Podczas ręcznego księgowania dokumentów w programie pojawia się pole „Numer KSeF” oraz pole „Status” z możliwymi wartościami: BFK, OFF, DI. Poniżej wyjaśniamy, kiedy uzupełniamy numer KSeF, a kiedy wybieramy status oraz co oznaczają poszczególne skróty.

1. Automatyczne uzupełnianie numeru KSeF
Jeżeli dokument został zaimportowany z KSeF lub jest powiązany z plikiem z KSeF, to numer KSeF powinien zostać uzupełniony automatycznie w polu „Numer KSeF”.
W takim przypadku nie zmieniamy ręcznie numeru KSeF. Jeżeli numer KSeF jest poprawnie uzupełniony - pole „Status” nie bedzie widoczne.
2. Brak numeru KSeF – kiedy wybrać status
Jeżeli dokument nie ma numeru KSeF (np. dokument wewnętrzny, paragon, dokument spoza KSeF) lub numer KSeF nie jest znany w momencie księgowania, wtedy pole „Numer KSeF” pozostawiamy puste, a obowiązkowo wybieramy odpowiedni status z listy:
BFK
OFF
DI
W księgowaniu musimy mieć albo uzupełniony numer KSeF, albo wybrany status.
3. Znaczenie poszczególnych statusów:
Status BFK - najczęściej stosowany dla dokumentów nie wystawionych w KSeF, dokumentów wewnętrznych lub dokumentów, które nie podlegają raportowaniu do KSeF.
Status OFF - stosowany dla dokumentów wystawionych poza KSeF, w formie tradycyjnej (papier, PDF, system niezintegrowany z KSeF), które mogłyby trafić do KSeF, ale w praktyce zostały wystawione „offline”.
Status DI - używany dla dokumentów, które są tymczasowo wprowadzone bez numeru KSeF i oczekują na późniejsze powiązanie z e‑fakturą z KSeF (np. po jej pobraniu lub otrzymaniu numeru).