Zakup części samochodowych jako koszt firmy

Obok zakupów paliwa, opłat autostradowych czy parkingowych i innych wydatków eksploatacyjnych na poczet używanych w firmie pojazdów samochodowych przedsiębiorcy często ponoszą koszty części samochodowych czy też koszty serwisu tych samochodów. O czym wówczas należy pamiętać? W jakiej wysokości tego typu wydatki przedsiębiorca może ująć w kosztach uzyskania przychodów? Od czego to zależy?

Co stanowi wydatek firmowy?

Wydatek, który będzie można ująć w kosztach uzyskania przychodów, a więc w kosztach firmy musi cechować się kilkoma poniższymi przymiotami.

Samochód firmowy, czyli słowo o formie jego nabycia

Stwierdzenie to bardzo często pojawia się w rozmowach pomiędzy przedsiębiorcami. Należy jednak pamiętać, iż wysokość wydatków na eksploatację pojazdów samochodowych używanych w firmie zależy od formy (prawnej) nabycia (wniesienia), na podstawie której pojazd ten jest użytkowany w działalności.

Istotne rozróżnienie na samochód osobowy i ciężarowy

Nawiązując do art. 5a pkt 19a ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226) zwanej dalej ustawą o PDOF) samochód ciężarowy to taki, którego dopuszczalna masa całkowita (zwana dalej DMC) przekracza 3,5 tony. Ponadto pojazdy poniżej wymienione - specjalnego przeznaczenia czy o określonej konstrukcji pozwalają ujmować w koszty firmy zakup części (serwis) do tych pojazdów na takich samych zasadach jak do samochodów ciężarowych.

Zakup części samochodowych czy koszty serwisu dotyczące tego typu pojazdów samochodowych przedsiębiorca może ująć w wysokości:

1. 100% kwoty netto z faktury, jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT,
2. 100% kwoty brutto z faktury, jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT,

- jeżeli oczywiście wydatek ten w całości służy prowadzonej działalności gospodarczej.

Odmiennie jest z pojazdami samochodowymi, które zostaną zaklasyfikowane jako samochody osobowe. Na mocy art. 5a pkt 19a ustawy o PDOF samochód osobowy to pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o DMC nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:

a) pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą klasyfikowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,

b) pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,

c) pojazdu specjalnego, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:

• agregat elektryczny/spawalniczy,
• do prac wiertniczych,
• koparka, koparko-spycharka,
• ładowarka,
• podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
• żuraw samochodowy,

d) pojazdu samochodowego określonego w drodze rozporządzenia uznawanego jako wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej.

W jakiej więc wysokości przedsiębiorca może ująć w kosztach firmowych wydatki na zakup części samochodowych?

Zakup części do samochodu osobowego

Wysokość możliwych do ujęcia kosztów z tytułu eksploatacji samochodu osobowego zależy od formy nabycia / użytkowania tego samochodu w działalności.

Posługując się poprzednią tabelą przedstawiono w jakiej wysokości koszty można ująć w księgach firmy w zależności od formy nabycia / użytkowania tego samochodu w działalności.

Dokonując analizy, ile przedsiębiorca może ująć w koszty firmy – każdy podatnik musi wziąć pod uwagę przepisy art. 23 ust. 1 pkt 46 oraz 46a ustawy o PDOF). Natomiast w powyższej tabeli przedstawiono praktyczną reasumpcję z uwzględnieniem ww. przepisów w odniesieniu do najczęściej pojawiających się przypadków.

Uwaga na części na ulepszenie pojazdu samochodowego

Przedsiębiorca nie może zapominać o pewnym przepisie a mianowicie o art. 22g ust. 17 ustawy o PDOF. Przepis ten mówi, że gdy w roku podatkowym podatnik poniesie wydatki na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację czy modernizację środka trwałego to jego wartość początkowa ulegnie zwiększeniu o wartość tego ulepszenia. Oznacza to, że wartość ulepszenia podatnik nie będzie mógł ująć bezpośrednio w koszty firmy a tylko poprzez odpisy amortyzacyjne od powiększonej wartości początkowej.

Warunkiem jest jednak aby tego typu wydatki na ulepszenie w skali roku podatkowego (w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych) przekraczały sumę 10.000 zł.

Przedsiębiorca powinien więc wiedzieć, że niektóre wydatki dotyczące zakupu części samochodowych mogą stanowić ulepszenie tego samochodu a wtedy nie będą mogły być ujęte bezpośrednio w koszty uzyskania przychodu. Będą musiały być doliczone do wartości środka trwałego (samochodu) a następnie od tej powiększonej wartości będą ujmowane w kosztach firmowych – odpisy amortyzacyjne.

Autor:

Krzysztof Ulicki