1. Automatyczne księgowanie wystawionych faktur
2. Automatyczne naliczanie list płac i rachunków
3. Ryczałt, KPiR i pełna księgowość
4. Integracja z KSeF
5. Wsparcie księgowych
Opublikowano: 14.11.2023
W przypadku osób fizycznych uzyskanie dostępu do KSeF jest proste – wystarczy zalogować się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym. W przypadku osób prawnych jest to już bardziej skomplikowane. Aby uzyskać dostęp osoba prawna (np. spółka z o.o.) może zalogować się przy użyciu pieczęci kwalifikowanej – jest to jednak rzadko wykorzystywane i drogie rozwiązanie. Drugim i bezpłatnym sposobem jest złożenie wniosku ZAW-FA.
|
Spis treści:
|
Najpierw pobierzmy wzór zawiadomienia ze strony ministerstwa, spod tego adresu:
https://www.podatki.gov.pl/vat/formularze-do-druku-vat/#headingItem037
Lub tym linkiem bezpośrednio do wniosku:
https://www.podatki.gov.pl/media/8968/zaw-fa-02-08.pdf
Wniosek nie może być wypełniony elektronicznie ani nie można go wysłać przez e-PUAP. Należy go wydrukować i wypełnić ręcznie.
Wypełnimy wniosek na przykładzie spółki z o.o., która udziela uprawnienia do KSeF osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą.
W poz. 1 wpisujemy nr NIP spółki, która składa formularz, czyli podmiotu, który chce nadać innej osobie uprawnienia do KSeF.
Poz. 4 wypełniamy, jeśli składany formularz jest kolejnym egzemplarzem, np. gdy wnioskujemy o nadanie uprawnień dla kilku osób jednocześnie. Wpisujemy zatem kolejny nr egzemplarza i obok sumę formularzy składanych w tym momencie.
Poz. 5 zawiera dane Urzędu Skarbowego, do którego składamy wniosek, będzie to zazwyczaj urząd, w którym spółka dokonuje firmowych rozliczeń podatkowych,
W poz. 6 zaznaczamy powód składania wniosku. Wybieramy poz. 6.1 jeśli nadajemy uprawnienia bądź poz. 6.2 w przypadku odebranie tych uprawnień przez podatnika- osobę prawną.
W sytuacji, gdy osoba fizyczna ma podpis kwalifikowany niezawierający nr. NIP ani PESEL (może się to zdarzyć zwykle w przypadku osób z zagranicy), w takim wypadku oznaczamy właśnie poz. 6.3, aby uwierzytelnić ten podpis.
Kolejnym krokiem jest uzupełnienie danych podatnika, czyli firmy składającej zawiadomienie – w naszym przypadku spółki z o.o. Zgodnie z powodem złożenia formularza w przypadku zaznaczenia poz. 6.1 lub 6.2 oznaczyć należy odpowiednio poz. 7.1 lub 7.2 – w naszym przypadku zaznaczamy „podmiot niebędący osobą fizyczną”.
Jeśli celem złożenia zawiadomienia jest zgłoszenie danych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny bez NIP i PESEL, którym będzie się posługiwała osoba fizyczna wskazana w sekcji oznaczamy odpowiednio poz. 7.3
Poz. 8 wypełniona zostaje danymi firmy (nazwą) bądź imieniem i nazwiskiem, jeśli wniosek składa osoba fizyczna.
Odpowiednio poz. od 9 do 19 powinny zawierać informacje o danych adresowych podmiotu składającego zawiadomienie, czyli naszej spółki.
Kolejne pozycje dokumentu dotyczą danych osoby, której nadajemy uprawnienia, będzie to zawsze osoba fizyczna.
Zależnie od tego jakim nr identyfikacyjnym posługuje się osoba zaznaczamy poz. 20.1 lub 20.2. W przypadku, gdy dana osoba nie posiada numeru identyfikacyjnego oznaczamy poz. 20.3. Dotyczyć będzie to najczęściej nierezydenta.
W poz. 21 wpisujemy nr identyfikatora zgodnie z wyborem (NIP lub PESEL).
W naszym przypadku zaznaczylibyśmy pole 20.1 i wpisali NIP w pole 21.
