Krajowy System e-Faktur to elektroniczny system zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej służący do wystawiania faktur sprzedaży w określonym ustrukturyzowanym formacie jak i do ich odbierania. Większość przedsiębiorców będzie zobowiązanych do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF. Jednakże nie wszyscy.
|
Spis treści:
- Jakie zadania spełnia Krajowy System e-Faktur
- Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSEF
- Obowiązek wystawienia faktur ustrukturyzowanych lub brak tego obowiązku
- Uwaga na najem prywatny i najem okazjonalny
|
Jakie zadania spełnia Krajowy System e-Faktur
W nawiązaniu do art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) KSEF posiada ustawowe obowiązki, które muszą być realizowane na rzecz nie tylko przedsiębiorców, ale również na rzecz innych podmiotów uprawnionych, w tym administracji skarbowej, ale też na rzecz innych instytucji państwowych np. w toku różnego rodzaju postępowań.
Obligatoryjne obowiązki systemu KSEF to:
- nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSEF,
- powiadamianie niektórych podmiotów, o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu,
- uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSEF, posiadanych przez niektóre podmioty,
- wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF,
- odbiór faktur ustrukturyzowanych w KSEF,
- archiwizacja faktur ustrukturyzowanych w KSEF,
- oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSEF,
- analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych występujących w KSEF.
Jednym z kluczowych zadań KSEF jest funkcja kontrolna, a więc weryfikacja prawidłowości i rzetelności wystawianych faktur ustrukturyzowanych. To jednak nie wszystko. Funkcja kontrola w KSEF jest nierozerwalnie powiązana z przekazywaniem danych z KSEF na wniosek np. sądu albo innej instytucji państwowej w toku różnego rodzaju postępowania.
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSEF
W nawiązaniu do art. 106ga ustawy o VAT (obowiązującego od dnia 01.02.2026r.) podatnicy podatku VAT w Polsce, a więc czynni podatnicy VAT oraz podatnicy zwolnieni z VAT (podmiotowo i przedmiotowo) mają obowiązek wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSEF.
Obowiązek ten rozpocznie się:
- od 1 lutego 2026 r. KSEF w przypadku dużych firm, czyli takich, które za rok 2024 wykazały wartość sprzedaży w kwocie powyżej 200 mln zł (razem z podatkiem VAT),
- od 1 kwietnia 2026 r. w przypadku pozostałych podatników.
Nie wszyscy jednak i nie w każdej sytuacji będę mieli obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSEF i nie chodzi tutaj o sytuacji awarii albo innej niedostępności KSEF.
Już wiadomo, że obowiązek wystawienia faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF nie dotyczy podatnika:
- nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP,
- nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium RP, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
- korzystającego z procedur szczególnych takich jak VAT OSS czy VAT IOSS,
- dokonującego dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (konsumenta),
- w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT,
- nieposiadającego siedziby w Polsce, ale korzystającego ze zwolnienia podmiotowego z VAT w Polsce w ramach procedury SME.
Obowiązek wystawienia faktur ustrukturyzowanych lub brak tego obowiązku
Kolejnym ciekawym przypadkiem, kiedy to podatnicy zastanawiają się czy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane jest sytuacja, w której to administracja państwowa jest nabywcą towarów lub usług. Co w takiej sytuacji?
Okazuje się, że gdy stroną transakcji – nabywcą towarów lub usług ma być podmiot administracji państwowej (niezależnie, który, byleby był podatnikiem podatku VAT – czynnym lub zwolnionym) to przedsiębiorca niezmiennie ma obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych na dane tego podmiotu.
Inny interesujący przypadek to konsument. Konsument, jeżeli się nie upomni – otrzymuje paragon fiskalny dokumentujący daną transakcję chyba, że sprzedawca jeszcze nie posiada kasy rejestrującej, bo nie jest do tego zobowiązany. Sprawa okazuje się jasna i rozwiązana, ale nie do końca. Może, bowiem wystąpić sytuacja, w której konsument zażąda faktury a ma do tego prawo. Konsument lub osoba fizyczna nieprowadząca działalności może zgłosić żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Sprzedawca wówczas ma obowiązek wystawić taką fakturę.
|
UWAGA!
Podatnik prowadzący działalność gospodarczą nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych na rzecz konsumentów lub pozostałych osób fizycznych nieprowadzących działalności (zarówno teraz jak i po 1 lutym 2026r.).
Jeżeli jednak osoba ta zażąda wystawienia faktury w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty wówczas przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę sprzedaży.
