KONTAKT
Enadis sp. z o.o.
ul.Morska 149 U2
Gdynia 81-222
Infolinia:
22 350 64 30
pn - pt: 8:30 - 16:30
1. Automatyczne księgowanie wystawionych faktur
2. Automatyczne naliczanie list płac i rachunków
3. Ryczałt, KPiR i pełna księgowość
4. Integracja z KSeF
5. Wsparcie księgowych
Opublikowano: 27.12.2023
Każdy przedsiębiorca w większym lub mniejszym stopniu ponosi koszty prowadzonej działalności gospodarczej.
Często zadaje sobie pytanie czy dany wydatek będzie zwykłym kosztem, a może wyposażeniem a może wręcz będzie to środek trwały?
Na to pytanie nie zawsze można odpowiedzieć jednym zdaniem. Przede wszystkim to podatnik decyduje na jakie cele w działalności gospodarczej zaliczy ten wydatek.
Spis treści:
|
Wydatek firmowy a więc koszt uzyskania przychodu to koszt, który przedsiębiorca może zaksięgować w księgach swojej firmy.
Wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodu obniża (podstawę opodatkowania) podatek dochodowy do zapłaty.
Oczywiście jeżeli podatnik nie uzyskuje dochodu w danym okresie ale stratę (albo narastająco od początku roku) to wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodu będzie zwiększał stratę bieżącą (albo stratę narastająco od początku roku).
UWAGA! Charakterystyczną cechą kosztu uzyskania przychodu jest to, iż:
|
Ogólne cechy wydatku, który może stanowić koszt uzyskania przychodu:
Trzeba pamiętać, iż to podatnik decyduje o tym, czy ująć dany wydatek czy też nie. Zatem to podatnik w 100% uznaje, iż wydatek spełnia wszystkie kryteria kosztu czy nie spełnia.
Wyposażenie firmy to rzeczowe składniki majątku nabyte na cele prowadzonej działalności. Wyposażenie to będzie stanowić te składniki majątku, których przedsiębiorca nie zaliczył do środków trwałych (nie wprowadził do ewidencji środków trwałych).
Od roku 2020 wydatki dotyczące wyposażenia można ująć bezpośrednio w koszty uzyskania przychodu.
Ponadto w tej samej dacie zlikwidowano obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia.
Przed tą datą wyposażenie firmy stanowiło składnik majątku o wartości przekraczającej 1.500 zł i nie spełniający wszystkich kryteriów środka trwałego.
Aktualnie wyposażeniem firmy będzie rzeczowy składnik majątku, który nie spełnia wszystkich cech środka trwałego.
Pewną ciekawostką jest, że definicję środka trwałego można znaleźć zarówno w ustawie z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 zwanej dalej ustawą o PIT), w ustawie z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2587) , w ustawie z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 zwanej dalej ustawą o rachunkowości) przy czym w ustawach podatkowych środek trwały został zdefiniowany tak samo.
Na mocy art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości środki trwale to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi:
Przepis ten do środków trwałych zalicza w szczególności:
Druga definicja środka trwałego wynika z ww. ustawa podatkowych. Należy zaznaczyć, iż poniższa definicja została stworzona na cele możliwości ujęcia zakupu środków trwałych w podatkowych kosztach uzyskania przychodów.
Zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy o PIT amortyzacji podlegają składniki majątku:
Środki trwałe w myśl art. 22a ustawy o PIT to:
1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
2) maszyny, urządzenia i środki transportu,
3) inne przedmioty
Oczywiście wymienione środki trwałe muszą spełniać powyższe warunki z art. 22a ust. 1 ustawy o PIT.
Ponadto amortyzacji podlegają także i to niezależnie od przewidywanego okresu używania:
Cechy składnika majątku stanowiącego środek trwały | |
Lp. | Cechy |
1. | Został nabyty lub wyprodukowany przez podatnika |
2. |
Jest i będzie wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą |
3. | Jest własnością albo współwłasnością podatnika |
4. | Jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia go do używania |
5. | Jego okres używania w działalności jest dłuższy niż rok |
6. |
Może być oddany przez podatnika do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu |
Warto zwrócić uwagę, iż nie ma w powyższej definicji (w ustawie o PIT) określenia wartości środka trwałego. Określenie wartości środka trwałego ustawodawca wyszczególnił w kolejnych przepisach. W jaki sposób?
