Certyfikat Rezydencji Podatkowej

W obecnych czasach, w dobie otwartych granic Unii Europejskiej, wielu cudzoziemców podróżuje do innych krajów w celu znalezienia lepiej płatnej pracy. Także w Polsce na co dzień żyje i pracuje duża część obcokrajowców, pochodzących z sąsiednich i nieco bardziej oddalonych od naszych granic krajów. W takiej sytuacji często pojawia się problem opłacania podatków. Nie dla wszystkich jest bowiem jasne, komu przysługuje prawo do pobierania należności podatkowych w wypadku cudzoziemców – organom państwa ojczystego danego cudzoziemca, czy też organom kraju, gdzie aktualnie przebywają. Naprzeciw rozwiązaniu tych problemów wychodzi certyfikat rezydencji podatkowej.

Definicja certyfikatu rezydencji podatkowej

Pod pojęciem certyfikatu rezydencji podatkowej z reguły rozumie się pewien dokument otrzymywany przez podatnika po to, aby za jego pomocą można było jednoznacznie określić siedzibę danej osoby. Jest on wydawany zarówno na rzecz osób prawnych, jak i fizycznych. Do jego wystawiana uprawnione są organy administracji podatkowej państwa, gdzie obecnie zamieszkuje dany cudzoziemiec. Za pomocą certyfikatu rezydencji można udowodnić, że dana osoba spłaca swoje zobowiązania podatkowe we wspomnianym kraju. W praktyce pozwala to płatnikom podatków na uniknięcie tzw. podwójnego opodatkowania.

Dysponowanie wspomnianym certyfikatem umożliwia pracującym w polskich firmach podmiotom zagranicznym zwolnienie z konieczności opłacenia tzw. podatku u źródła, którego maksymalna wysokość może sięgać nawet 20% przychodu. Od obowiązku opłacenia wspomnianego podatku nie mogą natomiast uchylić się cudzoziemcy nieposiadający takiego certyfikatu.

Forma certyfikatu rezydencji

Certyfikaty rezydencji wydawane są na wniosek podatnika przez urzędy skarbowe. Za najważniejsze zadanie tych dokumentów uznaje się oświadczenie dla celów podatkowych o miejscu zamieszkania lub siedziby na terenie Polski. Oczywiście, w innych krajach tamtejsze urzędy skarbowe także wydają podobne certyfikaty potwierdzające zamieszkiwanie na ich terenie obcokrajowców. Choć w obowiązującym ustawodawstwie, jak do tej pory nie określono jasno, jak powinien wyglądać certyfikat rezydencji podatkowej, uznaje się, że jak każdy dokument urzędowy, powinien on zawierać takie elementy, jak data wystawienia danego aktu, organ odpowiedzialny za jego wydanie, a także miejsce zamieszkania lub siedziby podatnika.

W niektórych sytuacjach jednak dopuszcza się umieszczanie na nim także pewnych fakultatywnych elementów, do których zalicza się choćby cel przekazania certyfikatu danej osoby, a także wskazanie na obowiązującą umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania. Trzeba mieć jednak świadomość, że z uwagi na brak jednoznacznego zdefiniowania wymogów prawnych, odnoszących się do certyfikatów rezydencji podatkowych, tego rodzaju dokument nie musi koniecznie przybierać formy sformalizowanego druku, z widniejącym na nim tytułem, wskazującym wprost na rodzaj wystawionego dokumentu. Przyjmuje się, że do uznania danego dokumentu za certyfikat rezydencji podatkowej wystarczy spełnienie takich wymogów, jak:

• fakt wydania przez konkretny organ administracji podatkowej,
• określenie miejsce rezydencji podatnika,
• data wydania certyfikatu wraz z określeniem do, kiedy ważna jest dana rezydencja podatkowa.

Co istotne, dokumentacja certyfikatu rezydencji obejmuje tylko stan przeszły oraz teraźniejszy, nie odnosi się ona natomiast do przyszłości.

Okres ważności certyfikatu

Standardowo certyfikaty rezydencji podatkowych wydawane są na okres jednego roku, niekiedy jednak można określić w nich inną datę ustania zawartych w dokumencie zapisów. Okres obowiązywania certyfikatu liczy się zawsze od dnia otrzymania przez podatnika certyfikatu. Częstotliwość aktualizacji omawianego certyfikatu jest zmienna i zależy zasadniczo od indywidualnych potrzeb danego podatnika, na którym ciąży szczególna odpowiedzialność za aktualizowanie różnych danych na nim zawartych.

Certyfikaty wydawane przez zagraniczne i polskie organy podatkowe

W wypadku konieczności uzyskania certyfikatu rezydencji od organów podatkowych funkcjonujących za granic można uzyskać taki certyfikat w formie elektronicznej, przy czym dany organ zobowiązany jest również do wydania certyfikatu w formie papierowej. Te dwie formy w świetle obowiązującego prawa mają równorzędny status, co w praktyce oznacza, że mogą one stanowić dla podatnika podstawę do zwolnienia go z podwójnego opodatkowania.

Trzeba też mieć świadomość, że począwszy od 2019 roku, za ważne certyfikaty rezydencji, poza oryginalnymi dokumentami lub ich urzędowo potwierdzonymi kopiami, uznaje się także ich zwykłe kopie. Dzieje się to jednak pod pewnymi warunkami, np. ograniczenia rocznej kwoty należności pobieranych przez cudzoziemca do 10 tys. zł, świadczenia usług prawnych, doradczych, księgowych, reklamowych oraz potwierdzenia autentyczności dokumentu, czyli jego rzeczywistej zgodności z zastanym stanem faktycznym. To oznacza, że nie każdy cudzoziemiec może skorzystać z rezydencji podatkowej.