Działalność nierejestrowana a VAT i kasa fiskalna

Działalność nierejestrowana zyskuje coraz większą popularność wśród osób, które chcą spróbować sprzedaży towarów lub usług zanim zarejestrują działalność gospodarczą. Należy zaznaczyć, iż osoby te muszą uważać, aby nie przekroczyć określonego limitu przychodów z prowadzonej działalności.

Do tego trzeba wspomnieć o niezwykle ważnych kwestiach a mianowicie o podatku VAT i kasie fiskalnej w działalności nierejestrowanej bowiem w bardzo wielu przypadkach rejestracja do VAT i stosowanie kasy fiskalnej jest obligatoryjne. Nawet w sytuacji prowadzenia działalności nierejestrowanej.

Czym jest działalność nierejestrowana

Działalność nierejestrowana to podjęcie formy zarobkowania dla osób fizycznych, przy czym sprzedaż ta jest niewielka. Działalność nierejestrowana nie stanowi działalności gospodarczej i nie może posiadać cech tej działalności.

Działalność nierejestrowana nie podlega obowiązkowi wpisu do jakiegokolwiek rejestru działalności gospodarczych:

1. CEIDG,
2. KRS,
3. pozostałe np. RDR – rejestr działalności regulowanych.

Działalność nierejestrowaną mogą prowadzić tylko osoby fizyczne.

Działalności nierejestrowanej nie mogą prowadzić wspólnicy jakichkolwiek spółek lub osoby fizyczne prowadzące już działalność. Zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480 zwanej dalej ustawą Prawo przedsiębiorców) działalność nierejestrowana w 2026r. to działalność wykonywana przez osobę fizyczną:

1. z której przychód należny nie przekracza w żadnym kwartale 225% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym (bieżącym) roku, oraz
2. która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.

Ile więc wyniesie kwota limitu przychodów z działalności nierejestrowanej dla 2026r.?

Atuty działalności nierejestrowanej

Osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną nie mają obowiązku:

• rejestracji działalności w CEIDG - obowiązek ten jednak wystąpi po przekroczeniu ww. limitu przychodów,
• wystawiania faktur, rachunków poza wyjątkową sytuacją, gdy nabywca zażąda jej wystawienia,
• prowadzenia księgowości natomiast obowiązkowo prowadzą uproszczoną ewidencję sprzedaży,
• rejestracji do VAT i składania ewidencji i deklaracji JPK_V7X wraz z korektami (poza wyjątkami sprzedaży towarów lub usług objętych VAT od pierwszej sprzedaży) – art. 113 ust. 13 ustawy o VAT,
• regulowania w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT),
• składania deklaracji ZUS jak i zapłaty składek ZUS,
• wystawiania paragonów przy pomocy kasy rejestrującej natomiast gdy wartość sprzedaży na rzecz konsumentów przekroczy ustawowy limit 20 000 zł wówczas będą musieli nabyć kasę i rozpocząć ewidencję sprzedaży na rzecz konsumentów przy pomocy kasy, drugim przypadkiem jest rozpoczęcie sprzedaży towarów lub usług ustawowo objętych obowiązkiem ewidencji przy pomocy kasy – o tym w dalszej części publikacji.

Przedsiębiorcy, którzy w trakcie roku rozpoczynają sprzedaży na rzecz konsumentów – limit ustalą w proporcji do liczby dni prowadzenia działalności.

Działalność nierejestrowana a PIT

Osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną ma prawo do odliczenia w zeznaniu rocznym PIT-36 za rok osiągania przychodów z tej działalności:

1. ulgi na dziecko,
2. ulgi rehabilitacyjnej,
3. ulgi termomodernizacyjnej,
4. ulgi na internet,
5. ulgi abolicyjnej (praca za granicą),
6. dokonanych wpłat na IKZE,
7. dokonanych wpłat na rzecz związków zawodowych
8. przekazanych darowizn.

W zeznaniu rocznym PIT-36 osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną może odliczyć zapłacone składki ZUS społeczne (opłacone za siebie) a także poniesione w ostatnich 5 latach straty podatkowe.

Podatnik prowadzący działalność nierejestrowaną ma obowiązek sporządzania na bieżąco ewidencji sprzedaży. W ewidencji tej zawierają się wszystkie kwoty uzyskanego przychodu z tej działalności. To jednak nie wszystko. Przecież podatnik ponosi wydatki związane z prowadzeniem działalności nierejestrowanej takie jak faktury, rachunki, umowy, inne dowody. A zatem powinien gromadzić wszelkie dowody dokumentujące te koszty. Dlaczego?

