Zamknięcie roku w KPiR – jak to zrobić?

Koniec grudnia to czas dokonywania pewnych podsumowań w firmie, a także ostatecznego zamykania roku podatkowego. Jeśli podatnik prowadzi podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów, ciąży na nim również zobowiązanie odnoszące się do opracowania remanentu, zwanego też spisem z natury. Z uwagi na to, że dokument ten wskazuje na całkowitą wysokość kosztów poniesionych w danym roku podatkowym, należy go bezwzględnie wykazać w rocznym rozliczeniu. Do sporządzania spisów z natury zobligowani są w równym stopniu podatnicy prowadzący działalność handlową, jak i usługową. Spisy z natury w większości wypadków sporządza się 31 grudnia, choć dopuszczalny w tym względzie jest również termin 1 stycznia albo data założenia firmy i jej zarejestrowania w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej.

Elementy spisu z natury

Jak każdy dokument prawny, remanent pod rygorem nieważności powinien zawierać określone dane. Zalicza się do nich przede wszystkim nazwę firmy oraz imię i nazwisko jej właściciela. Kolejno w spisie z natury należy uwzględnić również datę jego opracowania, kolejny numer pozycji arkusza, wskazanie na nazwę towaru oraz innych składników, które należy poddać inwentaryzacji, jednostkę miary oraz liczbę tego towaru stwierdzoną w czasie inwentaryzacji. Odnosi się to do ceny w złotych oraz groszach w relacji do danej jednostki miary oraz wartości policzonej poprzez przemnożenie ilości danego towaru przez określoną jednostkę miary oraz ustaloną cenę jednostkową.

Potem ustala się łączną wartość dokonanego spisu z natury, dołączając do dokumentu klauzulę o zakończeniu spisu na określonej pozycji. Aby remanent w świetle prawa był ważny, musi on zostać podpisany zarówno przez właściciela zakładu, jak i przez osoby odpowiedzialne za jego sporządzenie. Opracowywaniem spisu zwykle powinny zajmować się co najmniej dwie osoby.

Czego dotyczy remanent?

Spis z natury odnosi się głównie do zgromadzonych na dzień 31 grudnia danego roku na pólkach sklepowych oraz w magazynach towarów przeznaczonych do sprzedaży. Ale nie tylko. Dotyczy on także gotowych wyrobów, półwyrobów, podstawowych i pomocniczych materiałów, a także odpadków i braków.

W remanencie ujmuje się te składniki majątku, które po zakupie zostały wpisane do kolumny 10 Księgi Przychodów i Rozchodów, zatytułowanej „Zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu”. Jeśli nie zostały one nabyte w ciągu roku podatkowego przez inne podmioty, w takim wypadku należy je uwzględnić w spisie z natury.

Dokument z inwentaryzacji zawsze musi znaleźć się w księdze przychodów i rozchodów. Można go tam zamieścić jako osobne dołączone do księgi zestawienie lub też zdecydować się na wpisanie do księgi poszczególnych danych w następujących po sobie kolejno pozycjach. Spisy z natury sporządzone 31 grudnia i 1 stycznia różnią się tym, że jeden z nich ostatecznie finalizuje rok podatkowy, drugi natomiast go rozpoczyna.

Jak wycenić poszczególne pozycje remanentu?

To, w jaki sposób zostaną wycenione poszczególne pozycje remanentu, zależy przede wszystkim od rodzaju danego materiału. I tak towary handlowe oraz służące do ich wyprodukowania materiały wycenia się zgodnie z cenami ich zakupu lub ich aktualną faktyczną wartością rynkową. Z kolei gotowe wyroby, półfabrykaty oraz braki wynikające z własnej produkcji wycenia się zgodnie z kosztami ich wytworzenia.

Cenę odpadów użytkowych ustala się natomiast w oparciu o specjalnie szacowaną wartość biorąca pod uwagę stopień dalszej ich przynależności do użytkowania. Jeśli spisu dokonuje się w przedsiębiorstwie czynnie opłacającym podatek VAT, w takim wypadku podatnik dokonuje wyceny zakupionych towarów i usług według ich kwot netto. Analogicznie osoby, które nie opłacają podatku VAT z uwagi na zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe, powinny uwzględnić w takim wypadku kwoty brutto. Później dokonuje się porównania ze sobą wartości remanentów sporządzonych na początek i na koniec roku podatkowego.

Do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodu dochodzi wówczas, gdy ta druga wartość okazuje się wyższa od pierwszej. W przeciwnym wypadku koszty uzyskania przychodu muszą zostać zwiększone. Z dochodów zawartych w KPiR przedsiębiorcy rozliczają się do końca kwietnia następnego roku.

Zobowiązania przedsiębiorcy względem urzędu skarbowego

Czynni płatnicy VAT powinni złożyć stosowną deklarację do 25 stycznia następnego roku. Zaliczkę na podatek dochodowy za grudzień opłaca się jeszcze w tym samym miesiącu, co oznacza, że nie ma konieczności jego opłacania do 20 stycznia następnego roku.

W przypadku zmiany metody opodatkowania z zasad ogólnych na podatek liniowy, trzeba o tym fakcie powiadomić organy skarbowe. W przeciwnym wypadku bowiem uznają one, że podatnik będzie dalej rozliczał się w oparciu o te same co dotychczas zasady. Jeśli podatnik chce zmienić czas rozliczania się z podatku dochodowego (z kwartalnych na miesięczne lub na odwrót), musi to zgłosić do odpowiedniego urzędu skarbowego w terminie do 21 lutego. Urząd może bowiem uznać, że i w tej kwestii nic nie uległo zmianie.