Odnaleziona faktura kosztowa – czy można ją zaksięgować?

Przedsiębiorcy w swojej działalności gospodarczej na co dzień spotykają się z różnymi nieprzewidzianymi sytuacjami, w których właściwie nie wiadomo, jak się zachować. Jedną z takich okoliczności jest na przykład odnalezienie starej faktury kosztowej, która nie została jeszcze zaksięgowana. Właściciele firm często nie mają pewności co do tego, czy faktycznie mogą to uczynić, zwłaszcza jeśli od wystawienia tej faktury minęło już kilka miesięcy. Można zadać sobie pytanie – co z nią zrobić? Czy można ją uwzględnić w prowadzonych księgach rachunkowych, czy też lepiej z tego zrezygnować, żeby nie uchybić w niczym obowiązującemu prawu? Teoretycznie można byłoby ją zostawić tak jak jest, z drugiej jednak strony, jeśli opiewa ona na sporą sumę pieniędzy, mogłaby się ona przyczynić do znaczącego obniżenia należnego podatku… Dowiedz się, jak postąpić z odnalezioną fakturą kosztową.

Księgowanie odnalezionej faktury kosztowej w deklaracjach VAT

Dobra informacja jest taka, że istnieje możliwość zaksięgowania odnalezionej faktury kosztowej. Jednak w praktyce nie zawsze można to zrobić. Generalnie rzecz ujmując, zależy to od okoliczności. Za przesłankę zaistnienia takiej możliwości uznaje się służący opodatkowanej działalności gospodarczej cel zakupu, a także znajdowanie się na fakturze wszelkich niezbędnych danych, na bazie których można uznać dokument za prawidłowo wystawiony.

Niekiedy trzeba się będzie cofnąć do czasu jej faktycznego otrzymania, nie dotyczy to jednak wszystkich możliwych sytuacji. W takim wypadku pod uwagę bierze się okres, w którym faktura po raz pierwszy znalazła się u przedsiębiorcy. Zwraca się tutaj uwagę przede wszystkim na okresy rozliczeniowe – czy od daty otrzymania faktury minęły już ustawowe dwa okresy, czy też nie. W obu przypadkach postępuje się bowiem nieco inaczej.

Faktury sprzed miesiąca lub kwartału

Jeśli faktura odnalazła się jeszcze przed upływem ustawowych dwóch okresów rozliczeniowych (czyli dwóch miesięcy albo kwartałów) istnieje możliwość ujęcia jej w rejestrze zakupów VAT w bieżącym miesiącu. Wówczas postępuje się z nią w analogiczny sposób, jak z wszystkimi innymi fakturami otrzymanymi w danym miesiącu.

Po upłynięciu dwóch okresów rozliczeniowych

Odnalezienie faktury po tym, jak minęły już dwa okresy rozliczeniowe, nie pociąga jeszcze automatycznie za sobą niemożności jej zaksięgowania i odliczenia od niej należnego podatku. W tym przypadku istnieje jednak wymóg cofnięcia się do danego okresu, w którym została ona wystawiona oraz skorygowania deklaracji VAT 7 lub VAT-7K jak również Jednolitego Pliku Kontrolnego. Dokumenty te w dalszej kolejności należy na nowo przesłać do Ministerstwa Finansów. Oczywiście, to czy przedsiębiorca zdecyduje się w takim wypadku na odliczenie faktur kosztowych i związane z tym korygowanie dokumentów, zależy tylko i wyłącznie od jego decyzji. Nie ma żadnego przymusu w tym względzie.

Wyjątki w aspekcie VAT

Powyższe uregulowania nie stosują się do faktur krajowych z odwrotnym obciążeniem, a także faktur zagranicznych. W tym drugim wypadku należy cofnąć się do czasu powstania obowiązku podatkowego oraz wskazać w rejestrze sprzedaży należny VAT. Jeśli od wystawienia faktury nie minęły jeszcze trzy miesiące, VAT należny można wykazać z VAT-em naliczonym. Po upłynięciu trzech miesięcy VAT należny trzeba wykazać wstecz, a naliczony na bieżąco. Oczywiście, w obu przypadkach rodzi to konieczność złożenia stosownych korekt, a w tym drugim przypadku również dopłaty podatku razem z odsetkami.

A co z księgowaniem w podatku dochodowym?

W podatku dochodowym głównym okresem rozliczeniowym jest rok kalendarzowy, stąd też zwraca się uwagę, czy odnaleziona faktura kosztowa dotyczy tego samego roku, czy ubiegłych lat. W pierwszym przypadku można ją normalnie zaksięgować przy dacie odnalezienia i nie ma wymogu korygowania naliczonych zaliczek na ten podatek.

Druga sytuacja oznacza natomiast konieczność cofnięcia się do roku, którego dotyczy dana faktura oraz dokonania wpisu w ostatnim dniu roku wraz z korektą złożonych już zeznań rocznych (PIT-36 albo PIT-36L). Od tych zasad zachodzi jednak jeden bardzo istotny wyjątek. Otóż koszty odnoszące się do zakupu towarów i podstawowych materiałów trzeba zawsze ujmować najpóźniej pod datą otrzymania do dyspozycji towarów. W tym wypadku nie ma znaczenia, czy faktura została zagubiona, czy też niedostarczona w terminie przez kontrahenta. Koszty w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów ujmuje się wtedy zawsze pod datą otrzymania towarów, a jeśli podatnik nie dysponuje w tym czasie fakturą, wykorzystuje w tym celu protokół przyjęcia. Oczywiście, późniejszego rozliczenia dokonuje się już na bazie otrzymanej faktury. Trzeba pamiętać o tym, że wspomniane regulacje odnoszą się tylko do podatku dochodowego. VAT odlicza się bowiem dopiero w momencie otrzymania faktury dokumentującej faktyczne dokonanie określonego zakupu.

Odnaleziona faktura kosztowa – czy można ją zaksięgować? Reasumując, należy stwierdzić, że konieczność cofnięcia się do pierwotnego okresu wystawienia faktury zależy od czasu jej zalegania.