Poz. 22 i 23 to Imię i Nazwisko osoby, której nadajemy uprawnienia.
Dla osób nie posiadających numeru NIP ani PESEL należy uzupełnić poz. 24, 25, 26, 27. Jeśli dana osoba posiada NIP lub PESEL to nie wypełniamy tych pól.
Odpowiednio w pozycjach od 28 do 36 wypełniamy dane adresowe oraz opcjonalnie kontakt e-mailowy osoby fizycznej, której nadajemy uprawnienia.
Poz. 36 wypełniamy, jeśli zawiadomienie dotyczy osoby fizycznej, która posiada podpis kwalifikowany bez numeru NIP czy też PESEL. W tym miejscu należy wpisać unikalne dane identyfikujące podpis kwalifikowany tej osoby. Dotyczy to sytuacji, gdy wcześniej dokonaliśmy oznaczenia w części A poz. 6.3
W naszym przypadku pominiemy to pole.
Poz. Od 40 do 63 wypełnia odpowiednio osoba lub osoby reprezentujące podatnika/podmiot składający zawiadomienie. Znajduje się tu miejsce na sześć podpisów, większa liczba osób reprezentująca podmiot wymaga złożenia kolejnego zawiadomienie ZAW-FA.
W naszym przypadku, gdy spółkę z o.o. reprezentuje prezes zarządu – wpiszemy jego dane – imię, nazwisko, stanowisko w pola 40-42, zaś w polu 43 złożony zostanie jego podpis.
Tak wypełnioną (ręcznie) i podpisaną deklarację należy wysłać na adres urzędu skarbowego odpowiedniego dla naszej spółki.
Jeśli podaliśmy adres e-mail osoby nadającej uprawnienia i przyjmującej uprawnienia, to po zatwierdzeniu wniosku przez urząd skarbowy otrzymamy informację z potwierdzeniem:
Od tego momentu możemy korzystać z KSeF.
https://www.podatki.gov.pl/ksef/
Choć KSeF umożliwia wystawianie faktur bezpośrednio przez stronę internetową, to rozwiązanie zaproponowane przez Ministerstwo jest bardzo toporne w obsłudze. Nie pozwala na zapamiętanie kartoteki kontrahentów, nie ułatwia w żaden sposób wystawiania faktur, nie pozwala na wygenerowanie choćby najprostszych raportów czy podsumowania sprzedaży za cały okres, nie pozwala też na importowanie faktur jako księgowania.
Z tego powodu do obsługi KSeF zalecamy skorzystanie z programów do fakturowania, np. takich jak Systim.pl:
Dokładna instrukcja integracji Systim z KSeF znajduje się pod tym adresem:
Autor:
Beata Tęgowska
Ludzkie podejście, miła obsługa, dopracowany program.
Niemalże codziennie widzę zmiany w systemie, ostatnio nawet ulepszona została szata graficzna. Oby tak dalej, cieszę się że mogę z Wami współpracować, bo widać, że zarówno pracownicy obsługi klienta jak i dbający o jakość produktu nie spoczywają na laurach.
Obsługa drukarki fiskalnej i integracja Allegro z Systim - czysta bajka. Polecam i dziękuję.
Systim to ciągle rozwijające się narzędzie, a dodatkowo na zamówienie wprowadzono bardzo ważną dla mnie funkcję, to niesamowite. Polecam testować, program jest niezawodny.
Obsługa pełnej księgowości, dzięki Systim jest niewiarygodnie prosta. Polecam.
... to jedyny program do wystawiania faktur online z którego mogę bez problemu wydrukować kilkanaście faktur na raz, bez żadnych problemów z marginesami czy ustawieniami przeglądarki ...
Bardzo dziękuję za wprowadzenie obsługi drukarek fiskalnych - w końcu mogę wszystko robić w jednym programie, a nie w trzech jak dotychczas.
... to dokładnie to czego szukałam [...] a w momencie, gdy zabrakło mi ważnej funkcji, szybko wprowadzono ją na zamówienie ...
