Pominięcie faktur kosztowych w ewidencji VAT

Każdy podatnik VAT, czyli zarejestrowany jako czynny podatnik VAT ma obowiązek comiesięcznego składania ewidencji VAT w postaci pliku JPK_V7X niezależnie od tego czy stosuje rozliczenie miesięczne w VAT czy rozliczenie kwartalne. Co się jednak stanie, gdy pominie on w ewidencji VAT zakupu (JPK_V7X) fakturę kosztową? To zależy od tego jakiego rodzaju zakupu dokonał. Zakup krajowy, zakup towaru z UE czy spoza UE bądź nabycie usług z UE lub spoza UE.

 

 

Spis treści: Obowiązek ujęcia otrzymanych dokumentów w ewidencji VAT Pominięcie w ewidencji VAT faktury otrzymanej od polskiej firmy Pominięcie w ewidencji VAT faktury otrzymanej od zagranicznego kontrahenta – WNT Pominięcie w ewidencji VAT faktury otrzymanej od zagranicznego kontrahenta – import usług Pominięcie w ewidencji VAT faktury otrzymanej od zagranicznego kontrahenta – import towarów

 

 

Obowiązek ujęcia otrzymanych dokumentów w ewidencji VAT

Jak wspomniano wyżej, czynny podatnik VAT ma obowiązek comiesięcznego składania ewidencji VAT w postaci pliku JPK_V7X. Oprócz comiesięcznej ewidencji w postaci pliku JPK_V7X składa także elektronicznie w tym samym pliku:

1. miesięczną część deklaracyjną, jeżeli stosuje miesięczny cykl rozliczeniowy w VAT,
2. kwartalną część deklaracyjną, jeżeli stosuje kwartalny cykl rozliczeniowy w VAT.

 

W ewidencji i deklaracji VAT (JPK_V7X) podatnik ujmuje obligatoryjnie wszystkie dokumenty sprzedaży i zakupu dotyczące prowadzonej działalności, które w przypadku:

• sprzedaży podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT oraz są zwolnione z tego opodatkowania (np. wynajem prywatny) bądź nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce z uwagi na dokonywanie dostawy towarów lub usług poza terytorium RP (WDT, eksport usług, świadczenie usług poza terytorium RP),
• w przypadku zakupu wszystkie dokumenty – faktury, dokumenty celne z doliczonym podatkiem VAT (nie podlegają ujęciu otrzymane faktury z wykazanym zwolnieniem z VAT albo niepodlegające opodatkowaniu natomiast gdy na fakturze część towarów lub usług wykazana jest ze stawką VAT a część ze zwolnieniem wówczas ujmuje się tylko te wykazane ze stawką VAT).

 

 

UWAGA! Ujęcie w ewidencji i deklaracji JPK_V7X zakupów towarów lub usług od kontrahentów z zagranicy na cele działalności wymaga od polskiego czynnego podatnika VAT zaksięgowania tych nabyć zarówno: w ewidencji VAT zakupu oraz w ewidencji VAT sprzedaży. Te transakcje to: WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów – zakup towarów od kontrahentów z UE, Import usług – nabycie usług od kontrahentów z UE oraz od kontrahentów spoza UE, Import towarów w procedurze uproszczonej – zakup towarów od kontrahentów spoza UE.

 

 

Nawiązując do  art. 113 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 zwanej dalej ustawą o VAT) zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200.000 zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku.

 

 

Terminy elektronicznego przekazania ewidencji i deklaracji JPK_V7X
Rozliczenie miesięczne VAT		Rozliczenie kwartalne VAT
Część ewidencyjna	Część deklaracyjna	Część ewidencyjna	Część deklaracyjna
- do 25-tego dnia miesiąca następnego po miesiącu rozliczeniowym		- do 25-tego dnia miesiąca następnego po miesiącu rozliczeniowym	- do 25-tego dnia kwartału następnego po kwartale rozliczeniowym

 

 

Pominięcie w ewidencji VAT faktury otrzymanej od polskiej firmy

Czynny podatnik VAT ma prawo ująć w ewidencji zakupu VAT wszystkie nabycia, które są wykazane na fakturze z doliczonym podatkiem VAT, w zakresie w jakim są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Co zatem w sytuacji, kiedy to podatnik pominął fakturę otrzymaną od polskiego kontrahenta z doliczonym podatkiem VAT?

