W Systim rozróżniamy dwa pojęcia:
- harmonogram czasu pracy - planowany rozkład pracy pracownika w danym miesiącu
- czas pracy - faktyczny rozkład pracy w danym miesiącu.
Dodatkowo dostępny w programie jest też kalendarz nieobecności, w którym zaznaczamy urlopy, chorobowe i inne nieobecności pracownika w pracy.
Porównując harmonogram czasu pracy z faktycznym czasem pracy i kalendarzem nieobecności program może wyliczyć odpowiednie wynagrodzenie, wynagrodzenie urlopowe, chorobowe, zasiłki itd.
Aby wprowadzić harmonogram czasu pracy wchodzimy do modułu "Kadry i płace", następnie przechodzimy do opcji "Kadry", następnie "Konfiguracja", tu wybieramy opcję "Harmonogramy pracy".
W tej zakładce widzimy wszystkie harmonogramy pracy i możemy dodać nowy. Nowym harmonogramem będzie np. inny rozkład pracy dla niektórych pracowników, w innych godzinach (np. pół etatu, wieczorem).
Jeśli chcemy uzupełnić istniejący harmonogram na nowy rok to musimy zaś przy istniejącym harmonogramie kliknąć "opcje" i z menu wybrać opcję "wypełnij harmonogram czasu pracy". W liście która się pojawi ustawiamy rok na ten, który chcemy uzupełnić.
Po wybraniu roku ustawmy opcję "szczegółowy" bądź "uproszczony" na górze okienka. W harmonogramie uproszczonym podajemy tylko ile pracownik ma pracować godzin w danym dniu. W szczegółowym podajemy godziny jego pracy w formie od - do, czyli np. od 08:00 do 16:00.
Harmonogram szczegółowy jest zalecany, a musi być stosowany w sytuacji, gdy chcemy pracownikowi naliczac nadgodziny w sytuacji gdy one wystąpią, co w harmonogramie uproszczonym jest niemożliwe.
Teraz możemy ręcznie wpisać wszystkie godziny w odpowiednie dni, obowiązujące danego pracownika w danym roku.
Jeśli zaś pracownik (lub grupa pracowników - bo harmonogram możemy przypisać wielu osobom) pracuje w standardowych godzinach to kliknijmy na opcję "wypełnij" na górze, pojawi sie okienko do masowego wypełnienia harmonogramu.
Mamy tutaj kilka opcji:
- tryb tygodniowy - jeśli pracownik pracuje stale w takie same dni w tygodniu w tych samych godzinach, to wybieramy tą opcję, wpisujemy godziny "od-do", na dole okna zaznaczamy ewentualnie aby pominąć święta i niedzielę i klikamy "wypełnij".
- tryb mieszany - jeśli pracownik pracuje np. 3 dni w takim samym trybie, i następnie on się powtarza na kolejne 3 dni, to możemy użyć tej opcji, również ew. wyłączając na dole okna niedziele lub święta.
- tryb tygodniowy - jeśli pracownik pracuje zawsze w określonych dniach w określonych godzinach to używamy tego trybu.
Po wypełnieniu harmonogramu klikamy "zapisz". Od tego momentu możemy naliczać płace pracownikowi za dany rok.