Jak prowadzić Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów to prawdopodobnie najczęstsza ewidencja, która jest stosowana przez polskich przedsiębiorców. Może ona być stosowana tylko przez osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które wybrały formę opodatkowania skalę podatkową albo podatek liniowy. Podstawowe zasady prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów wraz z licznymi przykładami zostały zaprezentowane w niniejszej publikacji.

 

 

Spis treści: Co to jest Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów Kto może a kto powinien prowadzić PKPiR Z czego składa się PKPiR Na podstawie jakich dowodów, dokumentów podatnik dokonuje zapisów w PKPiR Księgowanie przychodów w PKPiR Księgowanie kosztów w PKPiR – najpierw wybór metody rozliczania kosztów Metoda memoriałowa ujęcia kosztów w PKPiR Metoda kasowa ujęcia kosztów w PKPiR Ustalenie dochodu na podstawie księgowań w PKPiR

 

 

Co to jest Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów to roczna ewidencja w której ujmuje się przychody i koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Mimo, iż jest to rocz na ewidencja to podatnik prowadzi ją z podziałem na miesiące i ujmuje w niej w porządku chronologicznym (zgodnie z datami poniesienia kosztu albo osiągnięcia przychodu) wszelkie operacje gospodarcze, których skutkiem będzie:

1. poniesienie kosztu z działalności gospodarczej,
2. uzyskanie przychodu z działalności gospodarczej.

 

Warto aby do prowadzenia PKPiR zaopatrzyć się w program do prowadzenia PKPiR. Dlaczego? Nawiązując do art. 24a ust. 1e ustawy (wersja Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm. od 01.01.2026r.) w kształcie od 1 stycznia 2026r. prawodawca wprowadził obowiązek prowadzenia PKPiR w formie elektronicznej:

• od 1 stycznia 2026r. przez czynnych podatników VAT,
• od 1 stycznia 2027r. przez pozostałych podatników VAT

 

PKPiR prowadzona w formie elektronicznej nie oznacza prowadzenie za pomocą arkusza kalkulacyjnego ale za pomocą oprogramowania do prowadzenia PKPiR w formie elektronicznej. Do ww. dat podatnicy mogą jeszcze prowadzić PKPiR w formie papierowej albo za pomocą arkusza kalkulacyjnego, jeżeli w arkuszu występują wszystkie ustawowe elementy PKPiR.

Zasady prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (zwanej dalej PKPiR) reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 zwanej dalej Rozporządzeniem PKPiR).

 

 

UWAGA! Rozpoczęcie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów odbywa się: w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku – dzień rozpoczęcia tej działalności, w przypadku kontynuowania działalności w kolejnym roku – 1 stycznia kolejnego roku, w sytuacji zmiany formy opodatkowania z ryczałtu albo karty podatkowej na skalę albo podatek liniowy - 1 stycznia roku, którego dotyczy zmiana formy opodatkowania.

 

 

Ustawodawca wskazuje, iż zapisy w PKPiR muszą być dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej. PKPiR prowadzona prawidłowo oznacza rzetelne, staranie, czytelnie i trwale, ujmowanie operacji gospodarczych na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów, które to odzwierciedlają rzeczywisty stan transakcji. Niewadliwa PKPiR prowadzone jest zatem zgodnie z ww. Rozporządzeniem PKPIR i zgodnie z wzorem, który stanowi załącznik 1 do tego Rozporządzenia PKPiR.

 

PKPiR jest prowadzona w sposób prawidłowy także jeżeli:

1. niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy, lub
2. brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub
3. błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub
4. podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do skorygowania deklaracji, lub
5. błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające dokumentujące rzeczywiste zapisy.

 

 

UWAGA! Prowadzenie PKPiR oznacza ujęcie a więc księgowanie osiąganych przychodów i ponoszonych kosztów z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej. Księgowanie przychodów i kosztów odbywa się na podstawie odpowiednich dokumentów (o tym w dalszej części publikacji). Księgowanie zarówno przychodów i kosztów odbywa się z uwzględnieniem zasad ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. O tym w dalszej części publikacji.

 

 

Wartym podkreślenia jest to, iż osoby obowiązane do prowadzenia PKPiR są zobligowane także do prowadzenia ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Prawodawca zaznacza to w § 5 Rozporządzenia PKPiR

 

Kto może a kto powinien prowadzić PKPiR

Możliwość prowadzenia PKPiR jest zarezerwowana tylko dla niektórych podatników. PKPiR mogą prowadzić tylko osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które wybrały formę opodatkowania skalę podatkową albo podatek liniowy. PKPiR mają obowiązek zaprowadzić osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które zmieniają formę opodatkowania z ryczałtu lub z karty podatkowej na skalę podatkową albo podatek liniowy.

