KSeF Systim: wystawianie faktur i przesyłanie do KSeF

Jeśli jeszcze skonfigurowałeś KSeF, przygotowaliśmy dla Ciebie szczegółowy poradnik, który przeprowadzi Cię przez ten proces: https://www.systim.pl/KSeF-w-Systim-certyfikat-oraz-uprawnienia-Instrukcja-krok-po-kroku

 

Po wprowadzeniu obowiązku korzystania z KSeF podatnik/użytkownik wystawia faktury w programie na dotychczasowych zasadach.

 

Jeśli w konfiguracji oznaczyliśmy ręczne wysyłanie do KSeF faktur sprzedaży, w celu przeprowadzenia takiej operacji należy oznaczyć kwadrat znajdujący się po lewej stronie dokumentów. W tym momencie u dołu ekranu wysuwa się dodatkowa listwa z opcjami.

 

 

 

 

 

 

 

 

Korzystając z dostępnych opcji, możemy przekazać dokument bezpośrednio do KSeF poprzez funkcję WYŚLIJ DO KSEF. Jeżeli jednak w danym momencie nie ma takiej możliwości, na przykład z powodu awarii systemu KSeF, lub gdy klient oczekuje dokumentu w formie PDF, a faktyczna wysyłka do systemu nastąpi w późniejszym terminie, można skorzystać z opcji WYSTAW OFFLINE.

Po skorzystaniu z tej drugiej opcji na wydrukowanym dokumencie pojawią się odpowiednie kody QR, potwierdzające autentyczność wystawionego dokumentu. Należy pamiętać, że dokument wystawiony i przekazany klientowi w trybie offline również musi zostać faktycznie przesłany do KSeF w terminie późniejszym.


 

Po przesłaniu faktury w kolumnie KSeF widoczna będzie informacja o statusie wysyłki.

 

 

 

 

 

Na wydruku PDF faktury, która będzie miała status online, widoczny będzie numer KSeF. Użytkownik będzie mógł także wydrukować UPO (Urzędowe Poświadczenie odbioru) przesłanego do KSeF dokumentu.

 

 

 

WAŻNE:

Dla potrzeb prawidłowego wystawienia faktur ustrukturyzowanych pamiętać trzeba o następujących procesach.

W przypadku, gdy na fakturze widoczne mają być dane podmiotu innego niż sprzedawca i nabywca, czyli tzw. podmiot 3 powinniśmy w Opcjach > Ustawienia > Ustawienia wybrać możliwość dodania dodatkowego pola.

 

 

 

 

 

 

Dodatkowa funkcjonalność związana jest także z możliwością oznaczenia w fakturze konkretnego towaru lub usługi odpowiednim symbolem z kategorii GTU oraz oznaczenia MMP. Oznaczenia te są aktywne w edycji każdego produktu i tam powinny zostać uzupełnione, aby informacja została prawidłowo przetworzona na potrzeby faktury ustrukturyzowanej.

 

 

 

 

 

Co trafia do KSeF, a co nie?

 

1. Czy podatnik zwolniony z VAT wystawia faktury w KSEF?

Podatnicy zwolnieni z VAT (gdy sprzedaż nie przekracza 240 000 zł rocznie) nie muszą wystawiać faktur. Jednak jest jeden wyjątek – jeśli sprzedajesz innym przedsiębiorcom, to musisz wystawić fakturę, i ta faktura musi trafić do KSeF.

 

2. Dobrowolność korzystania z KSeF:

Jeśli jesteś zwolniony z VAT i jednocześnie:

  • nie masz siedziby w Polsce, lub

  • wystawiasz faktury tylko osobom fizycznym (nie firmom),

to możesz dobrowolnie korzystać z KSeF – nie musisz tego robić.

 

3. Jakie faktury nie muszą być w KSeF?

Nie wszystkie faktury trzeba wysyłać do systemu. Wyłączone są:

  • bilety – za autostrady, pociągi, autobusy, samoloty itp. (w formie biletu jednorazowego)

  • usługi zwolnione z VAT – np. niektóre usługi bankowe czy ubezpieczeniowe

  • samofakturowanie – gdy wystawia fakturę nabywca zamiast sprzedawcy (ale tylko jeśli jeden z nich nie ma polskiego NIP-u.

 

4. Przepisy przejściowe do końca 2026 roku:

Do końca 2026 roku obowiązują łagodniejsze zasady dla:

  • faktur, gdzie sprzedaż w miesiącu nie przekracza 10 000 zł

  • faktur uproszczonych (paragonów fiskalnych) do 450 zł.

 

 

 

 

Zobacz również:

KSeF w Systim – certyfikat oraz uprawnienia | Instrukcja krok po kroku 

Jak importować dokumenty z KSeF do księgowości 

 

 

 

 


powrót do pytań

Skomentuj




Wersja DEMO - przetestuj za darmo! Załóż konto Systim w 15 sekund!