Podatnik zwolniony z VAT nie musi wykonywać szeregu obowiązków, jakie musi realizować czynny podatnik VAT. Nie ma obowiązku w określonych przypadkach wystawienia faktury sprzedaży.
Nie zawsze jednak taka sytuacja wystąpi. Warto wiedzieć, kiedy dokładnie istnieje obowiązek wystawienia faktury przez podatnika zwolnionego z VAT, a kiedy ten obowiązek nie wystąpi.
|
Spis treści:
- Podatnik zwolniony z VAT
- Rodzaje zwolnień z podatku VAT
- Obowiązek wystawienia faktury
- Obowiązek wystawienia faktury przez podatnika zwolnionego z VAT
- Obowiązek wystawienia faktury przez podatnika zwolnionego z VAT a KSEF
|
Podatnik zwolniony z VAT
Podatnik zwolniony z VAT to podatnik (osoba fizyczna, prawna, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej), który korzysta ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem VAT realizowanej sprzedaży w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Należy jednak podkreślić, iż ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) bardzo szeroko traktuje pojęcie działalności gospodarczej.
Zgodnie z art. 15 ust. 2 ww. ustawy działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Powyższe oznacza, że każda działalność (zarejestrowana w CEIDG, KRS albo niezarejestrowana), która będzie posiadała powyższe cechy będzie uznawana za działalność gospodarczą w świetle ustawy o VAT. Nawet osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności, ale będzie wykonywać czynności zbliżone do prowadzenia działalności będzie uznawana na gruncie VAT, jako osoba prowadząca działalności i podlegające regułom ustawy o VAT.
Rodzaje zwolnień z podatku VAT
Podatnicy prowadzący działalność uznaną na gruncie VAT za działalność gospodarczą mogą korzystać z dwóch typów zwolnień z opodatkowania podatkiem VAT dla dokonywanej sprzedaży (z działalności):
- podmiotowego,
- przedmiotowego.
Zwolnienie podmiotowe z VAT oznacza, iż podatnik nie przekroczył w poprzednim i bieżącym roku wartości sprzedaży w kwocie 200 000 zł. Podatnicy, którzy zarejestrują w ciągu roku działalność gospodarczą obliczają wysokość limitu w proporcji do ilości prowadzenia (pozostałych) działalności do końca roku jej rozpoczęcia.
|
UWAGA!
Limit zwolnienia podmiotowego z VAT 200 000 zł obowiązuje do końca 2025r.
Od stycznia 2026r. obowiązuje nowy limit zwolnienia podmiotowego z VAT, który wynosi 240 000 zł. |
Zasady zwolnienia podmiotowego prawodawca zawarł w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT.
Zwolnienie przedmiotowe z VAT oznacza, że podatnik sprzedaje takie towary lub usługi, które wymieniono w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT a więc takie, które korzystają z ustawowego zwolnienia z VAT.
Obowiązek wystawienia faktury
Czynni podatnicy VAT niemal każdorazowo mają obowiązek wystawić fakturę dokumentującą dokonywanie przez nich sprzedaży towarów lub usług w ramach prowadzonej działalności. Termin wystawienia faktury do 15 dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym dokonali sprzedaży albo otrzymali zaliczkę lub całość należności.
Ustawodawca przewidział także pewne wyjątki.
| Niestandardowe ostateczne terminy wystawiania faktur sprzedaży |
| Najdalszy termin wystawienia |
Okoliczność |
| 30-tego dnia od dnia wykonania usług |
W przypadku wystawienia faktury wobec sprzedaży na rzecz podatnika VAT z tytułu świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych |
| 60-tego dnia od dnia wydania towarów |
W przypadku wystawienia faktury wobec sprzedaży na rzecz podatnika VAT z tytułu dostawy książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (CN 4902), z wyjątkiem dostaw towarów, o których mowa w art. 7a ust. 1 i 2, dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika |
| 90-tego dnia od dnia wykonania czynności |
W przypadku wystawienia faktury wobec sprzedaży na rzecz podatnika VAT z tytułu czynności polegających na drukowaniu książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (CN 4902), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług |
| Z upływem terminu płatności |
W przypadku wystawienia faktury z tytułu:
- dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- świadczenia usług:
- telekomunikacyjnych,
- wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT,
- najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
- ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
- stałej obsługi prawnej i biurowej,
- dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
- z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, stanowiących import usług. |
Faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60-tego dnia przed:
- dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi,
- otrzymaniem przed sprzedaż zaliczki lub całości należności.
W nawiązaniu do art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik prowadzący działalność na terytorium RP (siedziba firmy lub stałe miejsca prowadzenia działalności lub adres zamieszkania lub pobytu na terytorium RP) jest zobligowany do wystawienia faktury dokumentującej:
- sprzedaż towarów i usług dokonywanych na rzecz innego podatnika podatku VAT, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,
- wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba, że podatnik korzysta z procedury szczególnej VAT OSS,
- wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1,
- otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży towarów lub usług.