 

PKPiR nie mogą stosować:

1. osoby fizyczne stosujące kartę podatkową jako formę opodatkowania działalności gospodarczej,
2. osoby fizyczne stosujące ryczałt jako formę opodatkowania przychodów z działalności gospodarczej,
3. osoby fizyczne będące wspólnikami spółek cywilnych, jawnych, partnerskich którzy wybrali ryczałt jako formę opodatkowania przychodów z działalności prowadzonej jako właśnie wspólnicy ww. spółek,
4. osoby prawne prowadzące działalność gospodarczą,
5. osoby fizyczne zobowiązane do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych.

 

 

Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, jawne osób fizycznych, partnerskie zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych po przekroczeniu limitu 2.000.000 euro
2023	2024
Przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych
9.654.400 zł	9.218.200 zł

 

 

Przykład 1

Przedsiębiorca rozpoczął prowadzenie działalności z dniem 05.03.2024r. (marzec 2024.). Forma opodatkowania dochodów z działalności to skala podatkowa. Z tym dniem jest zobowiązany założyć i prowadzić PKPiR.

Przykład 2

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą od 4 lat. Forma opodatkowania dochodów z działalności to podatek liniowy. Ponadto prowadzi ewidencję PKPiR. W październiku 2023r. przedsiębiorca przekroczy limit przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych 9.654.400 zł. Od 1 stycznia 2024r. przedsiębiorca traci prawo do prowadzenia PKPiR i jest zobowiązany do zaprowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych.

Przykład 3

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą od 2 lat. Forma opodatkowania przychodów z działalności to ryczałt. Ponadto prowadzi on ewidencję przychodów (właściwą dla ryczałtu). Dnia 15.02.2024r. przedsiębiorca złożył wniosek – aktualizację CEIDG o zmianie formy opodatkowania na skalę podatkową. Przedsiębiorca wobec powyższego będzie od 1 stycznia 2024r. zobowiązany do zaprowadzenia PKPiR.

Przykład 4

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą od 7 lat. Forma opodatkowania przychodów z działalności to skala podatkowa. Przedsiębiorca prowadzi ewidencję PKPiR. Przedsiębiorca złożył wniosek – aktualizację CEIDG dotyczącą rozpoczęcia okresu zawieszenia działalności z dniem 25.01.2024r. Przedsiębiorca odwiesił działalność od 01.03.2024r. W lutym poniósł koszty abonamentu na internet – otrzymał fakturę z dnia 08.02.2024r. Przedsiębiorca ma trzy możliwości ujęcia tego wydatku w kosztach:

1. zawieszenie działalności nie wpływa na możliwość ujęcia kosztów stałych więc może ująć tę fakturę w dacie wystawienia 08.02.2024r.,
2. może ująć daną fakturę w pierwszym dniu odwieszenia działalności – 01.03.2024r.,
3. może ująć daną fakturę do końca danego roku kalendarzowego 2024.

Przedsiębiorca powinien pamiętać, iż odliczenie podatku VAT od faktury zakupu może się odbyć maksymalnie w kolejnych 3 miesiącach albo 2 kwartałach w zależności od okresu rozliczeniowego w VAT).

 

Z czego składa się PKPiR

Wzór PKPiR jest opublikowany w ww. Rozporządzeniu PKPiR i stanowi załącznik nr 1 do tego Rozporządzenia. Co oznaczają poszczególne kolumny PKPiR?

 

 

