużycie środków trwałych, które może być ujęte w księgach podatkowych przedsiębiorcy jednorazowo albo rozłożone w czasie na kilka lat. Dokonując amortyzacji środków trwałych przedsiębiorca po prostu ujmuje w koszty albo odpis amortyzacyjny co miesiąc, co kwartał, co rok albo jednorazowy odpis amortyzacyjny w miesiącu nabycia (przyjęcia do używania) środka trwałego.

Pojedynczy odpis amortyzacyjny środka trwałego w ujęciu technicznym to pojedynczy odpis miesięczny, kwartalny, roczny albo jednorazowy, który jest ujęty w koszty firmy na podstawie dowodu wewnętrznego. Nie można utożsamiać rocznego odpisu amortyzacyjnego z jednorazowym odpisem amortyzacyjnych bowiem są to dwa odmienne odpisy.

 

Zanim jednak dojdzie do dokonywania amortyzacji środków trwałych przedsiębiorca otrzymuje dokument nabycia środka trwałego.

Dokumentem nabycia środka trwałego może być:

1. faktura, rachunek,
2. umowa darowizny,
3. testament, inny dokument stwierdzający nabycie spadku,
4. dokument stwierdzający inne nieodpłatne nabycie środka trwałego,
5. dokumenty stwierdzające aport środka trwałego,
6. dokumenty stwierdzające przekazanie środka trwałego w związku z likwidacją firmy,
7. wiele innych także w formie aktu notarialnego.

 

Ewidencja środków trwałych

Przedsiębiorcy, którzy stosują ryczałt, skalę podatkową, podatek liniowy mają obowiązek prowadzić ewidencję środków trwałych. Ewidencję środków trwałych mają obowiązek także prowadzić niemal wszystkie podmioty, które prowadzą księgi rachunkowe. Ewidencja środków trwałych to wykaz wszystkich nabytych do działalności środków trwałych, które podlegają amortyzacji, nie podlegają amortyzacji lub które przedsiębiorca wprowadza dobrowolnie na stan (niskocenne środki trwałe).

Ewidencja środków trwałych powinna zawierać:

1. liczbę porządkową, nazwę środka trwałe, jego numer KŚT,
2. dane dokumentu nabycia wraz z ustaloną przez przedsiębiorcę wartość początkową,
3. dane dokumentu w przypadku likwidacji środka trwałego (na skutek sprzedaży, wycofania, zezłomowania, utylizacji, przekazania itp.),
4. wartość planowanych odpisów amortyzacyjnych na bieżący rok jak i dotąd na dzień 1 stycznia danego roku już dokonanych,
5. okres zakończenia amortyzacji,
6. wykaz odpisów amortyzacyjnych od wprowadzonych do ewidencji środków trwałych, które mają być ujęte w kosztach firmy (lub niestanowiące koszty firmowe),
7. podsumowania wszystkich rocznych odpisów amortyzacyjnych każdego środka trwałego z osobna,
8. wartość netto każdego środka trwałego z osobna (oraz razem) czyli wartość początkowa – wszystkie dokonane odpisy amortyzacyjne od początku amortyzacji do końca danego roku,
9. pozostałe elementy.

Po otrzymaniu dokumentu nabycia środka trwałego przedsiębiorca ma obowiązek wprowadzić go na stan środków trwałych. Zanim wprowadzi go na stan środek trwały niekiedy może wymagać naprawy aby był kompletny i zdatny do użytku. W takim wypadku przedsiębiorca dokonuje naprawy środka trwałego, gromadzi dokumenty za naprawę i w miesiącu, w którym środek trwały będzie kompletny i zdatny wprowadza go na stan środków trwałych.

 

Co to jest składnik majątku zwanym środkiem trwałym

Amortyzacji podlegają wyłącznie środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne. Powstaje zatem pytanie co to jest środek trwały?