Przede wszystkim czynny podatnik VAT ma prawo do ujęcia faktury w ewidencji zakupu (i deklaracji) JPK_V7X nie wcześniej niż w miesiącu powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy (jest to data sprzedaży, wykonania usługi a niekiedy data wystawienia faktury). Jeżeli tego nie uczynił to wciąż może to zrobić na mocy art. 86 ust. 11 ustawy o VAT. Czynny podatnik VAT, który nie dokonał odliczenia podatku VAT (tym samym nie ujął faktury w ewidencji VAT) w podstawowym ww. terminie wówczas może to zrobić:

1. w ewidencji i deklaracji JPK_V7X za jeden z 3 następnych miesięcy kalendarzowych - w przypadku miesięcznego rozliczania VAT, albo
2. w ewidencji i deklaracji JPK_V7X za jeden z 2 kolejnych kwartałów kalendarzowych - w przypadku kwartalnego rozliczania VAT.

 

Pominięcie w ewidencji VAT faktury otrzymanej od zagranicznego kontrahenta – WNT

Zupełnie odmiennie od krajowych transakcji należy traktować na płaszczyźnie ujęcia w VAT zakupy towarów, które stanowią wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów czy zakup usług, które są importem usług. Dlaczego?

Zarówno import usług jak i WNT rejestruje się dwa razy:

1. jeden raz w ewidencji VAT sprzedaży,
2. drugi raz w ewidencji VAT zakupu.

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów wymaga rejestracji:

1. w ewidencji VAT (JPK_V7X) sprzedaży w dacie wystawienia faktury w przypadku WNT,
2. w ewidencji VAT (JPK_V7X) zakupu w dacie wystawienia faktury WNT albo w trzech kolejnych okresach - miesiącach rozliczeniowych bądź dwóch kwartałach.

 

 

UWAGA! Czynny podatnik VAT ma obowiązek ująć fakturę dotyczącą WNT w ewidencji i deklaracji VAT (JPK_V7X) w miesiącu powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy w dacie wystawienia faktury.

 

 

Czynny podatnik VAT ma więc obowiązek ujęcia faktury dotyczącej WNT w konkretnej dacie w rejestrze VAT sprzedaży. Jeżeli tego nie zrobi w tym okresie rozliczeniowym to ma obowiązek złożyć korektę ewidencji i deklaracji JPK_V7X oraz zaksięgować w rejestrze VAT sprzedaży daną transakcję. Pojawia się z kolei pytanie a co z podatkiem VAT naliczonym od tego zakupu?

Prawodawca podkreśla w art. 86 ust. 10b ustawy o VAT, iż czynny podatnik VAT będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT od faktury za nabycie stanowiące WNT (tym samym do jej ujęcia):

1. w miesiącu – dacie wystawienia faktury, czyli powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy,
2. w jednym z trzech kolejnych miesięcy albo dwóch kolejnych kwartałów rozliczeniowych,

- pod warunkiem, że podatnik ujmie fakturą za WNT w ewidencji VAT sprzedaży w miesiącu powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy, a więc w dacie wystawienia faktury.

 

 

UWAGA! Odliczenie podatku VAT naliczonego (ujęcie WNT) w ewidencji VAT zakupu z tytułu transakcji WNT jest uwarunkowane ujęciem tego WNT w ewidencji VAT sprzedaży w dacie wystawienia faktury.

 

 

Pominięcie w ewidencji VAT faktury otrzymanej od zagranicznego kontrahenta – import usług

Import usług podobnie jak WNT wymaga rejestracji zarówno w ewidencji VAT sprzedaży oraz zakupu, ale:

1. w ewidencji VAT (JPK_V7X) sprzedaży w dacie wykonania usługi określonej najczęściej na fakturze,
2. w ewidencji VAT (JPK_V7X) zakupu w dacie wykonania usługi albo w trzech kolejnych okresach - miesiącach rozliczeniowych bądź dwóch kwartałach.

 

 

UWAGA! Czynny podatnik VAT ma obowiązek ująć fakturę dotyczącą importu usług w ewidencji i deklaracji (JPK_V7X) w miesiącu powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy, czyli w przypadku importu usług w dacie wykonania usługi przez sprzedawcę (określonej najczęściej jest na fakturze).

 

 

Czynny podatnik VAT ma więc obowiązek ujęcia faktury za import usług w konkretnej dacie w rejestrze VAT sprzedaży. Jeżeli tego nie zrobi w tym okresie rozliczeniowym to ma obowiązek złożyć korektę ewidencji i deklaracji JPK_V7X oraz zaksięgować w rejestrze VAT sprzedaży daną transakcję. Ponownie powstaje wątpliwość, kiedy można odliczyć podatek VAT od tego zakupu?