Cieszę się zmianami jakie ciągle wprowadzacie. Program zrobił ogromny postęp wizualny i funkcjonalny względem samego początku i duży plus za ciągły rozwój. Ciesze się, że śledzicie Państwo na bieżąco przepisy prawa i wymagane obowiązki, dzięki czemu program ciągle jest aktualny z zobowiązującymi przepisami, a zmiany trafiają do systemu dużo szybciej i mogę się z nimi zapoznać. Szacunek do klienta i indywidualne podejście, to Was bardzo wyróżnia.
Szybka faktura dla klienta? Z Systim to nic prostszego, dlatego wybrałem właśnie ten program. Dużą zaletą jest też to, że jest to również program do KPiR i wystawiania umów.
Good job! Program niezastąpiony w naszej firmie od lat. Wystawianie faktur to jedno kliknięcie myszką.
... Bardzo, bardzo dziękuję! udało się dodać zwolnienie - wszystko jak Państwo piszą, przepraszam, że byłam taka uciążliwa, ale to pierwsza lista płac, którą tworzę (u Was) i stąd wiele pytań... system jest ogólnie świetny a wsparcie techniczne chyba najlepsze na jakie trafiłam :):) ...
Gdy zakładałam firmę nawet nie wiedziałam jak wystawić fakturę. Z Systim okazało się to wręcz śmiesznie proste.
Świetny program, bardzo przyjazny i czytelny dla użytkownika. Poleciłam program paru znajomym firmom w Warszawie. Filmy instruktażowe bardzo pomocne. Dziękujemy.
Po przejściu przez wszystkie funkcjonalności programu - jest to nieporównywalny mechanizm we wszystkim.
Program nie jest doskonały, natomiast jest najpełniejszy ze wszystkich, jakie testowaliśmy. Nikt inny nie proponuje tyle rozwiązań co Systim.
Zaufałem Wam i nie żałuje, dobra robota! Program ciągle doskonalony, wszystkie wątpliwości lub braki - rozwiązywane przez Państwa w kilkaście minut, pomoc techniczna - natychmiastowa. Nie znam lepszego programu za taką cenę i tak dobrej obsługi technicznej, to dobrze o Was świadczy.
Ja przy Systimie zostaję na stałe, ze względu na funkcjonalność i bardzo dobry kontakt z obsługą techniczną.
Systim to doskonały program do faktur online, pozwalający na komunikację między naszymi biurami w całej Polsce i za granicą.
W końcu program, w którym mogę zarządzać kilkunastoma magazynami w całej Polsce. Dziękuję.
... w końcu znalazłem narzędzie które pozwoliło zinformatyzować moją firmę, i to tak niewielkim kosztem ...
Dziękuję za możliwość założenia własnego sklepu internetowego wraz z pełną obsługą programu Systim. Dziękuję również za wprowadzenie możliwości zmiany wizualnej sklepu - kody CSS i JavaScript. Jesteście najlepsi w swojej branży :)
Zaufałem Wam i nie żałuje, dobra robota! Program ciągle doskonalony, wszystkie wątpliwości lub braki - rozwiązywane przez Państwa w kilkaście minut, pomoc techniczna - natychmiastowa. Nie znam lepszego programu za taką cenę, to dobrze o Was świadczy.
... myśląc o rozwoju firmy potrzebujemy nie programu komputerowego, ale partnera, który rozumie potrzeby firmy z sektora MSP ...
Nowości prawne wdrażane są błyskawicznie, a obsługa klienta rozwiąże każdy problem.
... porównanie cenników mówi samo za siebie [...] przeszliśmy na program do faktur Systim bo po prostu jest taniej ...
Dziękuję serdecznie za szybkie rozwiązanie problemu. Od początku naszej współpracy macie nastawienie pro-klient, stąd zawsze polecam i dalej będę Wasze usługi.
Systim to nie tylko program do faktur, ale też księgowość internetowa, magazyn i płatności - dlatego jego wybór jest czymś oczywistym dla każdej rozwijającej się firmy.
Na rynku są różne programy magazynowe, ale wśród nich Systim wyróżnia się wygodą obsługi, szybkością działania i niezawodnością. Polecam.
Dołącz do naszych subskrybentów i otrzymuj najświeższe informacje na temat Systim.
