Zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorca, w związku z realizacją kilku wymagających zleceń, decyduje się na zakup samochodu osobowego. Pojazd ten ma zostać sprzedany lub wycofany z działalności przed upływem roku i nie zostanie ujęty w ewidencji środków trwałych.
Jakie zasady rozliczania podatkowego będą miały zastosowanie w takiej sytuacji?
|
Spis treści:
- Samochód osobowy w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
- Koszty uzyskania przychodu w działalności
- Samochód osobowy nabyty do działalności na okres krótszy niż rok a koszty uzyskania przychodu
- Samochód osobowy nabyty do działalności na okres krótszy niż rok a odliczenie VAT
- Samochód osobowy nabyty do działalności na okres krótszy niż rok a ewentualna korekta VAT
- Pułapka w przypadku wycofania samochodu osobowego używanego w działalności krócej niż rok
|
Samochód osobowy w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
Zgodnie z art. 5a pkt 19a ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 zwanej dalej ustawą o PDOF) samochód osobowy to pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą.
Prawodawca wskazuje przy tym, iż samochodem osobowym nie są następujące grupy pojazdów o DMC do 3,5 ton:
- pojazdy samochodowe mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
- klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
- z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
- pojazdy samochodowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
- pojazdy specjalne, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że są one pojazdami specjalnymi, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:
- agregat elektryczny/spawalniczy,
- do prac wiertniczych,
- koparka, koparko-spycharka,
- ładowarka,
- podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
- żuraw samochodowy,
- pojazdy samochodowe, dla których na mocy specjalnego rozporządzenia określono odrębne warunki techniczne, których spełnienie pozwala na odliczenie 100% podatku VAT od nabycia i eksploatacji tegoż pojazdu.
Koszty uzyskania przychodu w działalności
Na mocy art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 zwanej dalej ustawą o PDOF) koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Wydatki uznane za koszty uzyskania przychodów pomniejszają wysokość podatku dochodowego natomiast nieuznane za koszty uzyskania przychodów nie obniżają wysokości tego podatku.
Wydatek uznany za koszt uzyskania przychodu musi spełniać poniższe przesłanki:
- został poniesiony na cele działalności gospodarczej,
- pomiędzy danym wydatkiem a przychodami istnieje związek przyczynowo – skutkowy,
- został poniesiony w celu osiągania i zachowania teraźniejszych przychodów a także zabezpieczenia przyszłych przychodów,
- nie może być poniesiony na cele prywatne,
- nie może być zwrócony w jakiejkolwiek formie (dotacje, subwencje, inne),
- nie występuje w ustawowym katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów,
- został właściwie udokumentowane.
|
UWAGA!
Podatnik jest odpowiedzialny za zasadność każdego poniesionego wydatku w firmie. Uzasadnienie, dlaczego ten wydatek był konieczny w danej działalności spoczywa na podatniku. |
Wydatek na cele firmowe musi być racjonalnie uzasadniony i dobrze, aby był właściwie udokumentowany. W przypadku wydatków wątpliwych dla danego rodzaju działalności warto złożyć wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej i dokładnie opisać okoliczności poniesienia danego wydatku w działalności.
Samochód osobowy nabyty do działalności na okres krótszy niż rok a koszty uzyskania przychodu
Przedsiębiorca, który chce użytkować samochód osobowy (niestanowiący towar handlowy) w działalności w okresie krótszym niż rok musi pamiętać o kilku kwestiach.
Niniejszy wywód dotyczy sytuacji, w której samochód osobowy został nabyty na podstawie faktury, faktury VAT-MARŻA czy umowy kupna sprzedaży i oczywiście przedsiębiorca chce użytkować to auto krócej aniżeli 12 miesięcy. W takim wypadku nie ma obowiązku wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych, ale może tego dokonać na zasadzie dobrowolności.
Gdyby jednak przedsiębiorca nie wprowadził go do ewidencji środków trwałych to przy założeniu, że będzie używał go krócej niż rok – ma prawo zaliczyć całą wartość nabycia (bez VAT, jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT) w koszty uzyskania przychodów. Co więcej przedsiębiorcy nie obowiązuje nawet art. 23 ust. 1 pkt 4 lit b ustawy o PDOF, który mówi, że kosztem uzyskania przychodu nie są odpisy amortyzacyjne z tytułu zużycia samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:
- 225.000 zł - w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym oraz w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem napędzanym wodorem,
- 150.000 zł - w przypadku pozostałych samochodów osobowych.
Dzieje się tak, dlatego, że samochód osobowy będzie używany krócej niż rok, nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych a więc jest ujęty jednorazowo w koszty firmy, co skutkuje tym, że nie stosuje się już wobec niego naliczania i ujmowania odpisów amortyzacyjnych.
W nawiązaniu do art. 23 ust. 1 pkt 46 i 46a ustawy o PDOF, jeżeli chodzi o wydatki eksploatacyjne to przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki dotyczące używania w działalności takiego samochodu osobowego w wysokości:
- 75% z kwoty brutto z faktury za taki wydatek w przypadku podatnika zwolnionego z VAT,
- 75% z kwoty netto + 50% VAT z faktury za taki wydatek w przypadku czynnego podatnika VAT użytkującego samochód w działalności i prywatnie,
- 100% z kwoty netto z faktury za taki wydatek w przypadku czynnego podatnika VAT użytkującego samochód tylko w działalności.
