W konfiguracji programu ustawienia wysyłki faktur do KSeF można skonfigurować w Ustawienia -> Opcje -> szara belka "KseF".
Faktury do KSeF można wysyłać:
- ręcznie - czyli użytkownik decyduje o momencie wysyłki zaznaczając faktury i wybierając opcję wysyłki,
- automatycznie po wystawieniu - czyli automatycznie po wypełnieniu danych faktury i kliknięciu "zapisz" faktura jest wysyłana,
- automatycznie na koniec dnia - spowoduje przekazanie do KSeF wszystkich faktur wystawionych po wybranej dacie wejścia w życie obowiązku wysyłki. Wysyłanie rozpocznie się o godzinie 22.00 dla wszystkich kont Systim. Ze względu na dużą ilość wysyłanych faktur i ograniczenia systemu KSeF nie możemy zagwarantować wysyłki w określonym dniu. KSeF posiada określone limity i w przypadku dużej ilości faktur wysłanie wszystkich może być niemożliwe, gdyż KSeF będzie je odrzucał. Godzina wysyłania jest przybliżona i w przyszłości może zostać zmieniona. Jeśli chcesz mieć pewność, że faktury zostaną wysłane - wysyłaj je ręcznie lub automatycznie.
Należy pamiętać że:
- faktury dla osób fizycznych nie są domyślnie wysyłane do KSeF, gdyż nie ma takiego obowiązku (można to umożliwić włączając opcję w ustawieniach).
- faktury VAT OSS nie są do KSeF wysyłane,
- paragonów i innych dokumentów niż faktury nie wysyłamy do KSeF
- dokument "Paragon" (zwany również "fakturą bez VAT") nie jest do KSeF wysyłany gdyż nie spełnia wymagań KSeF - nie zawiera stawki VAT. Jeśli chcesz wysłać taki dokument do KSeF wystaw go jako typ dokumentu "faktura" i wybierz stawkę zwolnioną ("zw.").
Faktury wystawione przez API wyślą sie automatycznie wyłącznie w sytuacji, gdy zaznaczymy w opcjach taką opcję. Jeśli jej nie zaznaczymy to fakturę taką po dodaniu można wysłać ręcznie, lub wysłana zostanie automatycznie na koniec dnia jeśli taka opcja jest włączona.
W przypadku gdy po wysyłce wystąpi błąd i faktura nie zostanie wysłana, zostanie oznaczona czerwonym trójkątem. Po najechaniu na trójkąt pojawi sie komunikat z system Ministerstwa z informacją o błędzie. Niektóre komunikaty z systemów Ministerstwa mogą być w języku angielskim. W takiej sytuacji należy odczytać o jaki błąd chodzi z komunikatu, poprawić fakturę, zapisać i wysłać ponownie.
W przypadku gdy po wysyłce faktury do KSeF jest ona jeszcze przetwarzana przez systemy Ministerstwa i nie możemy uzyskać informacji o powodzeniu czy niepowodzeniu operacji, faktura zostanie oznaczona niebieskim kółkiem "przetwarzanie". Należy użyć przycisku "odśwież KSeF" aby pobrać komunikat dotyczący takiej faktury.
Na fakturach w polu NIP sprzedawcy należy podawać prawidłowy polski numer NIP. Prawidłowy polski numer NIP składa się z 10 cyfr, nie jest rozdzielony żadnymi znakami (ani spacjami, ani myślnikami) i nie posiada żadnych dopisków ani przedrostków typu "PL". Faktura z błędnym numerem NIP zostanie odrzucona przez KSeF.