UWAGA! Składnik majątku spełniający kryteria środka trwałego |
|
Wartość początkowa powyżej 10.000 zł | Wartość początkowa 10.000 zł i poniżej |
Obowiązkowe wprowadzenie do ewidencji środków trwałych |
Dobrowolne wprowadzenie do ewidencji środków trwałych |
Może zostać ujęty w koszty w całości – według zasad jednorazowej amortyzacji środków trwałych:
|
Może być amortyzowany w czasie (wprowadzenie do ewidencji środków trwałych) – podatnik ujmuje koszt – odpis amortyzacyjny przez okres czasu wynikający z KŚT (lub przyjętej innej metody amortyzacji) od miesiąca następnego po miesiącu oddania do używania |
Może być (niekiedy musi być) amortyzowany w czasie – podatnik ujmuje koszt – odpis amortyzacyjny przez okres czasu:
|
Może być zamortyzowany jednorazowo (wprowadzenie do ewidencji środków trwałych) – jednorazowe ujęcie w koszty w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym |
Może być ujęty w koszty firmy jednym zapisem w pełnej wartości w miesiącu oddania go do użytkowania (bez wprowadzenia do ewidencji środków trwałych) |
KŚT to klasyfikacja środków trwałych podzielona na grupy, podgrupy zawierająca:
Klasyfikacja środków trwałych dostępna jest ma stronie GUS.
Grupy KŚT:
Przedsiębiorca nabywając składnik majątku na cele prowadzonej działalności gospodarczej musi zdecydować w jaki sposób będzie on użytkowany firmie.
Nabyty składnik majątku może ująć w księgach firmy jako:
Ujęcie zakupionego składnika majątku jako zwykłego wydatku, wyposażenia a środka trwałego ma znaczenie w kontekście dalszego jego rozliczenia.
Pierwsza kwestia to to, iż gdy podatnik dany składnik majątku nie zaksięguje jednorazowo w koszty a wprowadzi do ewidencji środków trwałych to sposób ujęcia zakupu, rozliczenia i dalszej sprzedaży będzie odmienny aniżeli gdy zostałby on od razu zaksięgowany w koszty firmy.
Druga kwestia wynika bezpośrednio z pierwszej. Wprowadzony składnik majątku na stan środków trwałych może być:
Powyższe sposoby zamortyzowania środków trwałych wpływają bezpośrednio na koszty uzyskania przychodu, a więc obniżają w różnym stopniu wysokość zaliczki na podatek dochodowy jak i rocznego podatku dochodowego.
Która opcja jest najlepsza? To zależy przede wszystkim od zamiarów podatnika. Zanim ujmie on zakup składnika majątku od razu w koszty firmy albo wprowadzi do ewidencji środków trwałych – powinien zadać sobie kilka podstawowych pytań:
To nie jest zamknięty katalog pytań. Jest ich więcej i do każdej firmy pytania powinno tworzyć się indywidualnie.
UWAGA! Błędna kwalifikacja zakupionego składnika majątku będzie miała znaczenie gdy podatnik nie wprowadzi na stan środek trwały o wartości powyżej 10.000 zł albo nie wprowadzi na stan środka trwałego, który będzie używany dłużej niż rok a był kupiony z zamiarem użytkowania krócej niż rok. Podatnik będzie zobligowany do korekty kosztów wstecz. Na mocy art. 22e ust. 1 ustawy o PIT. Składnik o wartości początkowej powyżej 10.000 zł i użytkowany powyżej 1 roku podatnik musi zakwalifikować jako środek trwały i wprowadzić go do ewidencji środków trwałych. Składnik majątku, który ma być użytkowany krócej niż rok o wartości początkowej powyżej lub poniżej 10.000 zł podatnik nie musi wprowadzać do żadnej innej ewidencji. |
Przykład 1
Przedsiębiorca zakupił ksero o wartości 11.000 zł netto. Będzie ono użytkowane kilka lat a więc powyżej 1 roku.
Podatnik ma obowiązek wprowadzić nabyte ksero na stan środków trwałych.
