Jak dodać kody QR KSeF do własnych szablonów faktur w Systim?

Domyślne szablony w programie Systim są w pełni przygotowane do obsługi KSeF i posiadają skonfigurowane kody QR.

 

Krok 1: Sprawdź wersję szablonów

Upewnij się, że korzystasz z najnowszych szablonów. Przejdź do:

Ustawienia > Opcje > szary pasek "Ustawienia" -> opcja "Wersja szablonów wydruku dokumentów" > wybierz: Wersja 2026 (nowa wersja).

 

Krok 2: Własne szablony

Jak przygotować własne szablony faktur tak, aby zawierały kody QR do KSeF?

    1. Opcja rekomendowana: Przywróć szablony domyślne (wersja 2026) i na ich bazie nanieś swoje poprawki. To gwarantuje poprawność działania wszystkich funkcji KSeF.

    2. Opcja niezalecana: Samodzielne naniesienie zmiennych kodu QR na obecny własny szablon (instrukcja poniżej).

Uwaga! Opcja 2 jest przeznaczona dla zaawansowanych użytkowników i nie świadczymy do niej wsparcia technicznego.

 

 

Dlaczego kody QR są niezbędne?

Są one obowiązkowym elementem każdej wizualizacji faktury ustrukturyzowanej (PDF, wydruk) używanej poza systemem KSeF. Kod QR umożliwia odbiorcy błyskawiczną weryfikację autentyczności dokumentu oraz tożsamości wystawcy bezpośrednio w bazie Ministerstwa Finansów.

 

1. Szablony wymagające aktualizacji

Kody QR należy dodać w szablonach wszystkich faktur oraz faktur korygujących.

Dotyczy to m.in.:

Faktur VAT (standardowych, walutowych, zaliczkowych, marża)
Korekt faktur (wszystkie typy)

Pozostałe dokumenty (np. WZ, PZ, oferty, umowy) nie wymagają kodów QR.

 

2. Jak pobrać i edytować szablon?

Przejdź do zakładki: Ustawienia > Opcje > Szablony dokumentów.

Przy wybranym szablonie kliknij Opcje > Pobranie szablonu.

Otwórz pobrany plik i wstaw w odpowiednim miejscu (najlepiej na dole dokumentu) zmienne odpowiedzialne za generowanie kodów. Do edycji szablonów należy używać wyłącznie bezpłatnego programu LibreOffice. Pliki muszą być zapisywane w formacie .odt.

 

3. Wykaz zmiennych do wklejenia

Użyj poniższych zmiennych, aby system automatycznie wygenerował kody i opisy.

Uwaga! koniecznie zapoznaj się z punktem 4 poniżej, zanim dodasz zmienne do szablonu!

#KSEF_KOD_QR_STATUS#    KOD I – Weryfikacja i pobieranie faktury
#KSEF_KOD_QR_STATUS_OPIS#    Tekst: "Sprawdź fakturę w KSeF:"
#KSEF_KOD_QR_STATUS_TYTUL#    Numer KSeF lub informacja o trybie OFFLINE

 

#KSEF_KOD_QR_PODPIS_WYSTAWCY#    KOD II – Weryfikacja certyfikatu (tryb offline)
#KSEF_KOD_QR_PODPIS_OPIS#    Tekst: "Zweryfikuj wystawcę faktury:"
#KSEF_KOD_QR_PODPIS_TYTUL#    Podpis QR Code – CERTYFIKAT

 

Uwaga! Zalecamy ręczne wpisywanie zmiennych zamiast ich kopiowania. 

 

4. Rekomendowany układ

 

Zalecamy wstawienie w szablonie tabeli i umieszczenie w niej zmiennych w następujący sposób:

#KSEF_KOD_QR_STATUS_OPIS#

#KSEF_KOD_QR_STATUS#

#KSEF_KOD_QR_PODPIS_OPIS#

#KSEF_KOD_QR_PODPIS_WYSTAWCY#

#KSEF_KOD_QR_STATUS_TYTUL#

#KSEF_KOD_QR_PODPIS_TYTUL#

 

Uwaga! Zalecamy ręczne wpisywanie zmiennych zamiast ich kopiowania. 

 

5. Aktywacja zmian

Po naniesieniu zmian zapisz plik, a następnie w Systim:

Wróć do: Ustawienia > Opcje > Szablony dokumentów.
Przy edytowanym szablonie wybierz Opcje > Zmiana szablonu i wgraj poprawiony plik.

 

 

Na wygenerowanym pliku PDF pojawią się aktywne kody QR wraz z opisami, gotowe do zeskanowania przez kontrahenta. Jeśli plik nie został wysłany jeszcze do KSeF to cała tabelka z kodami QR nie będzie widoczna na dokumencie (zostanie przez program "wycięta" z szablonu").

 

 

 

 

 


powrót do pytań
~ 01.04.2026 09:43 Po jakim czasia od wysłania do KSEF, faktura pobierana z Systim jako pdf będzie zawierała kody QR z KSEF?

Bo obecnie po 5 minutach na FV, która została wysłana do KSEF jest tylko kod QR z adresem mojej firmy.

Dziękuję za ewentualną odpowiedź.
#1

Skomentuj




Wersja DEMO - przetestuj za darmo! Załóż konto Systim w 15 sekund!