Ustalając roczny podatek PIT-36 za rok prowadzenia działalności nierejestrowanej podatnik ma prawo obniżyć przychody o poniesione wydatki. Różnica ta będzie stanowić dochód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym PIT w zeznaniu PIT-36. Stawka podatkowa, która powinna być pomnożona przez otrzymany dochód to - 12%. Otrzymany wynik to roczny podatek dochodowy PIT z tytułu prowadzenia działalności nierejestrowanej.

Dodatkowo warto zwrócić uwagę na poniższe.

Działalność nierejestrowana a VAT

Czy osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną może być zobowiązana do rejestracji jako czynny podatnik VAT (wykonywania obowiązków podatnika VAT)?

Jak najbardziej tak. Osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną:

1. może dobrowolnie zarejestrować się jako czynny podatnik VAT, jeżeli nie sprzedaje towarów lub usług wymagających rejestracji do VAT,
2. może dobrowolnie zarejestrować się jako czynny podatnik VAT, jeżeli nie przekroczy zwolnienia z VAT 240 000 zł zgodnie z ogólna zasadą, przy czym przekroczenie limitu jest niemożliwe z uwagi na limit przychodów działalności nierejestrowanej za kwartał - 10 813,50 zł,
3. jest zobligowana do rejestracji jako czynny podatnik VAT, jeżeli rozpoczęła sprzedaż towarów lub usług wymagających rejestracji do VAT.

Kluczem jest tutaj sprawdzenie czy osoba fizyczna rozpoczęła sprzedaż towarów lub usług wymagających rejestracji do VAT, bowiem sprzedaż pierwszego takiego towaru lub usługi wymaga opodatkowania podatkiem VAT. Zatem jeszcze przed sprzedażą tych towarów lub usług osoba fizyczna musi dokonać rejestracji do VAT za pomocą formularza VAT-R.

O jakie towary lub usługi chodzi? Ustawodawca wymienił je w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT. Przedstawiono je w poniższej tabeli.

To oznacza, że jeszcze przed sprzedażą takich towarów i usług osoba fizyczna ma obowiązek rejestracji do VAT i staje się czynnym podatnikiem VAT.

Jako czynny podatnik VAT ma obowiązek:

1. opodatkować realizowaną sprzedaży (może być ona w części zwolniona z VAT, jeżeli występuje w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT) z jednoczesnym prawem do pomniejszenia VAT od sprzedaży o VAT od zakupów,
2. wystawiania faktur sprzedaży z doliczonym podatkiem VAT,
3. prowadzenia i przekazywania do urzędu skarbowego ewidencji zakupu i sprzedaży VAT oraz deklaracji VAT w postaci pliku JPK_V7X,
4. sporządzania i przekazywania korekt VAT, jeżeli zaistniał taki obowiązek,
5. obliczania i zastosowania proporcji VAT w przypadku, gdy prowadzi sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną z VAT.

Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna

Osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną ma prawo sprzedawać towary lub usługi dla firm, konsumentów, innych podmiotów.

W sytuacji sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych obowiązuje ją roczny limit zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej - 20 000 zł. Jeżeli rozpoczęła w trakcie roku sprzedaż na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych to limit zwolnienia dla tego roku przelicza w proporcji do okresu prowadzenia ww. sprzedaży (licząc od dnia rozpoczęcia sprzedaży do końca roku).

Zatem osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną, sprzedająca towary lub usługi na rzecz konsumentów:

1. może dobrowolnie rozpocząć prowadzenie ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej,
2. jest zobligowana do rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej, jeżeli wartość sprzedaży na rzecz konsumentów przekroczy limit zwolnienia z kasy - 20 000 zł,
3. jest zobligowana do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej, jeżeli rozpocznie sprzedaż towarów lub usług wymagających zastosowania kasy nawet, gdy wartość sprzedaży na rzecz konsumentów nie przekroczyła limitu zwolnienia z kasy - 20 000 zł.

Zatem trochę podobnie, jak w podatku VAT sprzedaż niektórych towarów lub usług wymaga od przedsiębiorcy zakupu kasy fiskalnej i zaprowadzenia przy jej pomocy ewidencji sprzedaży już od pierwszej takiej sprzedaży. Jeżeli przedsiębiorca już wie, że będzie sprzedawał takie towary, usługi wówczas powinien nabyć kasę rejestrującą, aby pierwszą sprzedaż tych towarów, usług zarejestrował przy pomocy kasy fiskalnej.

Jakie to towary a jakie usługi wymagają rozpoczęcia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej?