Kolumny w PKPiR
Nr kol.	Objaśnienie Co podatnik powinien ująć w poszczególnych kolumnach PKPiR
1.	Numer kolejnego wpisu do PKPiR
2.	Data zdarzenia w przypadku poniesienia wydatku (najczęściej data wystawienia faktury, data zapłacenia odsetek niepodatkowych i nieskładkowych, data uregulowania wynagrodzeń, data potrąceń opłat bankowych, data spłaty raty kredytu (odsetki), data wystawienia różnego rodzaju polis mienia czy OC zawodu, data decyzji o przyznaniu koncesji, licencji, data wystawionego przez podatnika dowodu wewnętrznego dokumentujące pozostałe koszty (składki ZUS, składka na FP, niezamortyzowana część sprzedawanego środka trwałego, polisy, niektóre deklaracje np. na podatek od nieruchomości, delegacje, pozostałe). Data zdarzenia w przypadku uzyskania przychodu: wydania towaru, wykonania usługi ale nie późniejsza niż: wystawienia faktury lub uregulowania należności. Datą zdarzenia w sytuacji osiągnięcia przychodu jest także data raportu sprzedaży z kasy rejestrującej. Datą zdarzenia w przypadku uzyskania przychodu jest także wpływ odsetek od udzielonych pożyczek, umów handlowych jeżeli dotyczą działalności gospodarczej. W przypadku podatnika prowadzącego dodatkowo zestawienie sprzedaży (zwolniony z VAT) datą zdarzenia będzie ostatni dzień miesiąca danego zestawienia
3.	Numer faktury lub innego dowodu (polisy, deklaracji, listy płac, wyciągu bankowego, potwierdzenia bankowego, umowy, dowodu wewnętrznego, raportu z kasy). Numer zestawienia faktur, jeżeli podatnik prowadzi dzienne zestawienie sprzedaży.
4.	Imię i nazwisko (nazwa firmy) oraz adres kontrahenta (dostawców lub odbiorców), z którymi zawarte zostały transakcje dotyczące zakupu i sprzedaży. Kolumn tych nie wypełnia się w wypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych.
5.
6.	Opis zdarzenia gospodarczego – zwięzłe opisanie istoty dokonanego zdarzenia gospodarczego, np.: zakup roweru, oleju napędowego nr. rej. pojazdu, artykułów biurowych, usług księgowych, usług prawniczych, abonamentu internetowego i wiele wiele innych, wypłata wynagrodzeń za okres 03/2024r., DW 01/2024r. - zapłata składek ZUS za okres 03/2024r., sprzedaż usługi remontowej, polisa OC nr. dotyczy pojazdu nr. rej., DW 02/2024r. – amortyzacja środków trwałych, Itd.
7.	Kwota ze sprzedaży towarów lub usług: wartość netto z faktury sprzedaży – czynny podatnik VAT, wartość brutto z faktury sprzedaży, rachunku – podatnik zwolniony podmiotowo z VAT. Kwotą przychodu z działalności gospodarczej może być także wpływ należności (100% otrzymanej wpłaty za wystawioną fakturę) jeżeli jest to pełna należność za wykonaną dostawę towarów lub usługę a nie zaliczka została wpłacona przed wykonaniem sprzedaży czy wystawieniem faktury.
8.	Kwoty pozostałej sprzedaży, czyli innej niż ze sprzedaży towarów, materiałów czy usług jak np.: otrzymane odsetki od lokaty, od umów handlowych, od udzielonych pożyczek, sprzedaż środków trwałych (nieruchomości zaliczanej do inwestycji), niekiedy wynajem składników majątku, otrzymanie darowizny, otrzymanie dotacji na nabycie środków trwałych, inne dotacje i subwencje, otrzymanie niektórych odszkodowań, różnice kursowe, otrzymane kary umowne, wynagrodzenia płatnika.
9.	Suma kolumn 7 oraz 8
10.	Kwoty zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu, czyli z faktury albo umowy
11.	Koszty uboczne zakupu takie jak np.: transport, załadunek, wyładunek, ubezpieczenie w drodze
12.	Wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom, zleceniobiorcom, osobom na umowę o dzieło, na kontrakcie menedżerskim lub innej podobnej umowie cywilnoprawnej Wynagrodzenia w kwocie brutto księguje się na podstawie: na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze - w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie, na podstawie innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.
13.	Pozostałe koszty poza ww. wydatkami na materiały, towary, koszty uboczne, wynagrodzenia. W kolumnie tej nie mogą znaleźć się także wydatki nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów (kosztów firmowych) np. wydatki prywatne lub niezwiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ta kolumna najczęściej zawiera najwięcej wydatków. Przykłady: usługi prawnicze, internetowe, księgowe, leasingowe, najmu, telekomunikacyjne, remontowe, serwisowe auta, od podwykonawcy, budowlane, pocztowe, kurierskie, inne, media, paliwa, części samochodowe, materiały biurowe, wyposażenie, różnice kursowe, opłaty bankowe, pocztowe, notarialne, różnego rodzaju abonamenty, koszty ujęte za pomocą dowodu wewnętrznego, składki ZUS obciążające pracodawcę, zleceniodawcę.
14.	Suma kwot wykazanych w kolumnach 12 i 13
15.	Kolumna 15 jest wolna. Można w niej ująć różne okoliczności transakcji np. od tego dnia (transakcji) przekroczono limit kasy rejestrującej, limit zwolnienia podmiotowego z VAT itp.
16.	Koszty działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2024 poz. 226). Po zakończeniu roku należy zsumować te koszty. W kolumnie tej należy wpisać wszystkie koszty działalności badawczo-rozwojowej, niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy opodatkowania.
17.	Kolumna – uwagi powinna zawierać po prostu potrzebne wskazówki objaśniające dlaczego została rozliczana dana transakcja w konkretny sposób. Może tutaj być informacja o kaucji zwrotnej, o pobranych zaliczkach, o sposobie rozliczenia otrzymanej dotacji, o uzasadnieniu ujęcia wątpliwego kosztu uzyskania przychodów, o konieczności opłacenia podatku PCC-3, o zmianie stawki amortyzacji i wiele wiele innych informacji o których przedsiębiorca może po jakimś czasie nie pamiętać (dlaczego ujął to tak a nie inaczej)

 

 

Na podstawie jakich dowodów, dokumentów podatnik dokonuje zapisów w PKPiR

Prowadząc PKPiR podatnik nie może ujmować w księdze dowolnych dokumentów udowadniających poniesienie kosztu czy uzyskanie przychodu. Dowód księgowy musi być sporządzany w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała (można jednak stosować skróty, które powinny cechować się czytelnością).