Może tego dokonać:
- w formie ustrukturyzowanej przy pomocy KSEF,
- w formie elektronicznej poza KSEF,
- w formie papierowej poza KSEF.
|
Jeżeli jednak przedsiębiorca wystawi konsumentowi fakturę ustrukturyzowaną w KSEF to musi umożliwić jej odbiór konsumentowi także w KSEF. W tym celu nadaje fakturze tzw. kod QR, który umożliwia konsumentowi odczytanie danych zawartych na fakturze.
Uwaga na najem prywatny i najem okazjonalny
Zgodnie z art. 659 ustawy z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2025 r. poz. 1071 zwanej dalej Kodeksem Cywilnym) przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Czynsz może być oznaczony w pieniądzach lub w świadczeniach innego rodzaju. Umowa najmu powinna być zawarta w formie pisemnej (forma ustna nie jest wykluczona), ale nie jest wymagana forma aktu notarialnego. Najem zawarty na czas dłuższy niż lat dziesięć poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nieoznaczony.
Jak na tym tle wygląda najem okazjonalny?
|
UWAGA!
W ustawie z dnia 21.06.2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 725) umową najmu okazjonalnego lokalu jest umowa najmu lokalu mieszkalnego, którego właściciel, będący osobą fizyczną, nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.
Do umowy najmu okazjonalnego lokalu załącza się w szczególności:
- oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddał się egzekucji i zobowiązał się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego lokalu w terminie wskazanym w żądaniu,
- wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu,
- oświadczenie właściciela lokalu lub osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu, o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w lokalu wskazanym w oświadczeniu, na żądanie wynajmującego załącza się oświadczenie z podpisem notarialnie poświadczonym.
|
Wiele osób fizycznych (konsumentów) nieprowadzących działalności gospodarczej ani działalności nierejestrowanej wynajmuje mieszkania, garaże także osobom fizycznym nieprowadzącym działalność. Choć osoby te są podatnikami zwolnionymi podmiotowo z VAT na gruncie ustawy o VAT to w przypadku, gdy nabywcą najmu jest konsument wówczas nie ma obowiązku na jego rzecz wystawiania faktur i to nawet na żądanie.
To z kolei skutkuje tym, iż osoba fizyczna wynajmująca prywatnie mieszkanie czy garaż nie będzie zobligowana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF. W takim wypadku wynajmujący może dobrowolnie wystawić fakturę ustrukturyzowaną przy pomocy KSEF albo już poza KSEF fakturę elektroniczną lub w formie papierowej.
Mówi o tym art. 106b ust. 3 pkt 1 i 2 ustawy o VAT, w którym jest odniesienie m.in. do usług najmu, jako wyjątku od obowiązku wystawiania faktur nawet na żądanie osoby fizycznej będącej najemcą (zgłoszonego w terminie 3 miesięcy). Sytuacja ulega zmianie, jeżeli nabywca to firma, a więc osoba fizyczna lub prawna prowadząca działalność albo podmiot państwowy lub innego typu niezależnie od tego czy jest czynnym podatnikiem VAT czy zwolnionym z VAT.
W takiej sytuacji wynajmujący będzie musiał wystawić fakturę ustrukturyzowaną przy pomocy KSEF począwszy od dnia 1.01.2027 r. (oczywiście, jeżeli miesięczna wartość sprzedaży nie przekroczy limitu przychodu 10 000 zł w żadnym z miesięcy w okresie od dnia 01.02.2026r. do dnia 31.12.2026r.). Obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej na rzecz firmy będzie obejmował zarówno wynajmującego będącego czynnym podatnikiem VAT jak i zwolnionym podatnikiem z VAT.
Na koniec należy dodać jeszcze jedną bardzo ważną kwestię. Osoby fizyczne wynajmujące lokal na rzecz firmy będą musiały uzyskać numer NIP, który to będzie dla nich właściwym identyfikatorem podatkowym w tej sytuacji.
|
UWAGA!
Osoba fizyczna, która nie posiada numeru NIP może go uzyskać składając formularz NIP-7. |
Formularz NIP-7 służy do nadania numeru NIP oraz aktualizacji danych podatnika, dla którego właściwym rejestrem nie jest CEIDG albo KRS. Chodzi o osoby:
a) niebędące przedsiębiorcami:
- prowadzące samodzielnie działalność gospodarczą lub
- podlegające zarejestrowaniu jako podatnicy podatku od towarów i usług lub będące zarejestrowanymi podatnikami
- podatku od towarów i usług, lub
- będące płatnikami podatków lub
- będące płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenia zdrowotne, lub
- nieobjęte rejestrem PESEL,
b) będące przedsiębiorcami prowadzącymi samodzielnie działalność gospodarczą w zakresie działalności, do której nie stosuje się przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.
Więcej o formularzu NIP-7 będzie opowiedziane w odrębnej publikacji.
Autror:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zmianami obowiązującymi od 1 lutego 2026r.).
Ustawa z dnia 26.05.2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1059).
Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236).