Na koniec warto podkreślić, iż osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną może także skorzystać ze zwolnienia z obowiązku stosowania kasy rejestrującej, ale tylko w przypadku sprzedaży określonych towarów lub usług, wykonywania określonych czynności sprzedaży wymienionych w załączniku do ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17.12.2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących .

Zwolnienia te obejmują m.in.:

• dostawę towarów i świadczenie usług przez przedsiębiorcę na rzecz jego pracowników,
• dostawę nieruchomości,
• dostawę towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi) lub świadczenie usług na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych, jeżeli przedsiębiorcę - sprzedawca otrzyma całość zapłaty przelewem a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres),
• dzierżawę gruntów oraz oddanie gruntów w użytkowanie wieczyste,
• usługi stołówek,
• dostawę produktów rolnych i świadczenie usług rolniczych przez rolników ryczałtowych korzystających ze zwolnienia przedmiotowego z VAT (rolnik ryczałtowy nie dokonał rejestracji do VAT, aby stać się czynnym podatnikiem VAT),
• dostawę towarów i świadczenie usług w całości udokumentowane fakturą obejmujące środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne podlegające amortyzacji,
• dostawę towarów i świadczenie usług przez koła gospodyń wiejskich,
• sprzedaż wysyłkową rozliczaną na gruncie VAT zgodnie z procedurą VAT OSS, VAT IOSS,
• dostawę towarów wykonywaną w Polsce przez podatnika nieposiadającego siedziby w Polsce, ale korzystającego w Polsce ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME,
• dostawę towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie i nie posiadają stałego zasilania elektrycznego, a towar jest wydawany mechanicznie bez użycia prądu.

Do drugiej grupy zwolnień z obowiązku ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej należą dostawa towarów lub świadczenie usług, których przedmiotem są towary lub usługi takie jak np.:

• energia elektryczna, gaz ziemny, węglowy, wodny, pozostały, woda, para wodna,
• usługi dostarczania i uzdatniania wody,
• usługi odprowadzania i oczyszczania ścieków,
• usługi telekomunikacyjne, nadawcze, elektroniczne,
• usługi finansowe i ubezpieczeniowe,
• czynności notarialne,
• usługi transportu pasażerów miejskiego, podmiejskiego, międzymiastowego - kolejowego, lądowego,
• usługi zbierania, obróbki, przetwarzania, rekultywacji, unieszkodliwiania różnych odpadów a także usługi związane z infrastrukturą przeznaczoną do przemieszczania odpadów innych niż niebezpieczne,
• usługi pocztowe i kurierskie,
• usługi w zakresie edukacji z wyłączeniem usług w zakresie pozaszkolnych form edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych (PKWiU 85.51.10.0), usług świadczonych przez szkoły tańca i instruktorów tańca (PKWiU 85.52.11.0), usług świadczonych przez szkoły nauki jazdy (PKWiU 85.53.11),
• wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą lub świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę przelewem a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła,
• usługi związane z obsługą rynku nieruchomości, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą,
• usługi noclegowe i towarzyszące świadczone przez hotele, motele, pensjonaty i inne obiekty hotelowe - dotyczy wyłącznie usług świadczonych przez obozowiska dla dzieci,
• usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania bez obsługi - dotyczy wyłącznie usług świadczonych przez obozowiska dla dzieci,
• pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem z wyłączeniem PKWiU 55.90.13.0 - dotyczy wyłącznie: usług krótkotrwałego zakwaterowania pozostałych, gdzie indziej niesklasyfikowanych (z wyłączeniem usług hotelarskich i turystycznych), jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą.

Zwolnienia te oznaczają, iż przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia przedmiotowego (ze względu na przedmiot sprzedaży) z obowiązku ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej.

Co to oznacza w praktyce?

Jeżeli u przedsiębiorcy:

1. część sprzedaży towarów lub usług na rzecz konsumentów korzysta ze zwolnienia przedmiotowego z kasy rejestrującej, oraz
2. część sprzedaży towarów lub usług na rzecz konsumentów dotyczy sprzedaży po przekroczeniu limitu 20 000 zł albo towarów lub usług wymagających ewidencji przy pomocy kasy

- wówczas w odniesieniu do sprzedaży towarów lub usług zwolnionych z obowiązku ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy przedsiębiorca nie musi tej sprzedaży rejestrować na kasie fiskalnej a pozostałą sprzedaż już tak.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592).

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622).

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775).

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2026 r. poz. 795).

Ustawa z dnia 20.11.1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 843).

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r. poz. 1902).

Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480).