 

 

UWAGA! Jeżeli dokument – dowód podlegający ujęciu w PKPiR jest wyrażony w walucie obcej to przedsiębiorca ma obowiązek przeliczyć walutę obcą na polskie złote (według zasad art. 24c ustawy o PDOF). Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

 

 

Powstaje w tym miejscu pytanie. Jakie to dowody są akceptowane przez ustawodawcę aby można było bez problemu ja zaksięgować / ująć w PKPiR?

 

 

Dokumenty będące podstawą dokonywania zapisów w PKPiR
Lp.	Rodzaj dowodu
1.	Faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne
2.	Dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem
3.	Noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi
4.	Dowody opłat pocztowych, bankowych, notarialnych, sądowych, administracyjnych, innych
5.	Inny dowód – tzw. dowód wewnętrzny stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej: wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie
6.	Listy płac
7.	Umowy handlowe – umowy zakupu towarów, materiałów, środków trwałych
8.	Niektóre deklaracje podatkowe (np. od środków transportowych) mogą być ujęte bez dowodu wewnętrznego
9.	Decyzje, pozwolenia, zezwolenia, licencje, koncesje
10.	Dokumenty potwierdzające otrzymanie dotacji – niemniej przychód z tytułu otrzymanej dotacji powstanie (do ujęcia w PKPiR w dacie wpływu na konto bankowe – niezbędne wobec tego jest posiadanie bankowego potwierdzenia otrzymania dotacji
11.	Dowodem wewnętrznym ujmuje się w PKPIR takie koszty jak np.: zapłacone składki ZUS społeczne (zdrowotna limitowana w podatku liniowym), zapłacona składka FP, odpis amortyzacyjny, opłaty za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą (prowadzenie działalności w mieszkaniu / domu lub w jego części) - podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele, opłaty za parkowanie, przejazd autostradą, podobne, opłaty pocztowe, bankowe, notarialne, sądowe, administracyjne, inne, polisa mienia, polisa OC zawodu, inne polisy związane z działalnością gospodarczą, niektóre deklaracje – od środków transportowych, od nieruchomości, niekiedy rolna (leśna), podatek PCC-3 jeżeli w danych okolicznościach stanowi koszt uzyskania przychodu, rozliczenie podróży służbowych (diety, opłaty za nocleg, wyżywienie, itp.), niezamortyzowana część przy sprzedaży środka trwałego, korekty podatku VAT wpływające na koszty lub przychody, wiele wiele innych.
12.	Dowody przesunięć
13.	Dokumenty wskazujące na zmniejszenie kosztów lub zwiększenie przychodów. Chodzi tutaj m.in. o: ulgę na złe długi, kwestie w których podatnik musi zmniejszyć koszty albo zwiększyć przychody z tytułu korekty VAT, korekta wobec zapłaty za transakcję powyżej 15.000 zł gotówką zamiast przelewem na rachunek kontrahenta, korekta wobec zapłaty za transakcję powyżej 15.000 zł gotówką zamiast przelewem na rachunek kontrahenta z białej listy, zapłata za towar o wartości 15.000 zł bez zastosowania mechanizmu podzielonej płatności, inne korekty. Dokument ten musi zawierać minimum: datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów, wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów, wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody, podpis osoby sporządzającej dokument

 

 

Księgowanie przychodów w PKPiR

Księgowanie / ujęcie uzyskanych przychodów w PKPiR odbywa się zgodnie z art. 14 ustawy o PDOF. Księgowanie przychodu w PKPiR odbywa się w dniu:

1. wydania towarów, wykonania usługi albo
2. wystawienia faktury albo
3. uregulowania całości należności za transakcję.

Wszystko zależy który moment wystąpi najwcześniej.

 

 

UWAGA! Przychód z działalności powstaje na skutek dokonanej sprzedaży. Ustawodawca wskazuje jednak, że opodatkowanie przychodu z działalności może powstać w różnych momentach. Zaksięgowanie pod konkretną datą przychodu z działalności gospodarczej oznacza, że w tej dacie (miesiącu, kwartale) przychód ten podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych według stawki właściwej dla przyjętej formy opodatkowania – skala podatkowa albo podatek liniowy.

 

 

Przykład 5

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży części do maszyn przemysłowych. Stosuje formę opodatkowania podatek liniowy. Przedsiębiorca prowadzi ewidencję PKPiR.

W marcu 2024r. wystawił fakturę sprzedaży na 2 części z poniższymi datami:

• data wystawienia 01.03.2024r.,
• data sprzedaży 29.02.2024r.,
• data uregulowania należności – faktura jeszcze nie zapłacona więc data nie znana.