Środek trwały to składnik majątku, który:

1. został zakupiony na cele prowadzonej działalności gospodarczej,
2. jest własnością lub współwłasnością podatnika,
3. jest używany wyłącznie w działalności gospodarczej (wyjątkiem od reguły jest używanie do celów mieszanych samochodów osobowych niemniej dotyczy to tylko możliwości ujęcia kosztów eksploatacji w wysokości 75% a nie wysokości odpisów amortyzacyjnych, które będą ujmowane w pełnej wysokości do wartości samochodu 150.000 zł),
4. będzie kompletny i zdatny do użytku w miesiącu wprowadzenia go do działalności (na stan środków trwałych),
5. okres użytkowania go w działalności wynosi powyżej 1 roku (składnik majątku używany do 12 miesięcy klasyfikowany jest jako towar, niemniej zdarzają się sytuacje, w których środek trwały może zostać zakupiony i sprzedany w jednym roku podatkowym z uwagi na zdarzenia losowe),
6. może być oddany do użytkowania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu.

 

 

UWAGA: Nawiązując do art. 22a ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647) amortyzacji podlegają, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:     1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,     2) maszyny, urządzenia i środki transportu,     3) inne przedmioty - o przewidywanym okresie używania dłuższym niż 1 rok, wykorzystywane przez podatnika w działalności gospodarczej albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu. Amortyzacji podlegają także inne środki trwałe niezależnie od przewidywanego okresu używania a dokładnie: przyjęte do używania inwestycje w obcych środkach trwałych, zwane dalej "inwestycjami w obcych środkach trwałych", budynki i budowle wybudowane na cudzym gruncie, ww. składniki majątku niestanowiące własności lub współwłasności podatnika (leasingobiorca), używane przez niego na podstawie umowy leasingu finansowego i wykorzystywane na cele działalności, tabor transportu morskiego w budowie.

 

 

Poza środkami trwałymi amortyzacja obejmuje również wartości niematerialne i prawne takie jak:

• spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
• autorskie lub pokrewne prawa majątkowe,
• licencje,
• prawa określone w ustawie z dnia 30 czerwca 2000 r. - Prawo własności przemysłowej,
• wartość stanowiąca równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how)

- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na cele działalności gospodarczej albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

 

 

UWAGA: Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych których wartość początkowa nie przekracza 10.000 zł. Wydatki na nabycie tych środków trwałych przedsiębiorca może ująć w koszty w miesiącu ich zakupu (przyjęcia do używania).

 

 

Gdy podatnik nabył środek trwały, posiada dokument nabycia i chce go wprowadzić do ewidencji środków trwałych (na stan środków trwałych) zanim to zrobi musi ustalić:

1. wartość początkową,
2. w jaki sposób będzie mógł amortyzować dany środek trwały.

 

Co to jest wartość początkowa?

Wartość początkowa to dość często rynkowa wartość danego składnika majątku niemniej wartość początkowa środka trwałego zależna jest od formy jego nabycia. Najczęstsze formy nabycia i sposób ustalania środka trwałego zaprezentowano w poniższej tabeli.

 

 

Najczęstsze formy nabycia środka trwałego
Co stanowi wartość początkową	Forma nabycia środka trwałego
Cena nabycia z dokumentu zakupu Jeżeli środek trwały był używany przez podatnika przed wprowadzeniem do ewidencji środków trwałych i nie był wcześniej amortyzowany to cena nabycia, nie wyższa od jego wartości rynkowej	Odpłatne nabycie, czyli zakup za zapłatę
Cena nabycia powiększona o wartość przychodu z tytułu nieodpłatnie otrzymanej pozostałej części środka trwałego	Częściowo odpłatne nabycie
Koszt wytworzenia	Wytworzenie (wyprodukowanie) we własnym zakresie
Wartość rynkowa z dnia nabycia albo wartość z umowy darowizny albo umowy o nieodpłatnym przekazaniu, jeżeli jest niższa od rynkowej	Otrzymanie na drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób
Podatnik ustala wartość poszczególnych środków trwałych ale ta ustalona wartość nie może być wyższa od ich wartości rynkowej	Otrzymanie w związku z likwidacją spółki lub osoby prawnej

 

 

Ustalenie stawki amortyzacyjnej z pomocą Klasyfikacji Środków Trwałych

Podatnik, który ustalił wartość początkową ma obowiązek jeszcze ustalić stawkę amortyzacji według, której będzie amortyzował dany składnik majątku.

