Pracodawcy są zobowiązaniu do ustalenia prawidłowej wysokości pracowniczych kosztów uzyskania przychodów w momencie, kiedy zatrudniają nowego pracownika na podstawie stosunku pracy. W trakcie trwania umowy o pracę są zobligowani do uwzględnienia zmian w kwestii prawa do pracowniczych kosztów uzyskania przychodów, jeżeli takie zaistnieją.
Oczywiście potencjalny pracownik oraz aktualny pracownik muszą przedłożyć stosowne dokumenty zgodne ze stanem faktycznym, co do prawa lub nie do pracowniczych kosztów uzyskania przychodów. Pracodawca na tej podstawie ma obowiązek ocenić, czy pracownik ma prawo do kosztów uzyskania przychodów i czy ma prawo do standardowych kosztów a może do podwyższonych.
|
Spis treści:
- Koszty pracownicze
- Wyjątek od reguły
- Brak prawa do pracowniczych podwyższonych kosztów pracowniczych
- Wypłata wynagrodzenia po dniu rozwiązania lub ustania stosunku pracy
- Wyjątkowy przypadek – śmierć pracownika
|
Koszty pracownicze
Koszty pracownicze to koszty uzyskania przychodów, które ustawowo są należne pracownikowi, jeżeli osiąga przychody ze stosunku pracy. Prawo do kosztów pracowniczych przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę niezależnie od wymiaru czasu pracy i wysokości otrzymywanego wynagrodzenia.
Koszty pracownicze są limitowane w skali miesiąca i w skali w roku. Oznacza to tyle, że kwota kosztów pracowniczych miesięcznie albo rocznie nie może przekroczyć ustawowych limitów. Dlaczego jest to tak istotne? Koszty pracownicze pomniejszają podstawę podatku dochodowego od wypłacanego wynagrodzenia. Stąd w zeznaniu rocznym PIT-36 albo PIT-37 pracownik nie może odliczyć większej kwoty kosztów niż określona została w ustawie.
Wysokość kosztów pracowniczych przedstawiono w poniższej tabeli.
| Pracownicze koszty uzyskania przychodów |
| Standardowe |
Podwyższone |
| Miesięcznie |
Rocznie |
Miesięcznie |
Rocznie |
| 250 zł |
3 000 zł - wynagrodzenie z jednego stosunku pracy |
300 zł |
3 600 zł - wynagrodzenie z jednego stosunku pracy |
| 4 500 zł – wynagrodzenie z więcej niż jednego stosunku pracy |
5 400 zł – wynagrodzenie z więcej niż jednego stosunku pracy |
Wyjątek od reguły
Zgodnie z art. 22 ust. 11 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 zwanej dalej ustawą o PDOF), jeżeli roczne koszty pracownicze (ustawowe limity) są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu:
- autobusowego,
- kolejowego,
- promowego lub
- komunikacji miejskiej
- w rocznym rozliczeniu podatku (rocznym zeznaniu) koszty te mogą być przyjęte przez pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.
Brak prawa do pracowniczych podwyższonych kosztów pracowniczych
Są pewne wyjątkowe sytuacje, w których pracownik nie ma prawa do pracowniczych kosztów uzyskania przychodów albo ma prawo, ale tylko do części kwoty tych kosztów.
Pierwszy podstawowy przypadek, w którym pracownik nie będzie miał prawa do pracowniczych kosztów uzyskania przychodów to rezygnacja pracownika z tych kosztów. Aby to uczynić pracownik musi złożyć wniosek o rezygnację z potrącania pracowniczych kosztów uzyskania przychodów. Rezygnacja może być przedłożona pracodawcy w formie pisemnego oświadczenia (nie ma ustawowego wzoru) albo w formie formularza PIT-2.
Pracodawca, który otrzyma rezygnację ze stosowania jakichkolwiek pracowniczych kosztów uzyskania przychodów nalicza pracownikowi wynagrodzenie już bez uwzględnienia tych kosztów od dnia, w którym ono wpłynęło do pracodawcy.
|
UWAGA!
W nawiązaniu do art. 32 ust. 6 ustawy o PDOF jeżeli pracownik złoży pracodawcy wniosek o obliczanie zaliczek na podatek dochodowy PIT-4R (podatek od wynagrodzenia) bez stosowania:
- zwolnienia z podatku dochodowego (miesięczna kwota wolna od podatku 300 zł),
- miesięcznych kosztów uzyskania przychodów (250 zł albo 300 zł)
- płatnik oblicza zaliczki bez stosowania tego zwolnienia lub tych kosztów. |
Wniosek o rezygnację ze stosowania pracowniczych kosztów uzyskania przychodów z umowy o pracę musi zawierać przynajmniej takie dane jak:
- imię i nazwisko pracownika i adres jego zamieszkania,
- identyfikator podatkowy pracownika,
- data i miejscowość sporządzenia wniosku,
- nazwa, adres i identyfikator podatkowy zakładu pracy,
- treść oświadczenia taka jak np.: „Na mocy art. 32 ust. 6 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 zwanej dalej ustawą o PDOF) składam wniosek o obliczenie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od mojego wynagrodzenia bez zastosowania pracowniczych, miesięcznych kosztów uzyskania przychodów: 250 zł zgodnie z art. 22 ust. 2 pkt 1 UPDOF lub 300 zł zgodnie z art. 22 ust. 2 pkt 3 UPDOF”,
- podpis pracownika.
