Pojęcie e-faktury wielu przedsiębiorców utożsamia z fakturą elektroniczną i słusznie. To jednak nie jest pełne wyjaśnienie tego pojęcia. Faktura elektroniczna na płaszczyźnie podatkowej to nie tylko faktura wystawiona przy pomocy programu księgowego, ale to także faktura, która występują w postaci pliku komputerowego, który jest utworzony w określonym standardzie programowania. Warto, zatem szerzej spojrzeć na pojęcie e-faktury.
|
Spis treści:
- Czym jest e-faktura
- Platforma Elektronicznego Fakturowania
- Krajowy system e-Faktur
- Atuty e-faktury
|
Czym jest e-faktura
Termin e-faktury nie jest nowy. Oznacza on fakturę w postaci elektronicznej (najczęściej w formacie XML, DOC, PDF lub innych), czyli w postaci pliku zapisanego na dysku komputera lub w sieci, który obrazuje wszystkie niezbędne elementy (pełną postać) faktury, a więc udokumentowanej fakturą transakcji.
Wprawdzie niektóre formaty plików, w jakich została wystawiona faktura nie są uznawane za fakturę elektroniczną to z pewnością tak wystawiona faktura nie jest fakturą wystawioną papierowo, choć oczywiście może zostać wydrukowana. Niemniej jej wytworzenie nastąpiło elektronicznie. Z e-fakturami mającymi postać pliku XML, uznawanymi za elektroniczne niektórzy podatnicy mieli już do czynienia od wielu lat.
Warto w tym miejscu dodać jeszcze jeden element a mianowicie fakturę elektroniczną ustrukturyzowaną. Jest to faktura w postaci elektronicznej w określonym formacie pliku np. XML, w określonym standardzie kodu niemniej może ona funkcjonować (być wystawiana) wyłącznie w określonym środowisku (systemie) lub w środowisku użytkowanym przez podmiot, ale z możliwością wyeksportowania jej do konkretnego środowiska (systemu).
E-faktura spowodowała wystąpienie nowego spojrzenia na cały proces fakturowania. Do tej pory znaczna część podmiotów była przyzwyczajona do papierowej postaci faktury i nie ma nic w tym złego. Papierowa faktura jest namacalnym dokumentem, dowodem zawarcia transakcji sprzedaży. Ma ona jednak i swoje minusy chociażby ze względu na konieczność archiwizacji, (co wymaga poniesienia wydatków) przez okres czasu do końca przedawnienia podatkowego.
Wracając do e-faktury – gdzie można odnaleźć tego typu fakturę? Gdzie ona funkcjonuje?
Platforma Elektronicznego Fakturowania
Można by rzec, że pierwszą, publiczną (nie komercyjną) ogólnodostępną platformą do wystawiania faktur elektronicznych (ustrukturyzowanych) była Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF). Jest ona przeznaczona dla zamawiających w zamówieniach publicznych i wykonawców tych zamówień. Faktury elektroniczne stosowane w PEF mają oczywiście swój format pliku, który powoduje elastyczność i automatyzm w obrocie taką fakturą w systemie PEF (pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami).
Co ciekawe PEF poza fakturami umożliwia obieg w tym systemie także i innym dokumentom takim jak noty księgowe, zamówienia, potwierdzenia odbioru i awiza.
PEF umożliwia także wystawianie faktur elektronicznych zawierających dodatkowe informacje, których zakres wykracza poza standard wykazywanych na fakturze danych w zamówieniach publicznych. Ponadto wymaga od podmiotów potwierdzenia odbioru faktury elektronicznej. PEF oferuje tzw. końcówkę API w celu integracji PEF z systemami księgowymi podmiotów zarejestrowanych w PEF w ramach wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych ustrukturyzowanych i innych ww. dokumentów.
Krajowy system e-Faktur
Kolejna publiczna platforma, w której funkcjonuje e-faktura (ustrukturyzowana) to Krajowy System e-Faktur (KSEF), który jest zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
KSEF to teleinformatyczny system, w którym sprzedawcy i odbiorcy wystawiają i odbierają faktury elektroniczne ustrukturyzowane. Na mocy art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dale ustawą o VAT) KSEF w stosunku do e-faktury realizuje niżej wymienione zadania.
| Do czego służy Krajowy System e-faktur |
| Lp. |
Wyjaśnienie zakresu działania |
| 1.. |
Nadawanie, zmiana bądź wycofanie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur |
| 2. |
Przesyłanie do wyselekcjonowanych podmiotów zawiadomień o nadaniu albo odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur |
| 3. |
Uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSEF |
| 4. |
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF |
| 5. |
Dostęp do wystawionych faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSEF |
| 6. |
Odbiór faktur ustrukturyzowanych w KSEF |
| 7. |
Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w KSEF |
| 8. |
Nadanie przez KSEF dla faktur ustrukturyzowanych unikalnego numeru identyfikującego daną fakturę w KSEF |
| 9. |
Analiza i kontrola prawidłowości danych zawartych w fakturach ustrukturyzowanych |
Atuty e-faktury
Posługiwanie się e-fakturą ma swoje niewątpliwe atuty. Oto niektóre z nich:
- zwiększenie udziału faktur ustrukturyzowanych w obiegu gospodarczym,
- usprawnienie – przyspieszenie procesu wystawiania faktur,
- możliwość integracji systemów typu KSEF czy PEF z systemami księgowymi przedsiębiorcy i podmiotami administracji publicznej,
- możliwość utworzenia automatycznej synchronizacji – odbioru e-faktur w połączeniu z ich księgowaniem w systemie księgowym przedsiębiorcy,
- przyspieszenie niektórych postępowań administracyjnych z uwagi na dostęp do faktur wystawianych przez podatników (zwrot VAT, ulga na złe długi, inne postępowania),
- jeden standard faktury zmniejszy ilość błędów formalnych na wystawianej fakturze,
- polepszenie obiegu dokumentów pomiędzy podmiotami,
- w niektórych przypadkach obniżenie (patrząc długofalowo) kosztów fakturowania i przetwarzania informacji widniejących na fakturach ustrukturyzowanych,
- prosta archiwizacja e-faktur,
- rozwój informatycznych rozwiązań dotyczących e-faktur,
- wiele pozostałych.
Oczywiście funkcjonowanie e-faktur niesie ze sobą także i pewne minusy niemniej są to podstawowe kwestie, bez których e-faktura nie mogłaby występować w obrocie gospodarczym. Chodzi tutaj m.in. o wdrożenia i aktualizacje w systemach komputerowych, które mają za zadanie dostosować systemy podmiotów do wystawiania i odbioru e-faktur (ustrukturyzowanych).
Są to znaczne wydatki, nie mówiąc o przeszkoleniach pracowników i innych osób odpowiedzialnych za zajmowanie się kwestiami technicznymi w tym zakresie. To w końcu znaczne wydatki na reorganizację całego procesu wystawiania i odbierania faktur elektronicznych. Natomiast bez tego elementu nie byłoby możliwe ani wdrożenie, ani funkcjonowanie e-faktury.
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zmianami obowiązującymi od 1 lutego 2026r.).
Ustawa z dnia 16.06.2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598 z późn. zm.).
Ustawa z dnia 5.08.2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2025 r. poz. 1203).
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).
Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236).
