Jeśli jeszcze skonfigurowałeś KSeF, przygotowaliśmy dla Ciebie szczegółowy poradnik, który przeprowadzi Cię przez ten proces: https://www.systim.pl/KSeF-w-Systim-certyfikat-oraz-uprawnienia-Instrukcja-krok-po-kroku
Po wprowadzeniu obowiązku korzystania z KSeF podatnik/użytkownik wystawia faktury w programie na dotychczasowych zasadach.
Jeśli w konfiguracji oznaczyliśmy ręczne wysyłanie do KSeF faktur sprzedaży, w celu przeprowadzenia takiej operacji należy oznaczyć kwadrat znajdujący się po lewej stronie dokumentów. W tym momencie u dołu ekranu wysuwa się dodatkowa listwa z opcjami.


Korzystając z dostępnych opcji, możemy przekazać dokument bezpośrednio do KSeF poprzez funkcję WYŚLIJ DO KSEF. Jeżeli jednak w danym momencie nie ma takiej możliwości, na przykład z powodu awarii systemu KSeF, lub gdy klient oczekuje dokumentu w formie PDF, a faktyczna wysyłka do systemu nastąpi w późniejszym terminie, można skorzystać z opcji WYSTAW OFFLINE.
Po skorzystaniu z tej drugiej opcji na wydrukowanym dokumencie pojawią się odpowiednie kody QR, potwierdzające autentyczność wystawionego dokumentu. Należy pamiętać, że dokument wystawiony i przekazany klientowi w trybie offline również musi zostać faktycznie przesłany do KSeF w terminie późniejszym.
Po przesłaniu faktury w kolumnie KSeF widoczna będzie informacja o statusie wysyłki.

Na wydruku PDF faktury, która będzie miała status online, widoczny będzie numer KSeF. Użytkownik będzie mógł także wydrukować UPO (Urzędowe Poświadczenie odbioru) przesłanego do KSeF dokumentu.
|
WAŻNE:
Dla potrzeb prawidłowego wystawienia faktur ustrukturyzowanych pamiętać trzeba o następujących procesach.
W przypadku, gdy na fakturze widoczne mają być dane podmiotu innego niż sprzedawca i nabywca, czyli tzw. podmiot 3 powinniśmy w Opcjach > Ustawienia > Ustawienia wybrać możliwość dodania dodatkowego pola.
|

Dodatkowa funkcjonalność związana jest także z możliwością oznaczenia w fakturze konkretnego towaru lub usługi odpowiednim symbolem z kategorii GTU oraz oznaczenia MMP. Oznaczenia te są aktywne w edycji każdego produktu i tam powinny zostać uzupełnione, aby informacja została prawidłowo przetworzona na potrzeby faktury ustrukturyzowanej.

Jakie faktury należy wysyłać do KSEF?
1. Podatnicy zwolnieni z VAT (gdy sprzedaż nie przekracza 240 000 zł rocznie) nie muszą wysyłać faktur do KSeF. Jest jeden wyjątek – jeśli sprzedajesz innym przedsiębiorcom, to w takim wypadku należy wysłać faktury do KSeF.
2. Jeśli jesteś zwolniony z VAT i jednocześnie:
- nie masz siedziby w Polsce, lub
- wystawiasz faktury tylko osobom fizycznym (nie firmom),
to nie musisz wysyłać faktur do KSeF.
3. Nie wszystkie faktury trzeba wysyłać do KSeF. Wyłączone są:
- bilety – za autostrady, pociągi, autobusy, samoloty itp.,
- usługi zwolnione z VAT – np. niektóre usługi bankowe czy ubezpieczeniowe,
- samofakturowanie – gdy wystawia fakturę nabywca zamiast sprzedawcy (ale tylko jeśli jeden z nich nie ma polskiego NIP-u).
4. Do końca 2026 roku obowiązują przepisy przejściowe i nie muszą być wysyłane do KSeF faktury:
- wystawione do miesiąca, w którym sprzedaż będzie wyższa niż 10 000 zł,
- wystawiane przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne uznawane za faktury (tzw. faktury uproszczone do 450 zł).
Zobacz również:
KSeF w Systim – certyfikat oraz uprawnienia | Instrukcja krok po kroku
Jak importować dokumenty z KSeF do księgowości