Podczas wysyłania deklaracji do ZUS, a następnie podczas weryfikacji jej statusu, może pojawić się komunikat:
„Brak kompletu rozliczeniowego z ZUS za podany okres”
(nr bloku: 1, nr pola: 2)
Co oznacza ten komunikat?
Komunikat jest przekazywany bezpośrednio przez system ZUS i nie jest zależny od oprogramowania, za pomocą którego wysyłana jest deklaracja.
Najczęściej pojawia się on w sytuacji, gdy wysyłana jest kolejna deklaracja za dany okres rozliczeniowy, ale ZUS nie posiada jeszcze w swoim systemie deklaracji o numerze wcześniejszym.
Przykładowo, jeśli wysyłana jest korekta deklaracji DRA wraz z kompletem rozliczeniowym, obejmującym m.in. dokumenty RCA, RSA itp., ZUS musi wcześniej posiadać i przetworzyć pierwotny komplet rozliczeniowy (wcześniejszą, korygowaną deklarację) za ten sam okres.
Może więc wystąpić sytuacja, w której deklaracja pierwotna została już wysłana, ale nie została jeszcze przetworzona przez system ZUS. W takim przypadku próba wysłania korekty może zakończyć się komunikatem o braku kompletu rozliczeniowego.
Innym przykładem może być wystawienie deklaracji DRA, której program automatycznie nada numer kolejny (np. 1), a następnie wystawienie drugiej deklaracji o kolejnym numerze (np. 2). Jeśli spróbujemy teraz wysłać do ZUS najpierw deklarację nr 2, otrzymamy komunikat jak wskazano powyżej.
Co zrobić w takiej sytuacji?
1. Sprawdź, czy deklaracja pierwotna została wysłana
W pierwszej kolejności należy upewnić się, że deklaracja wcześniej wystawiona za dany okres została prawidłowo wysłana do ZUS.
Jeżeli deklaracja była wysyłana wcześniej, warto sprawdzić jej status oraz upewnić się, że została już przyjęta w ZUS.
2. Sprawdź deklarację na PUE ZUS
Zaloguj się na Platformę Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) i sprawdź, czy pierwotny komplet rozliczeniowy za dany okres jest już widoczny w systemie.
W tym celu przejdź do sekcji:
Rozliczenia → Komplety rozliczeniowe
Następnie sprawdź, czy znajduje się tam deklaracja wcześniej wystawiona za okres, którego dotyczy wysyłana korekta.
3. Poczekaj na przetworzenie dokumentu
Należy pamiętać, że deklaracja wysłana do ZUS nie musi być od razu widoczna na koncie PUE ZUS.
Systemy ZUS muszą najpierw przetworzyć przesłany dokument. W niektórych przypadkach proces ten może potrwać nawet do 48 godzin.
Jeżeli deklaracja pierwotna została dopiero wysłana, należy odczekać na jej przetworzenie, a następnie ponownie sprawdzić jej status na PUE ZUS.
4. Ponownie wyślij kolejną deklarację
Jeżeli deklaracja wcześniejsza jest już widoczna w systemie ZUS i została prawidłowo zarejestrowana, można ponownie spróbować wysłać kolejną deklarację, np. korygującą.
Co zrobić, jeśli deklaracji pierwotnej nie ma w PUE ZUS?
Jeżeli po upływie około 24 godzin od wysłania deklaracji pierwotnej nadal nie jest ona widoczna na koncie PUE ZUS, należy sprawdzić, czy została ona prawidłowo wysłana.
Jeżeli mimo ponownej wysyłki deklaracja nadal nie pojawia się w systemie ZUS, należy skontaktować się bezpośrednio z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w celu wyjaśnienia sytuacji.
ZUS może zweryfikować, czy dokument został prawidłowo odebrany i przetworzony oraz z jakiego powodu nie jest widoczny na koncie płatnika.
Co zrobić, jeśli deklaracja pierwotna w ogóle nie została wysłana?
Jeżeli okaże się, że deklaracja pierwotna za dany okres nie została wcześniej wysłana do ZUS, należy najpierw przesłać ją jako deklarację pierwszorazową, a dopiero po jej zarejestrowaniu w systemie ZUS wysłać ewentualną korektę.
W programie do obsługi deklaracji, np. Systim lub Płatnik, należy przygotować deklarację za właściwy okres i ustawić odpowiedni identyfikator deklaracji.
W polu IDENTYFIKATOR DEKLARACJI (pole 2) dla deklaracji pierwszorazowej należy ustawić identyfikator „1”.
Przykładowo identyfikator może mieć postać:
01/MM/RRRR
gdzie:
- MM – miesiąc rozliczeniowy,
- RRRR – rok rozliczeniowy.
Przed wysłaniem należy również sprawdzić wszystkie dane deklaracji, w szczególności:
- kwoty składek,
- kody tytułu ubezpieczenia,
- dane płatnika i ubezpieczonych,
- pozostałe informacje zawarte w komplecie rozliczeniowym.
Następnie należy wygenerować i wysłać deklarację do ZUS, a po jej przetworzeniu sprawdzić jej status na PUE ZUS w sekcji:
Rozliczenia → Komplety rozliczeniowe
Dopiero po prawidłowym zarejestrowaniu deklaracji pierwotnej można ponownie przesłać deklarację korygującą.
Ważne!
Jeżeli deklaracja pierwotna nie została przesłana w terminie, może się zdarzyć, że ZUS automatycznie utworzył dokument rozliczeniowy na podstawie danych z poprzedniego okresu.
W takiej sytuacji sposób dalszego postępowania może zależeć od tego, jaki dokument znajduje się już w systemie ZUS. Dlatego przed wysłaniem kolejnej deklaracji warto sprawdzić komplet rozliczeniowy na PUE ZUS.
Podsumowanie
Komunikat „Brak kompletu rozliczeniowego z ZUS za podany okres” najczęściej oznacza, że ZUS nie ma jeszcze w swoim systemie wcześniejszej deklaracji, podczas gdy my próbujemy wysłać deklarację kolejną, o wyższym numerze kolejnym.
W pierwszej kolejności należy:
- sprawdzić, czy deklaracja wcześniejsza została wysłana,
- sprawdzić jej status na PUE ZUS w sekcji Rozliczenia → Komplety rozliczeniowe,
- jeżeli dokument został niedawno wysłany – odczekać na jego przetworzenie, które może potrwać do 48 godzin,
- po zarejestrowaniu deklaracji wcześniej wystawionej, ponownie wysłać kolejną deklarajcę,
- jeżeli deklaracja nadal nie jest widoczna po upływie odpowiedniego czasu, skontaktować się z ZUS w celu wyjaśnienia przyczyny.
------------------------------------------------------
Warto zwrócić uwagę, że sam komunikat pochodzi z systemu ZUS i nie jest komunikatem generowanym przez program, za pomocą którego wysyłana jest deklaracja.