Drugi podstawowy przypadek, w którym pracownik nie ma prawa do pracowniczych kosztów uzyskania przychodów to uzyskiwanie przychodów zwolnionych z podatku dochodowego od osób fizycznych przez pełny miesiąc pracy. Chodzi tu o przychody zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie:
- ulgi dla pracującego seniora,
- ulgi dla młodych,
- ulgi dla rodzin wielodzietnych,
- ulgi dla osób do ukończenia 26 roku życia.
Natomiast zgodnie z art. 22 ust. 3b ustawy o PDOF w przypadku, gdy pracownik osiąga przychody objęte ww. zwolnieniami i przychody podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym wówczas koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy stosuje się w wysokości nieprzekraczającej tej części przychodów z danego źródła, która podlega opodatkowaniu.
Co to oznacza w praktyce? Jeżeli przez część roku pracownik osiągał przychód ze stosunku pracy opodatkowany a przez część zwolniony to pracownik ma prawo do zastosowania w zeznaniu rocznym PIT-37 albo PIT-36 pracowniczych kosztów w kwocie rocznego limitu tych kosztów o ile koszty te nie będą wyższe od uzyskanych za ten rok przychodów ze stosunku pracy podlegających opodatkowaniu (jeżeli będą wyższe to wysokość kosztów pracowniczych będzie ograniczona do wysokości tych przychodów).
Ostatni fundamentalny przypadek ograniczenia możliwości naliczania kosztów uzyskania przychodów jest taki, że pracownik nie uzyskuje w ogóle przychodów ze stosunku pracy. Taka sytuacja może wystąpić przykładowo, gdy:
- pracownik pełny miesiąc jest na zwolnieniu lekarskim i otrzymuje za ten miesiąc zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczy, świadczenie rehabilitacyjne, zasiłki wyrównawcze lub inne zasiłki z ubezpieczeń społecznych (chorobowego, wypadkowego) – zasiłki te nie są przychodem ze stosunku pracy a stanowią przychód z innych źródeł,
- pracownik przebywa pełny miesiąc na urlopie wychowawczym, opiekuńczym,
- pracownik przebywa pełny miesiąc na urlopie bezpłatnym,
- pracownik odbywa karę pozbawienia wolności i okres ten obejmuje pełny miesiąc,
- pracownik przez pełny miesiąc nie świadczy pracy (lub świadczy ją wadliwie, przestój w pracy nastąpił z winy pracownika, pracownik nie stawia się do pracy itd.).
Wypłata wynagrodzenia po dniu rozwiązania lub ustania stosunku pracy
Warto wspomnieć też o zupełnie innym, częstym przypadku występującym w praktyce kadrowej. Jeżeli pracodawca wypłaca pracownikowi wynagrodzenie po dniu rozwiązaniu stosunku pracy, wówczas tracą moc wszelkie oświadczenia i wnioski, jakie pracownik złożył przed i w trakcie zatrudnienia.
To z kolei oznacza, że naliczając wynagrodzenie wypłacone po dniu rozwiązania umowy o pracę pracodawca może zastosować tylko standardowe koszty uzyskania przychodu nawet, jeżeli pracownik miał prawo w trakcie trwania stosunku pracy do podwyższonych kosztów pracowniczych.
Wyjątkowy przypadek – śmierć pracownika
Pracownikowi, któremu należało się wynagrodzenie ze stosunku pracy, ale przed wypłatą tego wynagrodzenia pracownik zmarł, wówczas przychód ten nie stanowi już przychodu ze stosunku pracy a następuje zmiana kwalifikacji prawnej tego przychodu na przychód z praw majątkowych. Przychód z praw majątkowych jest należny dla osób uprawnionych do renty rodzinnej po zmarłym pracowniku.
Pracodawca naliczając wynagrodzenie po zmarłym pracowniku osobom uprawnionym, które to stanowi już przychód z praw majątkowych (po śmierci pracownika) nie stosuje już w ogóle kosztów pracowniczych (ani standardowych, ani podwyższonych).
Autor:
Krzysztof Ulicki
Żródła:
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277).
Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061).
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
