Jeśli jeszcze skonfigurowałeś KSeF, przygotowaliśmy dla Ciebie szczegółowy poradnik, który przeprowadzi Cię przez ten proces: https://www.systim.pl/KSeF-w-Systim-certyfikat-oraz-uprawnienia-Instrukcja-krok-po-kroku
Po wprowadzeniu obowiązku korzystania z KSeF podatnik/użytkownik wystawia faktury w programie na dotychczasowych zasadach.
Jeśli w konfiguracji oznaczyliśmy ręczne wysyłanie do KSeF faktur sprzedaży, w celu przeprowadzenia takiej operacji należy oznaczyć kwadrat znajdujący się po lewej stronie dokumentów. W tym momencie u dołu ekranu wysuwa się dodatkowa listwa z opcjami.


Korzystając z dostępnych opcji, możemy przekazać dokument bezpośrednio do KSeF poprzez funkcję WYŚLIJ DO KSEF. Jeżeli jednak w danym momencie nie ma takiej możliwości, na przykład z powodu awarii systemu KSeF, lub gdy klient oczekuje dokumentu w formie PDF, a faktyczna wysyłka do systemu nastąpi w późniejszym terminie, można skorzystać z opcji WYSTAW OFFLINE.
Po skorzystaniu z tej drugiej opcji na wydrukowanym dokumencie pojawią się odpowiednie kody QR, potwierdzające autentyczność wystawionego dokumentu. Należy pamiętać, że dokument wystawiony i przekazany klientowi w trybie offline również musi zostać faktycznie przesłany do KSeF w terminie późniejszym.
Po przesłaniu faktury w kolumnie KSeF widoczna będzie informacja o statusie wysyłki.

Na wydruku PDF faktury, która będzie miała status online, widoczny będzie numer KSeF. Użytkownik będzie mógł także wydrukować UPO (Urzędowe Poświadczenie odbioru) przesłanego do KSeF dokumentu.
|
WAŻNE:
Dla potrzeb prawidłowego wystawienia faktur ustrukturyzowanych pamiętać trzeba o następujących procesach.
W przypadku, gdy na fakturze widoczne mają być dane podmiotu innego niż sprzedawca i nabywca, czyli tzw. podmiot 3 powinniśmy w Opcjach > Ustawienia > Ustawienia wybrać możliwość dodania dodatkowego pola.
|

Dodatkowa funkcjonalność związana jest także z możliwością oznaczenia w fakturze konkretnego towaru lub usługi odpowiednim symbolem z kategorii GTU oraz oznaczenia MMP. Oznaczenia te są aktywne w edycji każdego produktu i tam powinny zostać uzupełnione, aby informacja została prawidłowo przetworzona na potrzeby faktury ustrukturyzowanej.

Co trafia do KSeF, a co nie?
1. Czy podatnik zwolniony z VAT wystawia faktury w KSEF?
Podatnicy zwolnieni z VAT (gdy sprzedaż nie przekracza 240 000 zł rocznie) nie muszą wystawiać faktur. Jednak jest jeden wyjątek – jeśli sprzedajesz innym przedsiębiorcom, to musisz wystawić fakturę, i ta faktura musi trafić do KSeF.
2. Dobrowolność korzystania z KSeF:
Jeśli jesteś zwolniony z VAT i jednocześnie:
-
nie masz siedziby w Polsce, lub
-
wystawiasz faktury tylko osobom fizycznym (nie firmom),
to możesz dobrowolnie korzystać z KSeF – nie musisz tego robić.
3. Jakie faktury nie muszą być w KSeF?
Nie wszystkie faktury trzeba wysyłać do systemu. Wyłączone są:
-
bilety – za autostrady, pociągi, autobusy, samoloty itp. (w formie biletu jednorazowego)
-
usługi zwolnione z VAT – np. niektóre usługi bankowe czy ubezpieczeniowe
-
samofakturowanie – gdy wystawia fakturę nabywca zamiast sprzedawcy (ale tylko jeśli jeden z nich nie ma polskiego NIP-u.
4. Przepisy przejściowe do końca 2026 roku:
Do końca 2026 roku obowiązują łagodniejsze zasady dla:
-
faktur, gdzie sprzedaż w miesiącu nie przekracza 10 000 zł
-
faktur uproszczonych (paragonów fiskalnych) do 450 zł.
Zobacz również:
KSeF w Systim – certyfikat oraz uprawnienia | Instrukcja krok po kroku
Jak importować dokumenty z KSeF do księgowości