Ujęcie faktury sprzedaży (opodatkowanie przychodu ze sprzedaży) w PKPiR powinno nastąpić w dacie 29.02.2024r. w kolumnie nr 7 (oraz w podsumowaniu – kolumnie 9)

Przykład 6

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży części do maszyn rolniczych. Stosuje formę opodatkowania podatek liniowy. Przedsiębiorca prowadzi ewidencję PKPiR.

W marcu 2024r. wystawił fakturę sprzedaży na 2 części z poniższymi datami:

• data wystawienia 01.03.2024r.,
• data sprzedaży 15.03.2024r.,
• data uregulowania należności – faktura jeszcze nie zapłacona więc data nie znana.

Ujęcie faktury sprzedaży (opodatkowanie przychodu ze sprzedaży) w PKPiR powinno nastąpić w dacie 01.03.2024r. w kolumnie nr 7 (oraz w podsumowaniu – kolumnie 9)

Przykład 7

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży akcesoriów i materiałów eksploatacyjnych do drukarek. Stosuje formę opodatkowania skalę podatkową. Przedsiębiorca prowadzi ewidencję PKPiR. Na koniec marca 2024r. wygenerował miesięczny raport z kasy rejestrującej (sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalność). Data raportu to 29.02.2024r. Ujęcie (opodatkowanie) przychodu wynikającego z miesięcznego raportu z kasy fiskalnej nastąpi w PKPiR w dacie 29.02.2024r. w kolumnie nr 7 (oraz w podsumowaniu – kolumnie 9)

Przykład 8

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na wynajmie koparek, koparko-ładowarek. Przedsiębiorca prowadzi ewidencję PKPiR. W 01.03.2024r. otrzymał odsetki od lokaty firmowej w kwocie 550 zł. Także w marcu 2024r. wystawił fakturę sprzedaży jednej z koparek:

• data wystawienia 11.03.2024r.,
• data sprzedaży 11.03.2024r.,
• data uregulowania należności – faktura jeszcze nie zapłacona więc data nie znana.

Ujęcie wpływu odsetek z lokaty firmowej opodatkowanie przychodu z wpływu odsetek) w PKPiR powinno nastąpić w kolumnie nr 8 (oraz w podsumowaniu – kolumnie 9). Ujęcie faktury sprzedaży (opodatkowanie przychodu ze sprzedaży) w PKPiR powinno nastąpić w dacie 11.03.2024r. w kolumnie nr 8 (oraz w podsumowaniu – kolumnie 9). W momencie sprzedaży środka trwałego przedsiębiorca powinien sprawdzić czy zbywany środek został w pełni zamortyzowany czy też nie.

Przykład 9

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na pośrednictwie sprzedaży. Przedsiębiorca prowadzi ewidencję PKPiR. W marcu tj. 12.03.2024r. otrzymał dotację na zakup kopiarki przemysłowej (środka trwałego).  Przedsiębiorca nie ujmuje tej dotacji w PKPiR – dotacja na zakup środka trwałego nie skutkuje powstaniem przychodu do opodatkowania. Może natomiast ująć kwotę wpływ kwoty dotacji oraz adnotacje o tym fakcie w kolumnie 17 – UWAGI.

Przykład 10

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na pośrednictwie sprzedaży. Przedsiębiorca prowadzi ewidencję PKPiR. W marcu tj. 13.03.2024r. otrzymał dotację realizację projektów – dopłatę do kosztów zlecenia. Dotacja ta stanowi przychód podatkowy. Ujęcie wpływu dotacji (opodatkowanie przychodu z dotacji) w PKPiR powinno nastąpić w dacie 13.03.2024r. w kolumnie nr 8 (oraz w podsumowaniu – kolumnie 9).

 

Księgowanie kosztów w PKPiR – najpierw wybór metody rozliczania kosztów

Zanim przedsiębiorca przystąpi do księgowania kosztów musi zdecydować jaką metodę rozliczania kosztów wybierze. Występują dwie metody:

1. memoriałowa,
2. kasowa (uproszczona).

 

 

UWAGA! Przedsiębiorca ma obowiązek wybraną metodę stosować przez cały rok kalendarzowy. Ewentualna zmiana metody może nastąpić dopiero od kolejnego roku kalendarzowego.

 

 

Metoda memoriałowa ujęcia kosztów w PKPiR

Metoda memoriałowa wymaga podzielenia wszystkich ponoszonych kosztów z działalności na koszty bezpośrednio związane z przychodem i koszty pośrednie na mocy art. 22 ust. 5 do 5c ustawy o PDOF a także art. 22 ust. 6 ustawy o PDOF.

