Wyjątki w zakresie stosowania KSeF

Już niedługo zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur czyli KSEF. System ten służy do wystawiania faktur sprzedaży w określonym, ustrukturyzowanym formacie i do odbioru tych faktur. Jego administracją zajmuje się Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Niemniej w toku użytkowania KSEF pojawią się pewne szczególne przypadki. Niektóre z nich przedstawiono w niniejszej publikacji.

Co to jest Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur to system służący do obsługi przedsiębiorców oraz administracji państwowej w zakresie wystawiania, odbierania faktur ustrukturyzowanych jak i kontroli danych wynikających z tych faktur.

Na mocy art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) ustawodawca wymienił szereg zadań, które ma realizować KSEF.

Niektóre wyjątkowe przypadki w KSEF

Aktualnie ustalenia Resortu Finansów wskazują na dwie daty rozpoczęcia obowiązkowego stosowania KSEF do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Mowa tu o poniższych datach:

1. od 1 lutego 2026 r. KSEF rozpoczynają stosować duże firm, czyli takie, które za rok 2024 wykazały wartość sprzedaży w kwocie powyżej 200 000 000 zł (razem z podatkiem VAT),
2. od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że ustawodawca przewidział pewne wyjątki w zakresie braku obowiązku stosowania KSEF albo odroczenia ww. terminów. O co dokładnie chodzi?

Wartość miesięcznej sprzedaży a KSEF

Zgodnie z art. 145m ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zmianami obowiązującymi od 01.02.2026r. zwanej dalej ustawą o VAT) w okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy systemu KSEF mogą wystawiać:

1. faktury elektroniczne lub
2. faktury w postaci papierowej

-  jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.

Przykład 1

Czynna podatniczka VAT prowadzi salon manicure. W okresie od stycznia do lipca 2026r. jej miesięczna wartość sprzedaży wraz z kwotą VAT nie przekroczyła 10.000 zł.

W sierpniu 2026r. wartość sprzedaży wraz z VAT wyniosła jednak 11.500 zł.

Podatniczka w momencie jak zbliżała się do wartości sprzedaży 10.000 zł z VAT musiała zweryfikować, która wystawiona faktura (wartość faktury) spowoduje przekroczenie limitu 10.000 zł z VAT.

Faktura sprzedaży, której wartość spowodowała przekroczenie limitu 10.000 zł musi już być wystawiona przy pomocy KSEF.

W nawiązaniu do przepisu przejściowego art. 145m ustawy o VAT podatnik, u którego miesięczna wartość sprzedaży wraz z kwotą VAT od kwietnia 2026r. licząc za każdy kolejny miesiąc osobno przekroczy limit 10.000 zł wówczas podatnik traci prawo do wystawiania:

1. faktur elektronicznych oraz
2. faktur w postaci papierowej

- począwszy od faktury, którą przekroczono wartość miesięcznej sprzedaży 10.000 zł z VAT.

Jeżeli jednak podatnik nie przekroczy w żadnym miesiącu roku 2026 począwszy od 1 kwietnia 2026r. wartości sprzedaży 10.000 zł z VAT wówczas do końca roku 2026r. ma prawo wystawiać faktury sprzedaży papierowe albo elektroniczne, a więc nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF.

Niemniej od 1 stycznia 2027r. podatnicy, u których wartość miesięcznej sprzedaży z VAT nie przekroczy kwoty 10.000 zł będą mieli obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF.

Faktury wystawiane przy pomocy kasy rejestrującej a KSEF

W nawiązaniu do art. 145n ustawy o VAT w okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF mogą wystawiać:

1. faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących,
2. paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone, a więc z numerem NIP nabywcy do wartości paragonu 450 zł, które zawierają dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku VAT

- czyli poza KSEF.

W tym miejscu należy podkreślić jedną bardzo ważną rzecz. wartość sprzedaży z faktur wystawionych w postaci papierowej lub elektronicznej przy pomocy kasy rejestrującej (w okresie od 1 lutego 2026r. do końca 2026r.) podatnicy nie wliczają do łącznej wartości sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT stanowiącej jeden z warunków skorzystania ze szybkiego zwrotu podatku VAT – 15 dni.

Podatnik nie powinien też pamiętać, iż faktury wystawione przy pomocy kasy rejestrującej (oraz paragony z NIP nabywcy o wartości transakcji do 450 zł) ujęte w raporcie fiskalnym dobowym z kasy rejestrującej, podatnik ujmuje w ewidencji JPK_V7X w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione (z oznaczeniem „FP”). Niemniej faktury te nie zwiększają wartości sprzedaży oraz podatku VAT należnego za okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji.

Faktury VAT RR a KSEF

Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT i nabywają produkty rolne od niektórych rolników ryczałtowych mają obowiązek w ich imieniu wystawić faktury VAT RR.

Chodzi tu o nabycie od rolnika ryczałtowego, który korzysta ze zwolnienia przedmiotowego z VAT na mocy art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT i jednocześnie nie prowadzi ksiąg rachunkowych. W takiej sytuacji to nabywca – czynny podatnik VAT wystawia w jego imieniu fakturę VAT RR dokumentującą sprzedaż przez tego rolnika produktów rolnych na rzecz nabywcy.

Jak taki przypadek będzie wyglądał na gruncie KSEF?

Przedsiębiorca – nabywca, który jest czynnym podatnikiem VAT owszem wystawi fakturę VAT RR w postaci ustrukturyzowanej przy pomocy KSEF jednakże tylko, gdy rolnik ryczałtowy złoży w systemie oświadczenie, że jest rolnikiem ryczałtowym i wskaże tego nabywcę, jako uprawnionego. W sytuacji, gdy jednak rolnik nie złoży tego oświadczenia w KSEF, faktura VAT RR będzie wystawiona przez przedsiębiorcę – nabywcę poza KSEF.

Podatnicy zwolnieni z obowiązku stosowania KSEF

Na koniec warto wspomnieć o jeszcze jednej kwestii. Niektórzy podatnicy nie będą w ogóle zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF. Chodzi tu o podatników zagranicznych, ale i niektórych polskich. Podatnik nie będzie objęty obowiązkiem fakturowania przy pomocy KSEF, w sytuacji, gdy:

• nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP,
• nie posiada siedziby działalności gospodarczej na terytorium RP, posiada jednak stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na RP, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
• korzysta z procedur szczególnych rozliczania podatku VAT typu VAT OSS albo VAT IOSS,
• nie posiada siedziby działalności na terytorium RP, ale korzysta w Polsce ze zwolnienia podmiotowego z VAT w ramach procedury SME,
• odpowiednio udokumentował dostawę towarów lub świadczenie usług.

Podatnik prowadzący działalność posiadający lub nieposiadający siedziby działalności na terytorium RP nie będzie zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF, jeżeli dokona sprzedaży na rzecz nabywcy towarów lub usług, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.

Powyższy podatnicy mogą jednak dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane przy pomocy KSEF.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775).

Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1059).

Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236).