Jak zaksięgować dokumenty automatycznie?

Dokumenty można księgować automatycznie - co oznacza, że wszystkie dokumenty mogą być zaksięgowane jednocześnie z wybranego okresu (np. za miesiąc styczeń), według stworzonego wcześniej szablonu (np. sprzedaż towarów).


KSIĘGOWANIE AUTOMATYCZNE - od czego zacząć?
Aby rozpocząć księgowanie automatycznie dokumentów (z wybranego okresu), należy wpierw upewnić się, że ustawiony jest domyślny rodzaj prowadzonej księgowości oraz należy włączyć ustawienia księgowań automatycznych, które są domyślnie wyłączone.

W związku z powyższym należy wykonać dwa ważne kroki przed rozpoczęciem automatycznego księgowania, mianowicie:

1. Należy wejść w moduł „księgowość”, zakładkę „KH” i wybrać opcje „konfiguracja”. Tutaj należy wybrać panel „dane firmy do deklaracji podatkowych” i w polu danych firmy wybrać jako domyślny rodzaj prowadzonej księgowości: „KH”.
2. Następnie w tym samym module „KH”, i opcji „konfiguracja”, należy wybrać panel „ustawienia księgowań automatycznych” i w nowym oknie zaznaczyć pole „księgowania automatyczne: włączone”.

Następnie należy przypisać szablony do rodzajów dokumentów widocznych poniżej zaznaczonego pola. Wybrany szablon zostanie domyślnie wybrany podczas dodawania nowego dokumentu (np. faktury). Zostanie on również wykorzystany w przypadku, gdy dokument nie ma przypisanego szablonu księgowania.

Uwaga! * Aby stworzyć taki schemat księgowania dla danego rodzaju trzeba utworzyć szablon. W tym celu należy przejść do modułu „księgowość” i do zakładki „KH”. Następnie trzeba wybrać opcję „konfiguracja” → „szablony dokumentów księgowych”.


System przeniesie użytkownika do nowego okna z możliwością dodania nowego szablonu księgowania. Wystarczy kliknąć zielony znaczek plusa, znajdujący się w prawym górnym rogu.

Najpierw dodajemy szablon księgowania „Lista płac 1”. Na początek wybieramy rodzaj dokumentu – jako „polecenie księgowania”

Następnie uzupełniamy dokument — pusty szablon księgowania bez kwot (zamiast kwot dodajemy zmienne, np. brutto, chorobowe, zaliczka itp.), uzupełniamy tylko opis i nazwy kont. Poniżej przykład szablonu:


Uwaga!
Pełna lista „zmiennych”, jakie można używać do kwot księgowania, znajdują się na stronie: https://www.systim.pl/q18

Po dodaniu szablonów. Można wrócić do ustawień księgowań automatycznych i wybrać w nim dodane przed chwilą szablony.

Na koniec trzeba wszystkie dodane szablony do ustawień automatycznego księgowania zapisać poprzez przycisk „Zapisz”.

----
KSIĘGOWANIE AUTOMATYCZNE - jak to zrobić?
Kolejnym krokiem jest otworzenie okna księgowań automatycznych, które można znaleźć w module KH na dolnej belce - dolny pasek przeglądarki..

Należy wybrać rodzaje dokumentów, które mają zostać zaksięgowane, daty dla faktur wg których ma odbyć się księgowanie, wybrać okres rozliczeń, datę dokumentu (miesiąc lub kwartał i rok) oraz zaznaczyć odpowiednią opcję w zależności od tego co program ma zrobić w przypadku ponownego księgowania tego samego dokumentu.

Efektem księgowania jest zapis nowych dokumentów księgowych oraz okno raportu z dwoma zakładkami: dokumenty oraz podsumowanie.

W zakładce dokumenty widoczna jest lista wszystkich księgowanych dokumentów oraz ich status (zaksięgowano, nie zaksięgowano lub pominięto).

Natomiast w zakładce podsumowanie znajduje się lista zawierająca wybrane rodzaje dokumentów wraz z podsumowaniem liczby dokumentów zaksięgowanych, nie zaksięgowanych i pominiętych.

Uwaga!
W przypadku, gdy przy dokumencie widnieje status „nie zaksięgowano” należy sprawdzić następujące rzeczy:
- czy w panelu „konta domyślne”" w konfiguracji ustawione są konta dla VAT-u należnego i naliczonego,
- czy zmienne w szablonie są ustawione w odpowiednich polach.


powrót do pytań
Wykorzystujemy pliki "cookies" aby nasz serwis lepiej spełniał Państwa oczekiwania. Możesz zablokować możliwość wykorzystywania tych plików poprzez zmianę ustawień w swojej przeglądarce internetowej. ok