Koszty bezpośrednie to wydatki związane w sposób bezpośredni z osiąganymi przychodami a więc, bez których niemożliwe byłoby zrealizowanie wykonania usługi albo dostawa towarów. Mogą to być np. materiały do wytworzenia produktów, nabyte towary handlowe na sprzedaż, nabyte usługi (podwykonawcy) niezbędne do wykonania usługi np. budowa mieszkań, realizacja eventu, targów i wiele wiele innych. Koszty bezpośrednie charakteryzują się tym, iż można je bez problemu powiązać z określonym przychodem lub przychodami. Natomiast koszty pośrednie to wydatki, których nie można przypisać do określonych przychodów. Natomiast poniesienie tego typu wydatków jest konieczne z uwagi chociażby prowadzenia działalności gospodarczej. Bez poniesienia tych kosztów sprzedaż wprawdzie mogłaby wystąpić jednak byłaby mocno utrudniona albo wręcz niezabezpieczona.

 

 

UWAGA! Koszty bezpośrednio związane z przychodami podatnik musi ująć w roku podatkowym (w dacie), w którym zostały uzyskane przychody dotyczące tych kosztów. Koszty pośrednie podatnik ujmuje w dacie poniesienia wydatku. Jeżeli jednak koszt pośredni dotyczy więcej niż jednego roku podatkowego, wówczas podatnik dokonuje proporcjonalnego podziału danego wydatku pomiędzy jednym a drugim roku podatkowym w części, w której dotyczą tych lat. Wydatki te to np. polisa ubezpieczenia mienia działalności, polica OC zawodu, licencja na rok, dwa lub większy okres czasu, przedłużenie domen internetowych, inne koszty przypadające na jeden rok więcej lat kalendarzowych.

 

 

Przykład 11

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną skalą podatkową, z której przychody opodatkowuje skalą podatkową. Przedsiębiorca wybrał memoriałową metodę rozliczania kosztów. Podatnik otrzymał pozwolenie na sprzedaż niektórych produktów na rok czasu. Data pozwolenia to 15.01.2024r. obejmuje ona cały 2024 rok. Kwota wydatku to 6.000 zł

Przedsiębiorca w pierwszej kolejności musi sprawdzić czy w swojej działalności decyzja o otrzymaniu pozwolenia to koszt bezpośredni czy koszt pośredni. W większości przypadków będzie to jednak koszt pośredni. Przedsiębiorca podzieli kwotę 6.000 zł na 12 miesięcy i w każdym miesiącu za pomocą dowodu wewnętrznego ujmie 500 zł w kosztach uzyskania przychodu w kolumnie 13 – pozostałe wydatki w dacie każdego kolejnego ostatniego dnia miesiąca.

Przykład 12

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na budowie mieszkań tzw. mały deweloper. Przychody z działalności opodatkowuje podatkiem liniowym. Podatnik wybrał memoriałową metodę rozliczania kosztów. Przedsiębiorca buduje mieszkania a rozlicza je według 3 etapów. Stan surowy, deweloperski, wykończeniowy. Do każdego etapu nabywa: materiały budowlane, elektryczne, wykończeniowe, różnego rodzaju usługi, ponosi różnego rodzaju opłaty i wiele innych wydatków bezpośrednio związanych z budową. Tego typu wydatki stanowią koszty bezpośrednie.

Podatnik ponosząc ww. koszty przeznacza je np. na realizację pierwszego etatu budowy (po wykonaniu której wystawi fakturę sprzedaży). Co niezwykle ważne ujmie je w kosztach uzyskania przychodów dopiero w momencie wystawienia faktury sprzedaży za pierwszy etap budowy mieszkania. To oznacza, że nie będę one kosztem do ujęcia w PKPiR w momencie ich poniesienia. Koszty te przedsiębiorca ujmie w kolumnie nr 10 oraz nr 13 w dacie sprzedaży 1 etapu budowy mieszkania zawartego na fakturze sprzedaży (czyli dacie zakończenia 1 etapu budowy mieszkania). Do zaksięgowania różnych opłat nie udokumentowanych fakturą lub umową można użyć dowodu wewnętrznego.

Przykład 13

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu mobilnych usług naprawy maszyn rolniczych. Przychody z działalności opodatkowuje podatkiem liniowym. Podatnik wybrał memoriałową metodę rozliczania kosztów.

Przedsiębiorca nabywa części do napraw serwisowych w różnych dniach miesiąca. Następnie na wezwanie jedzie do rolnika w celu naprawy maszyny. Koszty zakupu części niezbędnych do wykonania usługi serwisowej ujmie w kolumnie nr 10 w dacie wystawienia otrzymanej faktury kosztowej. Niezależnie od przyjętej metody rozliczania kosztów.

Przykład 14

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług programistycznych. Przychody z działalności opodatkowuje podatkiem liniowym. Podatnik wybrał memoriałową metodę rozliczania kosztów. Przedsiębiorca w swojej działalności nabywa paliwo do samochodu, media dot. pokoju w mieszkaniu w którym prowadzi działalność, kursy rozwijające programowanie, inne wydatki. Ponoszone na cele działalności wydatki ujmie w kolumnie nr 13.

Przykład 15

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą z której przychody opodatkowuje podatkiem linowym. Przedsiębiorca stosuje memoriałową metodę rozliczania kosztów.