Przykład 2
Przedsiębiorca zakupił urządzenie wielofunkcyjne o wartości 8.900 zł netto. Będzie ono użytkowane kilka miesięcy a następnie sprzedane.
Podatnik w tej sytuacji może ująć ten wydatek w koszty firmy w wartości 8.900 zł bez konieczności wprowadzania do ewidencji środków trwałych.
Przykład 3
Przedsiębiorca zakupił serwer o wartości 12.900 zł netto do chwilowego wzmocnienia możliwości sieci przez 9 miesięcy. Po tym okresie serwer będzie sprzedany zaprzyjaźnionej firmie.
Podatnik w tej sytuacji może ująć ten wydatek w koszty firmy w wartości 12.900 zł bez konieczności wprowadzania do ewidencji środków trwałych.
Przykład 4
Przedsiębiorca zakupił drukarkę laserową kolorową o wartości 11.900 zł netto. Jest to potrzeba realizacji większego zlecenia. Będzie ona użytkowana kilka miesięcy a następnie sprzedana jeszcze po dość wysokiej cenie.
Podatnik w tej sytuacji może ująć ten wydatek w koszty firmy w wartości 11.900 zł bez konieczności wprowadzania do ewidencji środków trwałych.
Po kilku miesiącach okazało się, iż inna drukarka w firmie uległa poważnej awarii a jej naprawa okazała się nieopłacalna. Zakupiona drukarka musiała więc przejąć część zadań realizowanych dotąd przez uszkodzoną drukarkę.
Podatnika zdecydował, że nowa drukarka pozostanie w firmie przez co najmniej 3 lata zamiast kilku miesięcy. W tym wypadku, jeżeli okres użytkowania drukarki przekroczy rok podatnik będzie zobligowany w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym ten rok upłynął:
Takie same zasady stosuje się, gdy podatnik nabyty składnik majątku ujął w koszty firmy a następnie przed upływem roku (a nie po) zaliczył go jednak do środków trwałych wprowadził go na stan środków trwałych.
Przykład 5
Przedsiębiorca zakupił aparat fotograficzny o wartości 11.900 zł netto. Jest to potrzeba realizacji większego zlecenia. Będzie on użytkowany kilka miesięcy a następnie sprzedany jeszcze po dość wysokiej cenie.
Podatnik w tej sytuacji może ująć ten wydatek w koszty firmy w wartości 11.900 zł bez konieczności wprowadzania do ewidencji środków trwałych.
Należy podkreślić, iż zgodnie z art. 14 ust. 2 ustawy o PIT przychodem z działalności gospodarczej jest sprzedaż składników majątku będących:
UWAGA! Sprzedaż środków trwałych o wartości powyżej 1.500 zł wprowadzonych do ewidencji środków trwałych jak i tych, które na przewidywany okres używania równy lub krótszy niż rok nie zostały zaliczone do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – będzie musiał być rozliczony jak przychód z działalności gospodarczej jeżeli przed zbyciem zostały wycofane z działalności gospodarczej, a między pierwszym dniem miesiąca następującego po miesiącu, w którym składniki majątku zostały wycofane z działalności i dniem ich odpłatnego zbycia nie upłynęło 6 lat. |
Końcowo warto odnotować, iż ustawodawca wymienił kilka środków trwałych, który podatnik w ogóle nie ma prawa amortyzować ani jednorazowo ani w czasie.
Czy to oznacza, że podatnik w ogóle nie rozpozna kosztów uzyskania przychodów? Podatnik będzie mógł ująć pełną wartość tych nabytych składników w koszty firmy ale dopiero w momencie ich sprzedaży.
UWAGA! Środki trwałe niepodlegające amortyzacji podatnik także ma obowiązek wprowadzić do ewidencji środków trwałych. Wszystkie składniki majątku spełniające kryteria środka trwałego o wartości początkowej większej niż 10.000 zł, które będą użytkowane dłużej niż rok – podatnik ma wprowadzić do ewidencji środków trwałych. |
Środki trwałe niepodlegające amortyzacji zostały wymienione w art. 22c ustawy o PIT. Są to:
Autor:
Krzysztof Ulicki