Kto w 2023 roku musi posiadać kasę fiskalną

Coraz więcej typów działalności gospodarczych jest objęta obowiązkiem ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.

Warto sprawdzić, którzy przedsiębiorcy będą od pierwszej sprzedaży na rzecz osób fizycznych zobligowani do zakupu kasy.

Jakie transakcje ewidencjonowane są za pomocą kasy rejestrującej?

Art. 111 do 111b ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 zwanej dalej ustawą o VAT) określa zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży za pośrednictwem kasy rejestrującej.

Za pomocą kasy rejestrującej podatnik prowadzący działalność gospodarczą ewidencjonuje sprzedaż na rzecz osób fizycznych, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Jednakże paragonu nie należy wystawiać jeżeli sprzedaż dotyczy środków trwałych niezależnie czy odbiorcą jest osoba fizyczna czy firma.

Na kasie rejestrującej przedsiębiorca nie ewidencjonuje także wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów czy eksportu towarów lub usług na rzecz firmy. Jeśli jednak eksport towarów lub usług dokonywany jest na rzecz osoby fizycznej a przedsiębiorca nie korzysta ze zwolnienia z obowiązku ewidencji za pomocą kasy – to ma on obowiązek wystawić paragon sprzedaży poprzez kasę rejestrującą.

W przypadku sprzedaży wysyłkowejgodnie jeżeli przedsiębiorca nie korzysta ze zwolnienia z obowiązku stosowania kasy do rejestracji sprzedaży wówczas ma obowiązek wystawić paragon.

Ponadto występują także rodzaje działalności, które wykluczają skorzystanie ze zwolnienia z obowiązku rejestracji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. O tym poniżej.

Oczywiście wszelką sprzedaż na rzecz firm podatnik także nie ewidencjonuje za pomocą kasy rejestrującej.

Limit obrotu 20.000 zł

Zgodnie z § 3 pkt 1 i 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22.12.2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 2442 zwanego dalej Rozporządzeniem) - obowiązek zakupu i stosowania kasy rejestrującej występuje u podatników, którzy przekroczyli w poprzednim roku podatkowym obrót (sprzedaż) na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w kwocie 20.000 zł, z tym że:

1. czynny podatnicy VAT biorą pod uwagę sprzedaż netto,
2. zwolnieni podatnicy z VAT biorą pod uwagę sprzedaż brutto.

Podatnicy rozpoczynający w bieżącym roku prowadzenie działalności gospodarczej limit 20.000 zł obniża się proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności gospodarczej w danym roku (sprzedaży na rzecz osób fizycznych).

Przykład 1

Osoba fizyczna rozpoczęła prowadzenie działalności gospodarczej od 1 marca 2023r. Przedsiębiorca będzie świadczyć usługi projektowania i wykonawstwa ogrodów.

Od 1 kwietnia 2023r. przedsiębiorca rozpoczął sprzedaż na rzecz osób fizycznych. W jaki sposób powinna obliczyć wartość sprzedaży (limit), do którego będzie korzystała ze zwolnienia z obowiązku ewidencji za pomocą kasy fiskalnej?

1. Ustalenie możliwej ilości dni sprzedaży na rzecz osób fizycznych do końca roku 2023:

Liczba dni od 1 kwietnia do 31 grudnia 2023r. wynosi 275 dni.

1. Obliczenie wartości limitu sprzedaży obowiązującego w roku 2023:

(20.000 zł x 275 dni) z 365 dni = 15.068,49 zł.

Jeżeli przedsiębiorca nie przekroczy do końca roku 2023 wartości sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w kwocie 15.068,49 zł, wówczas w roku 2024 będzie mógł nadal korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencji za pomocą kasy rejestrującej.

Obowiązkowe posiadanie kasy rejestrującej już od pierwszego dnia

Osoba fizyczna, która rozpoczyna sprzedaż w ramach prowadzenia działalności gospodarczej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności, w niektórych przypadkach   ma obowiązek  stosowania kasy już od pierwszej  czynnością sprzedaży

Wykaz działalności, zgodnie § 4 ust. 1 pkt 1 i 2 Rozporządzenia, które od początku obligują przedsiębiorcy do stosowania kasy fiskalnej zaprezentowano w poniższej tabeli.

Obowiązek instalacji kas on-line

Aktualnie u podatników występują już tylko trzy rodzaje kas:

1. kasa rejestrująca z elektronicznym zapisem kopii,
2. kasa rejestrująca on-line,
3. wirtualna kasa rejestrująca w formie oprogramowania.

Jeszcze w 2021 r. wiele rodzajów działalności gospodarczej zostało objętych obowiązkiem wymiany starych kas na kasy on-line. Są to działalności polegające na świadczeniu usług:

1. budowlanych,
2. prawniczych,
3. fryzjerskich, kosmetycznych, kosmetologicznych,
4. opieki medycznej,
5. naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów,
6. służących poprawie kondycji fizycznej (dotyczy tylko wstępu do obiektów świadczących te usługi),
7. sprzedaży węgla, węgla brunatnego, brykietu, koksu i paliw wytwarzanych z węgla przeznaczonych do opału, benzyny, oleju napędowego, gazu typu LPG,
8. wyżywienia stałego lub sezonowego.

Podatnicy prowadzący inne działalności a dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych posiadający kasę starego typu (z elektronicznym zapisem kopii) mogą jej używać do zapełnienia pamięci (można to określić - do końca jej okresu żywotności) bowiem w 2023r. w sprzedaży będą już dostępne tylko kasy on-line albo wirtualne kasy rejestrujące w formie oprogramowania.

Zwolnienie z obowiązku ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej

Warto podkreślić, iż podatnik który być może będzie musiał zakupić kasę rejestrującą – może jeszcze skorzystać z wielu zwolnień z ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy.

Z jakich i w jakich okolicznościach? O tym opowiedziano w odrębnej publikacji.

Autor: Krzysztof Ulicki