Nadchodzi elektroniczna księgowość PIT. Nowe rozporządzenia MF

Od 1 stycznia 2026 r. część podatników PIT będzie musiała prowadzić księgi wyłącznie elektronicznie. Nowe obowiązki obejmą m.in. podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR), ewidencję przychodów oraz wykaz środków trwałych, wszystko z myślą o przesyłaniu danych w strukturach JPK.

Cyfrowy obowiązek dla wybranych już od 2026 r.

Na początek obowiązek obejmie podatników PIT, którzy są zobowiązani do składania plików JPK_V7M, czyli prowadzących rozliczenia VAT w trybie miesięcznym. Ta grupa już za 2026 rok, czyli w 2027 r. prześle swoje księgi w ustrukturyzowanej formie do urzędów skarbowych.

Pozostali podatnicy składający JPK_VAT (składający JPK_V7K – kwartalnie) zostaną objęci tym obowiązkiem rok później, tj. od 1 stycznia 2027 r.

Nowe rozporządzenia i wzory ewidencji

W Dzienniku Ustaw ukazały się trzy rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r.:

• w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów,
• w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
• w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Nowe rozporządzenia wchodzą w życie 1 stycznia 2026 r.

PKPiR tylko elektronicznie i z dodatkowymi kolumnami

Od 2026 r. podatkowa księga przychodów i rozchodów będzie musiała być prowadzona wyłącznie za pomocą programu komputerowego. Wprowadzono też zmiany w jej wzorze – pojawi się m.in.:

• kolumna na numer faktury z KSeF,
• kolumna na NIP (identyfikator podatkowy) kontrahenta.

Zniesiona również zostanie:

• możliwość prowadzenia uproszczonej PKPiR dla rolników prowadzących gospodarstwo rolne bez zatrudnienia pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujących działalność gospodarczą osobiście lub z udziałem członków rodziny w ramach wspólnego gospodarstwa domowego, jeżeli ich roczny przychód nie przekracza 10 000 zł,
• możliwość dokonywania zapisów w PKPiR na podstawie ewidencji sprzedaży VAT – podatnicy będą zobowiązani do każdorazowego ujmowania transakcji na podstawie odpowiednich dokumentów źródłowych,
• możliwość księgowania wydatków na podstawie paragonów (np. zakup środków czystości, materiałów BHP, materiałów biurowych) oraz wewnętrznych dowodów zakupu materiałów pomocniczych wystawianych przy zakupach w jednostkach handlu detalicznego,
• obowiązek podpisywania spisu z natury przez osoby go sporządzające – od 2026 r. wystarczający będzie podpis właściciela (lub wspólników).

W nowym rozporządzeniu ujednolicono również termin dokonywania wpisów do PKPiR. Niezależnie od tego, czy podatnik prowadzi księgę samodzielnie, czy korzysta z biura rachunkowego, po 1 stycznia 2026 r wpisy będą musiały być dokonywane najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpił przychód lub wydatek.

Nowelizacja zmieni także sposób korygowania danych z raportów fiskalnych dobowych i miesięcznych – zamiast dotychczasowego opisu korekty na odwrocie raportu, korekta będzie prowadzona na podstawie specjalnego dowodu wewnętrznego.

Przykład

Przedsiębiorca rozliczający się na zasadach ogólnych (PKPiR) i składający JPK_V7M będzie musiał od 1 stycznia 2026 r. prowadzić swoją księgę przy użyciu programu księgowego. Za cały 2026 rok będzie zobowiązany przesłać ją do urzędu skarbowego w formacie JPK_PKPIR najpóźniej do 30 kwietnia 2027 r., równolegle z rocznym zeznaniem podatkowym PIT. Jeśli wystawi fakturę za pomocą KSeF, jej numer będzie musiał znaleźć się w odpowiedniej kolumnie PKPiR, obok NIP-u kontrahenta. W przypadku zakupu środka trwałego – np. komputera – musi również wskazać dokument przyjęcia do używania i jego datę. Obowiązek ten ma na celu zapewnienie spójności danych z ewidencji z informacjami przesyłanymi w ramach JPK_VAT i systemu KSeF.

Ewidencje ryczałtowców – też w wersji cyfrowej

Analogiczne zmiany dotyczą także podatników ryczałtowych – będą oni zobowiązani do prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych wyłącznie elektronicznie oraz przesyłania ich do urzędu skarbowego w strukturze JPK.

Zmiany w wykazie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

W nowym wzorze wykazu należy ujmować m.in.:

1. numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF),
2. datę wytworzenia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
3. numer dokumentu przyjęcia do używania lub wykreślenia z ewidencji,
4. rodzaj dokumentu potwierdzającego wytworzenie lub nabycie.

Zwolnienie z obowiązku wykazywania danych z punktów 2–4 przysługuje jedynie w odniesieniu do środków trwałych wprowadzonych do ewidencji przed 1 stycznia 2026 r. (z wyjątkiem faktur z KSeF, które muszą być ujęte również dla zbycia starszych środków).

Zmiany w ewidencji przychodów

Nowy wzór ewidencji przewiduje dodatkowe kolumny:

• kolumna nr 4: numer faktury z KSeF,
• kolumna nr 6: identyfikator podatkowy kontrahenta.

Zmiany mają na celu zapewnienie spójności danych przekazywanych w ramach JPK oraz w systemie KSeF.

Takie zmiany przewiduje nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Dodatkowe dane w księgach rachunkowych

Nowelizacja przewiduje też rozszerzenie zakresu od 1 stycznia 2026 r. danych, które muszą znaleźć się w księgach rachunkowych prowadzonych przez podatników PIT.

Księgi rachunkowe – nowe obowiązkowe dane:

1. NIP kontrahenta – o ile został nadany,
2. Numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur – jeśli faktura została wystawiona przy jego użyciu,
3. Znaczniki identyfikujące konta ksiąg – zgodnie ze słownikami zawartymi w załączniku do rozporządzenia,
4. Dane potwierdzające nabycie, wytworzenie lub wykreślenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej – nie trzeba ich uzupełniać dla aktywów wprowadzonych do ewidencji przed 1 stycznia 2026 r.,
5. Wysokość różnicy pomiędzy wynikiem finansowym (rachunkowym) a podatkowym dochodem lub stratą.

Ewidencja środków trwałych – dodatkowe informacje od 2026 r.:

1. Numer faktury w KSeF – jeśli został przydzielony do dnia przesłania ewidencji, w szczególności w przypadku zbycia środka trwałego lub WNiP,
2. Numer dokumentu przyjęcia do używania,
3. Rodzaj dokumentu potwierdzającego nabycie, wytworzenie lub wykreślenie,
4. Data wytworzenia.

Z obowiązku podania punktów 2–4 zwolnione będą środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wprowadzone do ewidencji przed 1 stycznia 2026 r., z wyjątkiem faktur KSeF dotyczących ich zbycia – te muszą być ujęte bez względu na datę wprowadzenia do ewidencji.  

Taką zmianę wprowadza rozporządzenie w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Autor:

Sławomir Biliński

Źródła:

• rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2025 r. poz. 1299),
• rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1294),
• rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1311).