Należy podkreślić, iż otrzymanie zaliczki albo całości zapłaty nie dokumentuje się wystawieniem faktury w przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) sprzedaży, dla której obowiązek opodatkowania podatkiem VAT następuje w dacie wystawienia faktury,
c) dostaw towarów dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika, dla których obowiązek podatkowy powstaje w momencie zaakceptowania płatności w rozumieniu art. 41a rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiające środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (przekształcenie) (L 77/1).
Warto zaznaczyć, iż podatnik nie jest zobowiązany do wystawienia faktury, jeżeli otrzymanie wpłaty zaliczki albo całej należności miało miejsce w tym samym miesiącu, w którym podatnik dokonał sprzedaży towarów lub usług, na poczet, których otrzymał zaliczkę lub całość należności. Powstaje jednak w tym miejscu pytanie. Co mianowicie z obowiązkiem wystawienia faktury przez podatnika zwolnionego z VAT?
Obowiązek wystawienia faktury przez podatnika zwolnionego z VAT
Czy podatnik prowadzący działalność i korzystający ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego z VAT jest zobowiązany do wystawienia faktury dokumentującej dokonaną przez niego sprzedaż towarów lub usług?
W nawiązaniu do art. 106b ust. 2 ustawy o VAT podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku VAT w przypadku korzystania przez podatnika ze zwolnienia:
- przedmiotowego z VAT,
- podmiotowego z VAT,
- podmiotowego z VAT w ramach procedury SME.
|
UWAGA!
Jeżeli nabywca wystosuje żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty to podatnik zwolniony z VAT (podmiotowo lub przedmiotowo) ma obowiązek z VAT. |
Jeżeli podatnik zwolniony z VAT otrzyma w ciągu 3 miesięcy żądanie wystawienia faktury wówczas fakturę wystawia:
- nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym sprzedał towary lub usługi, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym sprzedał te towary lub usługi bądź zaliczkę lub całość należności na poczet tej sprzedaży, albo
- nie później niż 15-tego dnia od dnia zgłoszenia żądania, gdy żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym sprzedano towar lub usługę bądź otrzymano zaliczkę lub całość należności.
Warto podkreślić w tym miejscu o pewnym istotnym wyjątku: Podatnik zwolniony z VAT nie ma obowiązku wystawienia faktury sprzedaży nawet na żądanie nabywcy, jeżeli prowadzi sprzedaż (wysyłkową), w której podatek VAT rozlicza według procedury VAT OSS lub VAT IOSS.
| Brak obowiązku wystawienia faktury sprzedaży przez podatnika zwolnionego z VAT na żądanie nabywcy, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT |
| Lp. |
Sytuacje |
| 1. |
Sprzedaż dokonana na rzecz konsumenta w zakresie:
a) dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
b) świadczenia usług:
- telekomunikacyjnych,
- wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT,
- najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
- ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
- stałej obsługi prawnej i biurowej,
- dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
- z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, stanowiących import usług.
|
| 2. |
Sprzedaż na rzecz konsumenta dotycząca:
- dostawy towarów i świadczenia usług rozliczanych w procedurach szczególnych takich jak unijna i nieunijna procedura VAT OSS, dokonana przez podatników zidentyfikowanych na potrzeby tych procedur, dla których państwem członkowskim identyfikacji jest Polska,
- sprzedaży na odległość towarów importowanych, rozliczanej w procedurze szczególnej VAT I OSS przez podatników zidentyfikowanych na potrzeby tej procedury, dla których państwem członkowskim identyfikacji jest Polska
|
| 3. |
Otrzymanie całości lub części zapłaty przed sprzedażą towarów lub usług na rzecz konsumenta na poczet przypadku, gdy zapłata dotyczy sprzedaży wymienionych w punkcie 1 i 2 tej tabeli oraz sprzedaży dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika. |
Obowiązek wystawienia faktury przez podatnika zwolnionego z VAT a KSEF
Wielkimi krokami zbliża się obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych sprzedaży przez mikroprzedsiębiorców, ale nie tylko. Powstaje, wobec tego spora wątpliwość jak na gruncie powyższych rozważań wygląda sprawa wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSEF przez podatnika zwolnionego z VAT.
Aktualnie sytuacja wygląda w następująco:
- jeżeli podatnik zwolniony z VAT ma obowiązek wystawić fakturę sprzedaży to będzie ją wystawiał w KSEF jako fakturę ustrukturyzowaną sprzedaży, albo
- jeżeli jednak podatnik zwolniony z VAT nie będzie miał obowiązku wystawić fakturę sprzedaży to nie będzie jej również wystawiał przy pomocy KSEF.
Końcowo należy wspomnieć, iż zgodnie z art. 109 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy zwolnieni z VAT podmiotowo, są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.
Ewidencja ta jest potrzebna po to, aby podatnik kontrolował w ciągu roku wartość realizowanej sprzedaży (dla porównania czy przekroczył limit zwolnienia 200 000 zł), ale także na okoliczność ewentualnej kontroli podatkowej.
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zmianami obowiązującymi od 1 lutego 2026r.).
Rozporządzenie wykonawcze Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiające środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (przekształcenie) (L 77/1).
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).
Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236).