Podatnik złożył deklarację na podatek od nieruchomości i otrzymał dnia 26.01.2024r. decyzję o wysokości podatku wraz z rozłożeniem na 12 rat do zapłaty. Decyzja o podatku od nieruchomości w większości przypadków będzie stanowić koszt pośredni. Zatem wydatek ten będzie ujęty w dacie wystawienia decyzji tj. 26.01.2024r. Kwestia rat i płatności nie ma tutaj znaczenia. Koszty te przedsiębiorca ujmie w kolumnie nr 13. Do zaksięgowania decyzji o wymiarze podatku od nieruchomości można użyć bezpośrednio decyzję albo dowodu wewnętrznego.

Przykład 16

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą i stosuje skalą podatkową jako formę opodatkowania dochodów z działalności. Przedsiębiorca wybrał memoriałową metodę rozliczania kosztów. Podatnik sporządził listę płac za miesiąc 03/2024r. pracowników na umowę o pracę. Wypłata wynagrodzenia nastąpiła 10.04.2024r.

Jeżeli przedsiębiorca dokona wypłat wynagrodzeń za okres 03/2024r.:

• do 10.04.2024r. to będzie miał prawo ująć te wypłacone wynagrodzenia jeszcze w miesiącu 03/2024r.
• po 10.04.2024r. to będzie musiał ująć te wypłacone wynagrodzenia w dniu ich faktycznej zapłaty.

Wypłacone wynagrodzenia przedsiębiorca zaksięguje na podstawie listy płac w kolumnie nr 12. Powyższy sposób ewidencji kosztów powinien być stosowany niezależnie od przyjętej metody rozliczania kosztów.

Przykład 17

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą z której przychody opodatkowuje podatkiem liniowym. Przedsiębiorca wybrał memoriałową metodę rozliczania kosztów. Podatnik sporządził listę płac za miesiąc 03/2024r. pracowników na umowę o pracę z datą wypłaty 31.03.2024r. W tej też dacie zrealizował przelewy powyższych wynagrodzeń.

Składki ZUS od tych wynagrodzeń zapłacił w dniu 12.04.2024r. a więc zmieścił się w terminie płatności składek ZUS za okres 04/2024r. (do 20-tego następnego miesiąca po miesiącu wypłaty wynagrodzeń). Podatnik ma prawo ująć zapłacone składki ZUS (po stronie pracodawcy) w dacie 31.03.2024r. Bez względu na stosowaną metodę rozliczania kosztów. Jeżeli zapłaciłby składki ZUS po terminie tj. po 20-tym kwietnia 2024r. wówczas musiałby ten koszt zaksięgować już w dacie zapłaty tych składek ZUS. Zapłacone składki ZUS przedsiębiorca zaksięguje na podstawie bankowych dowodów zapłat w kolumnie nr 13 (przy użyciu dowodu wewnętrznego).

 

 

UWAGA! Należy pokreślić, iż to które koszty stanowią koszt bezpośredni a które pośredni to przede wszystkim zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej.

 

 

Metoda kasowa ujęcia kosztów w PKPiR

Ujęcie kosztów w PKPiR może się odbywać przy pomocy kasowej metody rozliczania kosztów. Koszty w metodzie uproszczonej nie są dzielone na pośrednie i bezpośrednie. Koszty w metodzie kasowej przedsiębiorca ujmuje tylko w (dacie) roku ich poniesienia a zatem w dacie wystawienia dokumentu kosztowego.

 

Przykład 18

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą z której przychody opodatkowuje podatkiem liniowy. Podatnik stosuje uproszczoną metodę rozliczania kosztów. Przedsiębiorca sporządził listę płac dnia 05.03.2024r. z datą wypłaty 11.03.2024r. Następnie wypłacił zleceniobiorcy wynagrodzenie z umowy zlecenie w dniu 11.03.2024r. Niezależnie od stosowania metody kasowej czy materiałowej wypłata wynagrodzenia z umowy zlecenia powinna być zaksięgowana w dacie wypłaty tj. 11.03.2024r. Przedsiębiorca zaksięguje wypłatę tego wynagrodzenia w kolumnie nr 12.

Przykład 19

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą, z której przychody opodatkowuje skalą podatkową. Podatnik stosuje kasową metodę rozliczania kosztów. Przedsiębiorca korzysta z hostingu. Otrzymał fakturę na rok 2024 wystawioną w dniu 31.12.2023r. Podatnik powinien ująć ten koszt w PKPIR w dacie 31.12.2023r. pomimo, iż dotyczy roku 2024. Liczy się jednak data wystawienia dokumentu kosztowego. Przedsiębiorca zaksięguje ten wydatek w kolumnie nr 13.

