Znaczne wątpliwości w zakresie dokumentowania wydatków mają osoby fizyczne, które podjęły, ale i które już prowadzą działalność nierejestrowaną. Działalność ta, bowiem nie stanowi wykonywania działalności gospodarczej.
Do czego więc odnieść się, aby określić, w jaki sposób dokumentować wydatki w działalności nierejestrowanej?
|
Spis treści:
- Działalność nierejestrowana
- Cechy działalności nierejestrowanej
- Czym jest wydatek w działalności nierejestrowanej
- Dokumentowanie wydatków w działalności nierejestrowanej
|
Działalność nierejestrowana
Działalność nierejestrowana to taka działalność, która nie posiada cech działalności gospodarczej a przychody miesięczne z niej uzyskane mieszczą się w ustawowym limicie.
Działalność nierejestrowaną może prowadzić jedynie osoba fizyczna nieprowadząca w jakiejkolwiek formie działalności gospodarczej. Wspólnicy jakichkolwiek spółek nie posiadają uprawnień do prowadzenia działalności nierejestrowanej.
Zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236 zwanej dalej ustawą – Prawo przedsiębiorców) nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, jeżeli:
- przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia (w 2025r. limit ten wynosi 3 499,5 zł), oraz
- osoba fizyczna podejmująca działalność nierejestrowaną nie wykonywała działalności gospodarczej w okresie ostatnich 60 miesięcy.
|
UWAGA!
Jeżeli przychód z działalności nierejestrowanej przekroczy w danym miesiącu kwotę 75% z minimalnego wynagrodzenia w danym roku wówczas działalność ta staje się działalnością gospodarczą, począwszy od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie ww. kwoty.
W takim wypadku osoba fizyczna składa wniosek o wpis tej działalności do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie ww. kwoty. |
Przychód należny w działalności nierejestrowanej to kwoty, które są należne ze sprzedaży prowadzonej w ramach tej działalności nawet, gdy jeszcze nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. Osoba fizyczna wykonująca działalność nierejestrowaną może dobrowolnie zarejestrować tę działalność jako działalność gospodarczą. Niemniej będzie wówczas podlegała pod wszelkie regulacje dotyczące działalności gospodarczej.
Cechy działalności nierejestrowanej
Prowadzenie działalności nierejestrowanej ma swoje niewątpliwe atuty niemniej osoba fizyczna prowadząca tego rodzaju działalność ma także i obowiązki względem administracji skarbowej i nie tylko.
Prowadzenie działalności nierejestrowanej zwalnia z poniższej wymienionych obowiązków:
- dokonania wpisu działalności do CEIDG,
- wystawiania faktur lub rachunków poza sytuacją żądania ich wystawienia przez nabywcę,
- rejestracji w ZUS i deklarowania i opłacania składek ZUS z tytułu prowadzenia tej działalności,
- rejestracji do VAT (jednak nie zawsze) i składania ewidencji i deklaracji JPK_V7X,
- regulowania w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy z tytułu prowadzenia tej działalności,
- prowadzenia księgowości (poza uproszczoną ewidencję przychodów),
- stosowania kasy fiskalnej w sytuacji, gdy przychód z tej działalności nie przekroczy w ciągu roku rocznego limitu sprzedaży na rzecz konsumentów – 20 000 zł.
|
UWAGA!
Przychody, jakie osoba fizyczna uzyskuje z działalności nierejestrowanej podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych według formy opodatkowania – skala podatkowa.
To powoduje, że osoba ta może skorzystać z kwoty wolnej od podatku, ale i możliwości odliczenia niektórych ulg podatkowych. |
Po zakończeniu roku kalendarzowego osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną ma obowiązek złożenia zeznania rocznego PIT-36 za ten poprzedni rok. W zeznaniu tym wykazuje osiągnięte przychody z działalności nierejestrowanej jak i wszelkie wydatki, które poniosła celem uzyskania tych przychodów i które oczywiście są związane z prowadzoną działalnością.
Należy wspomnieć o jeszcze jednej ważnej kwestii dotyczącej podatku VAT.
Osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną nie mają obowiązku rejestracji do VAT z uwagi na to, iż w ramach ww. limitu przychodów i tak nie przekroczą limitu zwolnienia podmiotowego z VAT - 200 000 zł (ze względu na nieprzekroczenie rocznej wartości sprzedaży w wysokości 200.000 zł). Jeżeli jednak podatnik rozpocznie sprzedaż towarów lub usług wymienionych w ustawie jako podlegające obligatoryjnie opodatkowaniu VAT wtedy będzie miał:
- obowiązek rejestracji do VAT,
- obowiązek wystawiania faktur sprzedaży z doliczonym podatkiem VAT,
- możliwość odliczenia VAT od otrzymanych faktur kosztowych,
- obowiązek składania ewidencji i deklaracji VAT – JPK_V7.