Samochód osobowy nabyty do działalności na okres krótszy niż rok a odliczenie VAT
Czynni podatnicy VAT zastanawiają się, ile mogą odliczyć podatku VAT w przypadku nabycia i eksploatacji samochodu osobowego, który ma być używany krócej niż rok (nie zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych).
Co interesujące – odliczenie podatku VAT naliczonego z faktur za nabycie i eksploatację samochodu osobowego, używanego w działalności krócej niż rok będzie odbywało się na takich samych zasadach, co samochodu osobowego stanowiącego środek trwały, a więc:
- 100%, jeżeli nabyty samochód ma być zgłoszony do urzędu skarbowego jako użytkowany tylko w działalności oraz ma być zaprowadzona ewidencja kilometrów VAT (bez znaczenia jest fakt użytkowania tego samochodu krócej niż rok),
- 50%, jeżeli nabyty samochód ma być używany w działalności i prywatnie.
Samochód osobowy nabyty do działalności na okres krótszy niż rok a ewentualna korekta VAT
Nabycie samochodu osobowego do firmy na okres krótszy niż rok może czasami wiązać się z obowiązkiem skorygowania podatku VAT nieodliczonego przy jego zakupie.
Warto w tym miejscu ponownie podkreślić, iż jeżeli mowa o ewentualnej sprzedaży lub wycofaniu nabytego do firmy samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego (używanego w działalności krócej niż rok) to skutki w VAT są takie same jak w przypadku środków trwałych.
Jeżeli przedsiębiorca odliczył 50% podatku VAT przy zakupie tego samochodu osobowego a przed upływem roku dokonuje jego wycofania lub sprzedaży wówczas będzie zobligowany do dokonania korekty VAT nieodliczonego (będzie mógł dokonać odliczenia VAT), ale w wysokości proporcjonalnie przypadającej do końca okresu korekty, który wynosi 60 miesięcy w przypadku samochodu osobowego o wartości początkowej powyżej 15 000 zł.
W przypadku samochodu osobowego o wartości początkowej nieprzekraczającej 15.000 zł ww. korekty podatnik dokonuje, jeżeli sprzedaż lub wycofanie nastąpiła w okresie 12 miesięcy, licząc od miesiąca, w którym odpowiednio nabyto, dokonano importu lub oddano do używania ten samochód.
Pułapka w przypadku wycofania samochodu osobowego używanego w działalności krócej niż rok
Przedsiębiorca używający w działalności samochód osobowy krócej niż rok, który nie wprowadził do ewidencji środków trwałych musi uważać w sytuacji, gdy zdecyduje się na jego wycofanie z działalności. Dlaczego?
|
UWAGA!
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o PDOF kosztami uzyskania przychodów nie są wydatki poniesione na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych - w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa. |
Tak, więc w miesiącu wycofania samochodu osobowego z działalności (używanego krócej niż rok i niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych) przedsiębiorca niestety ma obowiązek dokonać korekty kosztów in minus o całą wartość tego samochodu.
Potwierdza to stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wyrażone w interpretacji indywidualnej z dnia 25.05.2018r. o sygn. 0112-KDIL3-3.4011.165.2018.1.KP – „(…) Jeśli przewidywany okres używania tego składnika majątku, na potrzeby związane z działalnością, jest równy lub krótszy niż rok, to wydatki na jego nabycie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia.
Należy jednak podkreślić, że zgodnie z treścią art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych - w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.
Zatem wykorzystywanie do celów osobistych samochodu osobowego zaliczonego do zużywających się stopniowo składników majątku powoduje konieczność korekty kosztów uzyskania przychodów.
Korekta kosztów dotyczy całej kwoty wydatków na nabycie opisanego we wniosku samochodu. Dyspozycja powołanego powyżej przepisu art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy wyraźnie odnosi się do wydatków na nabycie rzeczowych składników majątku niezaliczonych do środków trwałych.
Jeżeli wydatki na nabycie rzeczowego składnika majątku zużywającego się stopniowo w postaci samochodu osobowego Wnioskodawca zaliczy ze względu na jego przewidywany okres używania krótszy niż rok bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów (zatem nie zaliczy go do środków trwałych), a następnie przed upływem roku wycofa go z działalności gospodarczej i przekaże na cele osobiste, to będzie zobowiązany skorygować koszty uzyskania przychodów o całą kwotę wydatków na jego nabycie uprzednio zaliczoną w ich ciężar.
W konsekwencji - Wnioskodawca będzie zobowiązany do dokonania korekty kosztów uzyskania przychodów obejmujących wydatki na nabycie niniejszego samochodu osobowego. (…)”.
W takiej sytuacji przedsiębiorca może zdecydować się na sprzedaż samochodu osobowego przed upływem roku, zamiast jego wycofania z działalności.
Jeżeli jednak zdecyduje się na wycofanie pojazdu z działalności gospodarczej przed upływem roku, to w przypadku jego sprzedaży w ciągu kolejnych 6 lat będzie mógł – w miesiącu dokonania tej sprzedaży – ponownie zaliczyć pełną wartość nabycia auta do kosztów uzyskania przychodów.
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361).
Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061)
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