Przykład 20

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą, z której przychody opodatkowuje podatkiem liniowym. Podatnik stosuje kasową metodę rozliczania kosztów. Podatnik złożył 05.02.2024r. deklarację na podatek od środków transportowych na rok 2024. Płatność za podatek może dokonać w dwóch ratach. Niezależnie od metody rozliczania kosztów powinien on zostać ujęty w dacie deklaracji czyli dnia 05.02.2024r. W przypadku metody memoriałowej winien wpierw rozpoznać czy to koszt pośredni czy bezpośredni. Niemniej w większości przypadków przedsiębiorca zaksięguje ten wydatek w kolumnie nr 13.

 

Ustalenie dochodu na podstawie księgowań w PKPiR

Niezależnie od tego czy przedsiębiorca stosuje podatek liniowy czy skalę podatkową – ma obowiązek ustalić dochód wynikający z prowadzonej PKPiR.

 

 

PRZYCHÓD – KOSZTY = DOCHÓD

 

 

Należy pamiętać, iż:

1. zapłacone składki ZUS społeczne przedsiębiorcy (w podatkuj liniowym limitowana składka zdrowotna) mogą być ujęte bezpośrednio w kosztach w PKPIR,
2. zapłacone składki ZUS społeczne przedsiębiorcy (w podatku liniowym limitowana składka zdrowotna) mogą być odliczone od dochodu.

Po odjęciu składek ZUS społecznych (w podatku liniowym limitowana składka zdrowotna) przedsiębiorca otrzyma dochód podlegający opodatkowaniu.W tym miejscu rozpoczyna się różnica pomiędzy formami opodatkowania skalą podatkową a podatkiem liniowym. Należy jeszcze podkreślić, iż w skali podatkowej nie ma możliwości ujęcia w kosztach zapłaconej składki zdrowotnej (ani odliczenia od dochodu). Z kolei składki ZUS za pracowników podlegając ujęciu w kosztach w części finansowanej przez płatnika, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który wynagrodzenia są należne, pod warunkiem, że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów.

 

 

PODATEK LINIOWY 2024	SKALA PODATKOWA 2024
Zapłacona składka zdrowotna przedsiębiorcy w kosztach do limitu 11 600 zł	Brak możliwości ujęcia w kosztach zapłaconej składki zdrowotnej przedsiębiorcy
DOCHÓD DO OPODTKOWANIA
Podatek dochodowy - 19%	Podatek dochodowy - 12%
Bez kwoty wolnej	Kwota wolna podatku roczna – 30.000 zł

 

 

Po zakończeniu każdego miesiąca przedsiębiorca sumuje każdą kolumnę. Ustalenie dochodu odbywa się w poniższy sposób.

 

Przykład 21

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług tłumaczenia tekstów i książek wydanych w języku angielskim z której przychody opodatkowuje skalą podatkową. Przedsiębiorca stosuje kasową metodę rozliczania kosztów.

Podatnik w miesiącu 02/2024r.:

1. wystawił faktury na łączną kwotę 12.000 zł,
2. poniósł pozostałe wydatki takie jak usługi księgowe, paliwo, zakup usług, materiały biurowe, odpis amortyzacyjny w łącznej kwocie 2.300 zł (w kosztach ujętego zapłacone składki ZUS przedsiębiorcy).

Przedsiębiorca w miesiącu 01/2024r. osiągnął dochód w wysokości 7.000 zł.

 

 

USTALENIE DOCHODU DO OPODATKOWANIA ZA MC 02/2024r.
1)	Przychód (kolumna 9)		12.000,00
2)	Wysokość kosztów uzyskania przychodów poniesionych w roku podatkowym:
	a)	wartość spisu z natury na początek roku podatkowego	0,00
	b)	plus wydatki na zakup towarów handlowych i materiałów (kolumna 10)	0,00
	c)	plus wydatki na koszty uboczne zakupu (kolumna 11)	0,00
	d)	minus wartość spisu z natury na koniec roku podatkowego	0,00
	e)	plus kwota pozostałych wydatków (kolumna 14)	2.300,00
	f)	minus wartość wynagrodzeń w naturze ujętych w innych kolumnach księgi	0,00
	Razem koszty uzyskania przychodu		2.300,00
	DOCHÓD (1-2)		9.700,00

 

 

Podatek dochodowy wyniesie 0 zł z uwagi na to, że łączny dochód od początku roku 7.000 zł + 9.700 zł = 16.700 zł. Dochód wolny od podatku przy formie opodatkowania skalą podatkową to 30.000 zł (natomiast podatek 3.600 zł). W podatku liniowym nie występuje kwota wolna od podatku. Końcowo należy podkreślić, iż powyżej przedstawiono wyłącznie podstawowe zasady prowadzenia PKPiR. Rozwinięcie dalszych kwestii jak rozliczanie poszczególnych rodzajów kosztów, podatek VAT, remanent, czy obliczenie dochodu także na cele ustalenia składki zdrowotnej i wiele innych kwestii odnajdziecie Państwo w naszych odrębnych publikacjach.

 

 

 

 

 

Autor:

Krzysztof Ulicki