Czy faktura VAT musi być podpisana? Co na to przepisy?

Jeszcze nie tak dawno temu o ważności faktury decydował m.in. znajdujący się na niej podpis osoby wystawiającej. Dlatego też do dnia dzisiejszego wiele osób, które otrzymują fakturę za dokonane zakupy, zastanawia się, czy dokument bez podpisu osoby zajmującej się wystawianiem rachunków i pieczątki firmy jest rzeczywiście ważny. Pytanie to wydaje się szczególnie ważne w dobie coraz powszechniejszych faktur elektronicznych, wysyłanych do klientów i kontrahentów drogą mailową. Warto zatem zadać sobie pytanie, jakie są obowiązkowe elementy na fakturach VAT oraz czy podpis zalicza się do takich elementów. Wyjaśnienie sobie wszelkich wątpliwości w tej kwestii pozwoli przedsiębiorcom na uniknięcie różnych nieporozumień.

Faktury VAT – co to takiego?

Pod pojęciem faktury VAT rozumie się zazwyczaj specjalny dokument, który stanowi potwierdzenie dokonanej sprzedaży towaru lub wykonania określonej usługi na rzecz klienta. Jedynym podmiotem uprawnionym do wystawiania faktur jest przedsiębiorstwo, czyli osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą albo firmy i spółki zatrudniające większą liczbę osób. Z kolei w roli odbiorcy faktury mogą występować zarówno inne podmioty gospodarcze, jak i osoby prywatne. Co istotne, aż do 2014 roku obowiązkiem wystawiania faktur dokumentujących transakcje kupna-sprzedaży obarczone były wyłącznie podmioty mające status czynnego podatnika VAT.

Obecnie wszystkie przedsiębiorstwa – niezależnie od tego, czy muszą opłacać VAT, czy też nie – powinny wystawiać faktury, zwłaszcza w transakcjach odbywających się między podmiotami gospodarczymi (z klientami prywatnymi można rozliczać się na podstawie paragonów). Ogólnie rzecz biorąc, przedsiębiorcy są zobowiązani do wystawiania faktur w terminie do 15 dni od zakończenia miesiąca, w którym doszło do danej sprzedaży lub też od daty dokonania wpłaty całościowej bądź częściowej przez nabywcę.

Czasem przedsiębiorcy decydują się na wystawienie faktury jeszcze przed dostarczeniem danego towaru lub wykonaniem określonej usługi. W takim przypadku data widniejąca na danym dokumencie nie może jednak być wcześniejsza niż 30 dni przed sprzedażą towaru lub umówionym terminem wykonania usługi.

Faktura VAT – obowiązkowe elementy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi na fakturze powinny znaleźć się pewne obowiązkowe elementy. Dotycząca tych kwestii ustawa o VAT wskazuje, że tego typu dokumenty obligatoryjnie trzeba opatrywać przede wszystkim nazwą dokumentu oraz datą wystawienia oraz datą zakończenia sprzedaży bądź realizacji usługi. Na jednoznaczną identyfikację dokumentu pozwala zastosowana w nim ciągła numeracja. Oczywiście, na fakturze należy także zaznaczyć dane osobowe wystawcy oraz odbiorcy faktury (ze szczególnym uwzględnieniem nazwisk, nazwy firmy, adresu jej siedziby oraz numeru PESEL).

Ważne jest również wskazanie nazwy towaru bądź usługi, a także szczegółowe określenie ilości sprzedanych dóbr. Trzeba także zaznaczyć wartość towaru lub usługi netto oraz brutto, a także stawkę obowiązującego przy każdym produkcie podatku. Na fakturze VAT musi znaleźć się ponadto suma wartości sprzedaży netto z zaznaczeniem wszystkich stawek podatkowych obowiązujących przy sprzedaży określonych dóbr.

Ostatnim obowiązkowym elementem, bez którego nie może obyć się żadna faktura VAT, jest ogólna kwota do zapłaty. Ponadto warto na fakturze zamieścić także dodatkowe informacje, do których można zaliczyć choćby sposób płatności, termin zapłaty czy numer konta. Nie są to jednak elementy wymagane w każdym przypadku.

Faktura VAT – obowiązkowość podpisu

Zgodnie z obowiązującym prawem faktura nie musi być dodatkowo opatrzona podpisem wystawcy.  Co więcej, nie ma także potrzeby opatrywania jej firmową pieczątką. Dokumenty bez podpisu oraz pieczątki są bowiem tak samo ważne, jak faktury zawierające tego typu elementy.

Z drugiej strony trzeba mieć jednak świadomość, że w przypadku jakichkolwiek nieporozumień i sporów pomiędzy sprzedawcą a nabywcą dokumenty niezawierające podpisów tego pierwszego nie mają żadnej wartości przed sądem. To zaś oznacza, że pomimo braku obowiązkowości tego typu elementów warto zadbać o ich podpisanie, zwłaszcza jeśli jest ku temu możliwość. Nawet dokumenty generowane automatycznie i przesyłane drogą elektroniczną mogą być opatrzone podpisem elektronicznym. W praktyce jednak nie każdy przedsiębiorca dysponuje takim podpisem, choć wydaje się, że tylko kwestią czasu jest, kiedy taka forma sygnowania dokumentów stanie się powszechna zwłaszcza wśród właścicieli większych podmiotów gospodarczych.

Faktury bez VAT dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT

Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT aktualnie mogą wystawiać faktury bez VAT. Dotyczy to właścicieli podmiotów gospodarczych, których roczne przychody nie przekraczają poziomu 150 tys. zł, a także tych, które są zwolnione z opłacania podatku VAT ze względu na rodzaj prowadzonej przez siebie działalności. Zanim jednak tak się stanie, należy pamiętać o tym, aby zarejestrować się w urzędzie skarbowym, wypełniając druk VAT-R.

Autor: Łukasz Stachurski

Źródła:

• https://www.fakturowo.pl/blog/czy-faktura-vat-musi-byc-podpisana
• https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/vat/faktura/259388,Czy-prawidlowo-wystawiona-faktura-VAT-powinna-zawierac-podpis-wystawcy-i-jej-odbiorcy.html