Stawka amortyzacji może przykładowo wynosić 14%, 20%, 40% czy nawet 100% w przypadku amortyzacji jednorazowej.

 

 

UWAGA: Klasyfikacja środków trwałych to schemat typów, rodzajów, podrodzajów środków trwałych, w którym podatnik znajdzie: symbol KŚT środka trwałego, grupę, podgrupę i wyszczególnienie środka trwałego, roczną stawkę amortyzacyjną, opis jakie środki trwałe znajdują się pod danym symbolem KŚT. KŚT służy do określenia stawki amortyzacyjnej środka trwałego na cele amortyzacji podatkowej oraz amortyzacji rachunkowej (stosowanej przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych). Stąd też wynika rozróżnienie na amortyzację podatkową i amortyzację bilansowa.

 

 

Stawka amortyzacyjna to roczna stawka określona w procentach (%) którą należy pomnożyć przez ustaloną wartość początkową nabytego środka trwałego.

 

 

UWAGA: Wartość początkowa x stawka amortyzacji = roczna wysokość amortyzacji (wielkość amortyzacji przypadającej na cały rok kalendarzowy, na wszystkie 12 miesięcy).

 

 

Wynik tego mnożenia da roczną wielkość amortyzacji jaką podatnik wprowadzana do ewidencji środków trwałych. Podatnik może ujmować amortyzację miesięcznie, kwartalnie, rocznie. Jednak suma tych odpisów amortyzacyjnych musi równać się właśnie rocznej wielkości amortyzacji (wartość początkowa x stawka amortyzacji dla danego środka trwałego).

Należy podkreślić, iż podatnik niekiedy ma prawo do stosowania indywidualnych stawek amortyzacyjnych czy wręcz do przyspieszonej amortyzacji. Te zagadnienia będą jednak przedmiotem odrębnej publikacji.

 

Przykład 1

Czynny podatnik VAT nabył ksero do swojej firmy. Otrzymał fakturę z dnia 02.10.2023r. z datą dostawy 02.10.2023r. Wartość zakupu netto z faktury to 45.000 zł.

Przedsiębiorca nie mógł w roku 2023 zastosować amortyzacji jednorazowej z uwagi na to, iż wyczerpał limit 241.000 zł.

W pierwszej kolejności ustalił wartość początkową – 45.000 zł netto.

W drugiej kolejności wyszukał numer KŚT aby odnaleźć właściwą stawkę amortyzacyjną. Numer KŚT dla kserokopiarki to 803.

Z KŚT o numerze 803 wynika, iż roczna stawka amortyzacyjna dla nabytej kserokopiarki to 14%.

 

 

Dane do wprowadzenia nabytego środka trwałego do ewidencji środków trwałych
Wartość początkowa	45.000 zł netto – wartość z faktury
Numer w KŚT	803
Roczna stawka amortyzacji	14 %
Roczna wartość amortyzacji	6.300 zł à (45.000 zł x 14%)
Miesięczna wartość amortyzacji	525zł -> 6.300 zł / 12 miesięcy

 

 

Podatnik będzie stosował miesięczną amortyzację (metodą liniową) – odpisy amortyzacyjne będzie ujmował w koszty miesięcznie.

Podatnik rozpocznie amortyzację od miesiąca 11/2023r.

Ostatni odpis amortyzacyjny podatnik dokona w grudniu 2030r.