W art. 86 ust. 10b ustawy o VAT określono, iż czynny podatnik VAT będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT od faktury za nabycie stanowiące import usług (tym samym do jej ujęcia):

1. w miesiącu – dacie wykonania usługi (określonej na fakturze) czyli powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy,
2. w jednym z trzech kolejnych miesięcy albo dwóch kolejnych kwartałów rozliczeniowych,

- pod warunkiem, że podatnik ujmie fakturą za import usług w ewidencji VAT sprzedaży w miesiącu powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy, a więc w dacie wykonania usługi.

 

 

UWAGA! Odliczenie podatku VAT naliczonego (ujęcie importu usług) w ewidencji VAT zakupu jest uwarunkowane ujęciem tego importu usług w ewidencji VAT sprzedaży w dacie wykonania usługi.

 

 

Pominięcie w ewidencji VAT faktury otrzymanej od zagranicznego kontrahenta – import towarów

Rozliczenie w VAT importu towarów w procedurze standardowej odbywa się w taki sposób, iż podatnik wykazujący import towarów ujmuje w ewidencji i deklaracji VAT JPK_V7X tylko kwotę podatku VAT naliczonego możliwego do odliczenia z tego zakupu. Podatek VAT należny nie jest wykazywany, ale jest obowiązek jego zapłaty na podstawie decyzji otrzymanej z organu (urzędu) celnego (celno-skarbowego).

Zupełnie odmiennie jest jednak w uproszczonej procedurze rozliczania VAT w imporcie towarów. W procedurze uproszczonej czynny podatnik VAT importujący towar ma możliwość ujęcia podatku VAT należnego jak i podatku VAT naliczonego w miesiącu powstania obowiązku podatkowego w imporcie towarów (w ewidencji i deklaracji JPK_V7X składanej za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu importu tych towarów).

 

 

UWAGA! Obowiązek podatkowy w imporcie towarów powstaje z dniem powstania długu celnego. Z kolei dług celny powstaje w dniu objęcia importowanych towarów należnościami celnymi.

 

 

Można ogólnikowo stwierdzić, iż obowiązek podatkowy VAT w imporcie towarów, a więc moment (miesiąc), w którym dany import towarów powinien być wykazany w ewidencji i deklaracji JPK_V7X powstaje z dniem objęcia importowanych towarów należnościami celnymi. Dokonuje tego urząd celno-skarbowy na mocy wydanej decyzji. I tu powstaje pytanie. Co w przypadku, kiedy podatnik pominie fakturę lub dokument celny, który powinien wykazać w przypadku procedury uproszczonej (musi wykazać podatek VAT należny w rejestrze sprzedaży)?

Nie ma innego sposobu jak skorygowanie miesiąca, w którym importer ma obowiązek wykazać import usług, a więc miesiąc powstania obowiązku podatkowego w VAT z tytułu importu usług (dzień objęcia importowanych towarów należnościami celnymi). Na koniec należy podkreślić jeszcze jedną niezwykle ważną kwestię.

 

 

UWAGA! Na mocy art. 33 ust. 6a ustawy o VAT w przypadku, gdy podatnik nie rozliczył w całości lub w części podatku należnego VAT z tytułu importu towarów w miesiącu powstania obowiązku podatkowego, to może dokonać jeszcze korekty deklaracji podatkowej w terminie 4 miesięcy, licząc od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu importu tych towarów.

 

 

Jak należy czytać ten przepis?

Czynny podatnik VAT, który nie ujął importu towarów (procedura uproszczona) w miesiącu powstania obowiązku podatkowego w ewidencji i deklaracji VAT JPK_V7X może to jeszcze zrobić niemniej musi to zrobić w rozliczeniu za ten właśnie miesiąc (za żaden inny). Aby to zrobić musi skorygować miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy w VAT z tytułu tego importu. Ma na to 4 miesiące licząc od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu importu tych towarów.

Nie może tego zrobić w 2-im, 3-im, 4-tym miesiącu, ale w miesiącu powstania obowiązku podatkowego z tytułu importu towarów. Natomiast odliczenie podatku VAT naliczonego z tytułu importu towarów odbywa się na zasadach ogólnych, które zostały wcześniej wymienione (3 kolejne miesiące albo 2 kolejne kwartały rozliczeniowe).

 

 

 

 

 

Autor:

Krzysztof Ulicki