Spora grupa przedsiębiorców nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej. Dzieje się tak dlatego, że korzystają oni ze zwolnienia z tego obowiązku ze względu na nieprzekroczenie wartości sprzedaży na rzecz konsumentów.
Warto jednak by mieli świadomość jak obliczyć wysokość tego limitu zwłaszcza, kiedy to rozpoczynają sprzedaż na rzecz konsumentów w roku rozpoczęcia działalności albo w latach kolejnych.
|
Spis treści:
- Obowiązek prowadzenia ewidencji za pomocą kasy fiskalnej
- Obowiązki podatnika stosującego kasę fiskalną
- Obliczenie limitu zwolnienia z obowiązku stosowania kasy rejestrującej
|
Obowiązek prowadzenia ewidencji za pomocą kasy fiskalnej
Na mocy art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz:
- osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów)
- oraz rolników ryczałtowych
- są zobligowani do prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej.
Obowiązki podatnika stosującego kasę fiskalną
Podatnicy zobowiązani do stosowania kasy rejestrującej dla ewidencjonowania sprzedaży na rzecz konsumentów muszą wypełnić szereg ustawowych obowiązków. Do tych obowiązków należą:
- wystawienie oraz wydanie nabywcy paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa KAS pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych,
- niezwłoczne zgłoszenie właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy,
- udostępnianie kasy rejestrującej do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów,
- dokonanie przeglądu technicznego kasy rejestrującej w ustawowych terminach przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących,
- przechowywanie kopii dokumentów kasowych przez ustawowy okres 5 lat,
- wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących innych dokumentów niż paragonów fiskalnych a dotyczących sprzedaży lub pracy tych kas np. raport dobowy sprzedaży, raport miesięczny sprzedaży,
- prowadzenie i przechowywanie dokumentacji o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej,
- poddanie obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrującej, która została przez podatnika utracona, a następnie odzyskana, przed jej ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji,
- zapewnienie połączenia internetowego umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas,
- zakończenie używania kasy rejestrującej w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kasy rejestrującej, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej.
Obliczenie limitu zwolnienia z obowiązku stosowania kasy rejestrującej
Podatnik, który stosuje już kasę fiskalną dla prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz konsumentów ma wiele obowiązków związanych z jej użytkowaniem. Warto, więc aby podatnicy, którzy nie mają jeszcze tego obowiązku skrupulatnie ustalali, co roku czy aby nie przekroczyli limitu sprzedaży na rzecz konsumentów.
Limit ten zawarto w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17.12.2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r. poz. 1902).
|
UWAGA!
Limit zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej do końca 2027r. wynosi 20 000 zł |
Można wyróżnić trzy podstawowe przypadki zastosowania zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej ze względu na nieprzekroczenie limitu wartości sprzedaży na rzecz konsumentów 20 000 zł.
| Zwolnienie podatników z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej ze względu na nieprzekroczenie limitu sprzedaży 20 000 zł |
| Zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r. |
|
Podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła limitu 20 000 zł
|
Podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, nie przekroczyła limitu 20 000 zł |
Podatników rozpoczynających po dniu 31 grudnia 2024 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, nie przekroczy limitu 20 000 zł |
Jak obliczyć czy przypadkiem nie został przekroczony ten limit?
Zanim zostanie to przedstawione należy jeszcze wspomnieć, czego nie należy wliczać do tego limitu. Do limitu wartości sprzedaży 20 000 zł nie należy wliczać:
- wartości wynikającej z dostawy nieruchomości,
- wartości dostawy towarów i świadczenia usług, które są zaliczane przez podatnika do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jeżeli czynności te w całości zostały udokumentowane fakturą,
- należnego podatku VAT od towarów i usług.
Przykład 1
Podatnik rozpoczął dnia 01.09.2024r. prowadzenie działalności gospodarczej. Od tego dnia rozpoczął także sprzedaż na rzecz konsumentów. Ile wyniósł limit zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy pomocy kasy rejestrującej w 2024r.?
Należy zacząć od tego, że rok 2024 miał 366 dni i na to należy zwrócić uwagę kalkulując limit zwolnienia w 2024r. (czy też w kolejnych latach, w których podatnicy rozpoczną sprzedaż na rzecz konsumentów).
Zatem:
- ilość dni od rozpoczęcia sprzedaży na rzecz konsumentów w 2024r. do końca 2024r. à 122 dni,
- ilość dni roku 2024 à 366 dni,
- limit zwolnienia z kasy obowiązujący w 2024r. à 20 000 zł.
Limit zwolnienia z kasy obowiązujący podatnika w 2024r. à 6 666,67 zł
Obliczenia:
(20 000 zł / 366 dni) x 122 dni w 2024r.
Jeżeli podatnik w 2024r. nie przekroczy wartości sprzedaży na rzecz konsumentów w kwocie 6 666,67 zł to w 2025r. będzie już dysponować kwotą zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy - 20 000 zł.
Przykład 2
Podatnik rozpoczął dnia 01.12.2024r. prowadzenie działalności gospodarczej. Od dnia 01.09.2025r. rozpoczął sprzedaż na rzecz konsumentów. Ile wyniesie limit zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy pomocy kasy rejestrującej w 2025r.?
Należy zacząć od tego, że rok 2025 miał 365 dni i na to należy zwrócić uwagę ustalając limit zwolnienia w 2025r.
Zatem:
- ilość dni od rozpoczęcia sprzedaży na rzecz konsumentów w 2025r. do końca 2025r. à 122 dni,
- ilość dni roku 2025 à 365 dni,
- limit zwolnienia z kasy obowiązujący w 2025r. à 20 000 zł.
Limit zwolnienia z kasy obowiązujący podatnika w 2025r. à 6 684,93 zł
Obliczenia:
(20 000 zł / 365 dni) x 122 dni w 2025r.
Jeżeli podatnik w 2025r. nie przekroczy wartości sprzedaży na rzecz konsumentów w kwocie 6 684,93 zł to w 2026r. będzie już dysponować kwotą zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy - 20 000 zł.
Na koniec warto podkreślić, iż podatnicy rozpoczynając sprzedaż na rzecz konsumentów powinni sprawdzić czy towary lub usługi, które zamierzają im sprzedawać występują w katalogu towarów i usług objętych natychmiastowym obowiązkiem zaewidencjonowania na kasie fiskalnej. Bowiem sprzedaż tych towarów i usług powoduje utratę zwolnienia ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotu 20 000zł. Katalog tych towarów lub usług występuje w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17.12.2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r. poz. 1902).
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r. poz. 1902).
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25.06.2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 845).
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zmianami obowiązującymi od 1 lutego 2026r.).
Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236).