W takiej sytuacji (po obowiązku rejestracji do VAT) osoba fizyczna będzie miała takie same obowiązki jak każdy czynny podatnik VAT.
Czym jest wydatek w działalności nierejestrowanej
Wydatek w działalności nierejestrowanej to wszystko to, co zostało wydatkowane na cele działalności nierejestrowanej, ma związek z tą działalnością, przyczynia się do osiągania przychodów z tej działalności i został właściwie udokumentowany. I tutaj kłania się kwestia odpowiedniej dokumentacji wydatku poniesionego w działalności nierejestrowanej. Sprawa nie jest tak prosta i oczywista jakby mogło się wydawać. Dlaczego?
Dokumentowanie wydatków w działalności nierejestrowanej
Ani w ustawie – Prawo przedsiębiorców ani w ustawie z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163) na próżno szukać przepisów dotyczących jak dokumentować wydatki w działalności nierejestrowanej.
Natomiast każda osoba fizyczna, która prowadzi działalność nierejestrowaną ma obowiązek gromadzenia dowodów potwierdzających poniesienie wydatków związanych z tą działalnością. To na osobie fizycznej prowadzącej działalność nierejestrowaną spoczywa obowiązek właściwego udokumentowania poniesionych wydatków.
Ogólna zasada dokumentowania dowodów, ale w postępowaniu podatkowym zawarta w art. 181 ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111) mówi, że dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności:
- księgi podatkowe,
- deklaracje złożone przez stronę,
- zeznania świadków,
- opinie biegłych,
- materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin,
- informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej,
- materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
Nie ma natomiast wprost odniesienia do przykładów za pomocą, jakich dokumentów osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną ma właściwie udokumentować ich poniesienie.
Oczywistym natomiast jest, że dokumentowanie wydatków poniesionych w działalności nierejestrowanej może być udokumentowane:
- fakturami,
- fakturami uproszczonymi w tym paragonem imiennym,
- rachunkami,
- umowami,
- wyciągami bankowymi i dowodami zapłaty,
- innymi dokumentami, które będą stanowić dowody poniesienia wydatku (polisy, deklaracje, inne dokumenty).
Warto natomiast zweryfikować jak do kwestii dokumentowania wydatków w działalności nierejestrowanej podchodzi Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydawanych interpretacjach indywidualnych.
W interpretacji indywidualnej z dnia 28.03.2024r. o sygn. 0115-KDIT3.4011.71.2024.4.JS wskazano, że „(…) paragon nieimienny razem z wydrukowanym z Pani rachunku bankowego potwierdzeniem zapłaty może stanowić dowód poniesienia kosztu w działalności nierejestrowanej.
Nie jest jednak możliwe na etapie wydawania interpretacji indywidualnej dokonanie oceny czy paragony i dokumenty wewnętrzne stanowią dowód poniesionych kosztów. Ocena w tym zakresie jest możliwa dopiero po przeprowadzeniu postępowania podatkowego, którego częścią jest postępowanie dowodowe.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie rzeczywiście poniesione przez podatnika, racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów.
Podkreślam, że to na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia, że dany wydatek został faktycznie poniesiony i że spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu - w szczególności, że pozostaje on w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub możliwością powstania przychodu.
Podatnik ma zatem prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich poniesionych przez siebie wydatków, które nie zostały wymienione w art. 23 ww. ustawy - pod warunkiem, że ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów). Aby dany koszt mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi ponadto zostać prawidłowo udokumentowany.
Jak wyjaśniłem powyżej, przesłanką konieczną do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku przyczynowego pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Każdorazowa ocena wydatków poniesionych przez podatnika wymaga zatem dokonania indywidualnej analizy. (…)”.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przypomniał także ogólną zasadę wynikającą z Ordynacji Podatkowej, która mówi wprawdzie o dowodach w postępowaniu podatkowym, ale też wskazuje, że tymi przykładowymi dowodami są wyżej wymienione (art. 181 Ordynacji Podatkowej), ale też może być każdy dowód w sprawie.
Urzędy skarbowe wskazują natomiast jeszcze jedną pewną zasadniczą regułę, którą można się kierować w kwestii dokumentowania wydatków w działalności nierejestrowanej. Uznają, że jeżeli otrzymany dokument zawiera elementy przynajmniej faktury uproszczonej to można go uznać za dowód stanowiący udokumentowanie poniesionego wydatku na cele prowadzonej działalności nierejestrowanej. W świetle ustawy o VAT faktura uproszczona zawiera takie elementy jak:
- kolejny numer faktury,
- data wystawienia faktury,
- data sprzedaży,
- numery NIP sprzedawcy
- numer NIP nabywcy,
- nazwa towaru lub usługi,
- wysokość naliczonego rabatu, jeżeli miał miejsce,
- suma należności ogółem.
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061).
Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236).
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775).
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544).
Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061).