 

 

Amortyzacja nabytego środka trwałego w poszczególnych latach
Rok	Roczna wartość amortyzacji	Miesięczna wartość
2023	1.050 zł	525 zł x 2 miesiące à 11, 12 / 2023r.
2024	6.300 zł	525 zł x 12 miesięcy à 01-12 / 2024r.
2025	6.300 zł	525 zł x 12 miesięcy à 01-12 / 2025r.
2026	6.300 zł	525 zł x 12 miesięcy à 01-12 / 2026r.
2027	6.300 zł	525 zł x 12 miesięcy à 01-12 / 2027r.
2028	6.300 zł	525 zł x 12 miesięcy à 01-12 / 2028r.
2029	6.300 zł	525 zł x 12 miesięcy à 01-12 / 2029r.
2030	6.150 zł	525 zł x 11 miesięcy à 01-11 / 2030r.
		375 zł x 1 miesiąc à 12 / 2030r.
Razem	45.000 zł	x

 

 

Przykład 2

Czynny podatnik VAT nabył samochód osobowy do swojej firmy. Otrzymał fakturę z dnia 09.10.2023r. z datą dostawy 09.10.2023r. Wartość zakupu netto z faktury to 50.000 zł, VAT 11.500 zł. Z uwagi na mieszany charakter używania w działalności (prywatnie i firmowo) podatnik będzie odliczał 50% podatku VAT naliczonego od zakupu i eksploatacji tego samochodu.

Podatnik w pierwszej kolejności ustalił wartość początkową – 50.000 zł netto + 50% z 11.500 zł = 55.750 zł.

W drugiej kolejności wyszukał numer KŚT aby odnaleźć właściwą stawkę amortyzacyjną. Numer KŚT dla samochodu osobowego to 741.

Z KŚT o numerze 741 wynika, iż roczna stawka amortyzacyjna dla nabytego samochodu osobowego to 20%. Samochód ten był jednak używany przez poprzedniego właściciela przez ostatnich 5 lat i są na to dokumenty. Podatnik ma prawo wobec niego do zastosowania tzw. indywidualnej stawki amortyzacyjnej 40% (zamiast 20%).

 

 

UWAGA: Art. 22j. ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647). Środki trwałe zaliczone do grupy 3-6 i 8 KŚT oraz środki transportu (grupa 7 KŚT) uważa się za używane, jeżeli podatnik udowodni, że przed ich nabyciem były wykorzystywane przez podmiot inny niż podatnik co najmniej przez okres 6 miesięcy.

 

 

Poniżej przedstawiono dane do wprowadzenia nabytego środka trwałego do ewidencji środków trwałych

 

 

Dane do wprowadzenia nabytego środka trwałego do ewidencji środków trwałych
Wartość początkowa	55.750 zł (50.000 zł + 50% z 11.500 zł)
Numer w KŚT	741
Roczna stawka amortyzacji	40% (indywidualna stawka amortyzacji)
Roczna wartość amortyzacji	22.300,00 zł à (55.750 zł x 40%)
Miesięczna wartość amortyzacji	1.858,33 -> 22.300 zł / 12 miesięcy

 

 

Podatnik będzie stosował miesięczną amortyzację (metodą liniową) – odpisy amortyzacyjne będzie ujmował w koszty miesięcznie.

Podatnik rozpocznie amortyzację od miesiąca 11/2023r.

Ostatni odpis amortyzacyjny podatnik dokona w kwietniu 2026r.

 

 

Amortyzacja nabytego środka trwałego w poszczególnych latach
Rok	Roczna wartość amortyzacji	Miesięczna wartość
2023	3.716,66 zł	1.858,33 zł x 2 miesiące à 11, 12 / 2023r.
2024	22.300 zł	1.858,33 zł x 12 miesięcy à 01-12 / 2024r.
2025	22.300 zł	1 858,33 zł x 12 miesięcy à 01-12 / 2025r.
2026	7.433,34 zł	1 858,33 zł x 3 miesiące à 01-04 / 2026r. 1 858,35 zł x 1 miesiąc à 05 / 2026r.
RAZEM	55.750 zł	x

 

 

 

 

Autor:

Krzysztof Ulicki