Ostatnie informacje pochodzące od Ministerstwa Finansów mówią, że Krajowy System e-Faktur w zakresie funkcjonowania faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązywał przedsiębiorców od dnia 1 lutego 2026r.
System ten administrowany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej wywoła w przyszłym roku lawinę kolejnych pytań i wątpliwości. Jednym, nurtującym przedsiębiorców pytaniem jest jak faktury korygujące wystawione w KSEF będą funkcjonować na gruncie VAT?
|
Spis treści:
- Co to jest Krajowy System e-Faktur
- Faktury korygujące w VAT
- Faktury korygujące w KSEF
|
Co to jest Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur to teleinformatyczny system przy pomocy, którego przedsiębiorcy wystawiają i odbierają faktury ustrukturyzowane.
Zgodnie z art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dale ustawą o VAT) KSEF ma za zadanie wykonanie postawionych przed nim przez prawodawcę zadań dotyczących:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,
- powiadamiania niektórych podmiotów, o nadanych uprawnieniach do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur lub ich odebraniu,
- uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, posiadanych przez niektóre podmioty
- wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
- dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
- otrzymywania faktur ustrukturyzowanych,
- przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
- oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur,
- analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Faktury korygujące w VAT
Podatnik prowadzący działalność ma obowiązek w niektórych sytuacjach wystawienia faktur korygujących.
Zgodnie z art. 106j ustawy o VAT w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:
- podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie (np. rabaty, opusty, skonta, inne przyczyny),
- dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
- dokonano zwrotu nabywcy całości należności lub zaliczki,
- stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury
- podatnik wystawia fakturę korygującą.
|
UWAGA!
W przypadku, gdy podatnik udziela nabywcy opustu lub obniżki ceny, może wystawić fakturę korygującą dotyczącą dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie (fakturę korygującą zbiorczą), która będzie:
- dodatkowo zawierać okres czasu, do którego odnoszą się udzielany opust lub udzielana obniżka,
- nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą, ale tylko, gdy faktura korygująca dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług.
|
Jakie elementy powinna zawierać faktura korygująca?
| Obligatoryjne elementy faktury korygującej |
| Lp. |
Wykaz elementów |
| 1. |
Numer kolejny oraz datę jej wystawienia |
| 2. |
Numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur, |
| 3. |
Data wystawienia |
| 4. |
Kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę |
| 5. |
Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy |
| 6. |
Numer (NIP) za pomocą, którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT |
| 7. |
Numer (NIP), za pomocą, którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT (lub podatku od wartości dodanej), pod którym otrzymał on towary lub usługi |
| 8. |
Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą |
| 9. |
Jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej |
| 10. |
W przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 - prawidłową treść korygowanych pozycji |
Należy zaznaczyć, że faktura może, (ale nie musi) zawierać:
1) wyrazów "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo "KOREKTA",
2) przyczyny korekty.
|
UWAGA!
Podatnik, który chce wystawić fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną ma obowiązek wystawić fakturę korygującą także w postaci faktury ustrukturyzowanej. |
Faktury korygujące w KSEF
Gdy wejdą w życie przepisy obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSEF to pozostaje to bez wpływu na ogólne zasady wystawiania faktur korygujących w VAT.
Co natomiast z ujęciem tych faktur korygujących, ustrukturyzowanych wystawionych w KSEF?
Podstawowe pytanie, jakie należy sobie zadać to takie czy wystawiona faktura korygująca ustrukturyzowana:
- zwiększa podstawę opodatkowania (część lub całość wartości netto i podatku VAT na fakturze),
- zmniejsza podstawę opodatkowania (część lub całość wartości netto i podatku VAT na fakturze).
| Ujęcie faktur ustrukturyzowanych korygujących wystawionych w KSEF w podatku VAT |
| Faktura korygująca ustrukturyzowana zwiększająca podstawę opodatkowania |
Faktura korygująca ustrukturyzowana zmniejszająca podstawę opodatkowania |
|
W przypadku wystawienia faktury korygującej ustrukturyzowanej in plus (podstawa opodatkowania VAT i kwota podatku VAT uległa zwiększeniu), ujęcie tej faktury korygującej następuje w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania:
- w dacie wystawienia faktury pierwotnej, gdy przyczyną korekty jest błąd rachunkowy albo inna oczywista omyłka (przyczyna istniała już w momencie wystawienia faktury pierwotnej),
w dacie wystawienia faktury korygującej (na bieżąco), jeżeli błąd zaistniał już po dokonaniu sprzedaży (wystawieniu faktury). |
W przypadku wystawienia faktury korygującej ustrukturyzowanej in minus (podstawa opodatkowania VAT i kwota podatku VAT uległa zmniejszeniu), ujęcie tej faktury korygującej następuje w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej z poniższych przyczyn:
- po dokonaniu sprzedaży udzielono opustów i obniżek cen,
- zwrócono towary i opakowania,
- zwrócono nabywcy całość otrzymanej należności lub zaliczki przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło,
stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku VAT na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna. |
Należy dodać, że gdy podatnik wystawił fakturę korygującą inną niż faktura ustrukturyzowana, ujęcie jej w ewidencji VAT dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi.
|
UWAGA!
Warunku posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi nie stosuje się do faktury korygującej ustrukturyzowanej in minus jak i in plus. |
Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż warunek ten nie znajdzie zastosowania także przy wystawieniu faktury korygującej innej niż ustrukturyzowana lub wystawieniu faktury korygującej w czasie awarii albo niedostępności systemu KSEF w przypadku:
- eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,
- sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT,
- gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługi wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi na fakturze korygującej.
Podatnikom wciąż jednak pozostaje jedynie oczekiwać na ostateczną postać zmian dostosowawczych w aspekcie funkcjonowania systemu KSEF w odniesieniu do przepisów ustawy o VAT, bowiem wciąż trwają rozmowy resortowe na temat niektórych przepisów wdrożeniowych KSEF
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zmianami obowiązującymi od 1 lutego 2026r.).
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).
Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236).
