KSeF Systim: wystawianie faktur i przesyłanie do KSeF

Jeśli jeszcze skonfigurowałeś KSeF, przygotowaliśmy dla Ciebie szczegółowy poradnik, który przeprowadzi Cię przez ten proces: https://www.systim.pl/KSeF-w-Systim-certyfikat-oraz-uprawnienia-Instrukcja-krok-po-kroku

 

Po wprowadzeniu obowiązku korzystania z KSeF podatnik/użytkownik wystawia faktury w programie na dotychczasowych zasadach.

 

Jeśli w konfiguracji oznaczyliśmy ręczne wysyłanie do KSeF faktur sprzedaży, w celu przeprowadzenia takiej operacji należy oznaczyć kwadrat znajdujący się po lewej stronie dokumentów. W tym momencie u dołu ekranu wysuwa się dodatkowa listwa z opcjami.

 

 

 

 

 

 

 

 

Korzystając z dostępnych opcji, możemy przekazać dokument bezpośrednio do KSeF poprzez funkcję WYŚLIJ DO KSEF. Jeżeli jednak w danym momencie nie ma takiej możliwości, na przykład z powodu awarii systemu KSeF, lub gdy klient oczekuje dokumentu w formie PDF, a faktyczna wysyłka do systemu nastąpi w późniejszym terminie, można skorzystać z opcji WYSTAW OFFLINE.

Po skorzystaniu z tej drugiej opcji na wydrukowanym dokumencie pojawią się odpowiednie kody QR, potwierdzające autentyczność wystawionego dokumentu. Należy pamiętać, że dokument wystawiony i przekazany klientowi w trybie offline również musi zostać faktycznie przesłany do KSeF w terminie późniejszym.


 

Po przesłaniu faktury w kolumnie KSeF widoczna będzie informacja o statusie wysyłki.

 

 

 

 

 

Na wydruku PDF faktury, która będzie miała status online, widoczny będzie numer KSeF. Użytkownik będzie mógł także wydrukować UPO (Urzędowe Poświadczenie odbioru) przesłanego do KSeF dokumentu.

 

 

 

WAŻNE:

Dla potrzeb prawidłowego wystawienia faktur ustrukturyzowanych pamiętać trzeba o następujących procesach.

W przypadku, gdy na fakturze widoczne mają być dane podmiotu innego niż sprzedawca i nabywca, czyli tzw. podmiot 3 powinniśmy w Opcjach > Ustawienia > Ustawienia wybrać możliwość dodania dodatkowego pola.

 

 

 

 

 

 

Dodatkowa funkcjonalność związana jest także z możliwością oznaczenia w fakturze konkretnego towaru lub usługi odpowiednim symbolem z kategorii GTU oraz oznaczenia MMP. Oznaczenia te są aktywne w edycji każdego produktu i tam powinny zostać uzupełnione, aby informacja została prawidłowo przetworzona na potrzeby faktury ustrukturyzowanej.

 

 

 

 

 

Jakie faktury należy wysyłać do KSEF?

 

1. Podatnicy zwolnieni z VAT (gdy sprzedaż nie przekracza 240 000 zł rocznie) nie muszą wysyłać faktur do KSeF. Jest jeden wyjątek – jeśli sprzedajesz innym przedsiębiorcom, to w takim wypadku należy wysłać faktury do KSeF. 

 

2. Jeśli jesteś zwolniony z VAT i jednocześnie:

  • nie masz siedziby w Polsce, lub
  • wystawiasz faktury tylko osobom fizycznym (nie firmom),

to nie musisz wysyłać faktur do KSeF.

 

3. Nie wszystkie faktury trzeba wysyłać do KSeF. Wyłączone są:

  • bilety – za autostrady, pociągi, autobusy, samoloty itp.,
  • usługi zwolnione z VAT – np. niektóre usługi bankowe czy ubezpieczeniowe,
  • samofakturowanie – gdy wystawia fakturę nabywca zamiast sprzedawcy (ale tylko jeśli jeden z nich nie ma polskiego NIP-u).

 

4. Do końca 2026 roku obowiązują przepisy przejściowe i nie muszą być wysyłane do KSeF faktury:

  • wystawione do miesiąca, w którym sprzedaż będzie wyższa niż 10 000 zł,
  • wystawiane przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne uznawane za faktury (tzw. faktury uproszczone do 450 zł).

 

 

 

 

Zobacz również:

KSeF w Systim – certyfikat oraz uprawnienia | Instrukcja krok po kroku 

Jak importować dokumenty z KSeF do księgowości 

 

 

 

 


powrót do pytań

Skomentuj




Wersja DEMO - przetestuj za darmo! Załóż konto Systim w 15 sekund!