1. Automatyczne księgowanie wystawionych faktur
2. Automatyczne naliczanie list płac i rachunków
3. Ryczałt, KPiR i pełna księgowość
4. Integracja z KSeF
5. Wsparcie księgowych
Opublikowano: 08.12.2020
Regularnie wykonywane dostawy towarów lub systematyczne świadczenie określonych usług na rzecz klienta w praktyce pociąga za sobą możliwość wystawienia tzw. faktury zbiorczej. Pod tym pojęciem zwykle rozumie się rachunek zawierający wszystkie transakcje zawarte z danym klientem w przeciągu danego miesiąca. Niektórzy przedsiębiorcy mają z tym dokumentem jednak pewien problem, a wszystko dlatego, że definicja dotycząca faktur zbiorczych nie została jasno sprecyzowana w obowiązujących przepisach prawnych. Warto zatem zastanowić się, do czego służy taki dokument oraz w jaki sposób go sporządzić.
Obowiązująca ustawa o VAT wskazuje na konieczność wystawiania rachunków za dokonaną transakcję w przypadku, gdy doszło do określonych zdarzeń. Dotyczy to w szczególności przypadków, gdy nastąpiła sprzedaż, a następnie dostawa określonych dóbr i usług na rzecz klienta firmowego. Taka transakcja powinna zachodzić pomiędzy dwoma podatnikami podatku od wartości dodanej albo innego podatku o podobnym charakterze, może także dotyczyć relacji pomiędzy podatnikiem a osobą prawną, która nie jest podatnikiem.
Ponadto fakturą musi być udokumentowana sprzedaż wysyłkowa dokonana pomiędzy podatnikami na terenie kraju lub poza nim. Niekiedy dotyczy to również wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Fakturą trzeba poświadczyć także otrzymanie przez podatnika części lub całości zapłaty przed realizacją dostawy towarów lub wyświadczenia usługi (nie dotyczy to należności uiszczonej w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, a także czynności związanych z zachodzącym obowiązkiem podatkowym).
Faktura zbiorcza jest specjalnym dokumentem, za pomocą którego dokumentuje się co najmniej dwie lub więcej dostaw lub usług zrealizowanych w różnym czasie na rzecz jednego klienta. Podobnie, jak w przypadku standardowego rachunku, trzeba na niej zawrzeć dane wynikające z obowiązującego prawodawstwa. W szczególności należy na niej zamieścić każdy z terminów realizacji określonej dostawy towarów lub świadczenia usług, które to transakcje miały miejsce w przeciągu jednego okresu rozliczeniowego (czyli miesiąca). Fakturę taką wystawia się zwykle ostatniego dnia miesiąca, którego ona dotyczy. Trzeba ją wystawić nie później niż do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do realizacji transakcji. Sprzedaż o charakterze ciągłym oznacza konieczność wystawienia faktury nie później niż 7 dnia od zakończenia miesiąca, w którym doszło do realizacji transakcji.
Aby faktura zbiorcza była prawidłowo wystawiona, musi zawierać datę wykonania dostawy lub realizacji usługi będącej przedmiotem transakcji. Jeśli taka data nie została określona lub też pokrywa się ona z datą wystawienia faktury, w takim przypadku nie ma konieczności określania osobno każdej daty i wpisywania jej w poszczególnych rubrykach. W przeciwnym razie trzeba wpisać przy każdej pozycji na dokumencie datę realizacji transakcji.
Zasadniczo wystawianie faktur zbiorczych nie jest obowiązkiem przedsiębiorcy. To do właściciela działalności gospodarczej należy decyzja w sprawie, które towary usług wyświadczone na rzecz jednego klienta zostaną uwzględnione na fakturze zbiorczej. Inne transakcje można zamieścić na osobnych fakturach lub też innych fakturach zbiorczych. A zatem tylko od przedsiębiorcy zależy, które usługi i w jakiej kolejności zawrze na jednej fakturze zbiorczej i czy rzeczywiście zdecyduje się ją wystawić niezależnie od tego, czy w danym miesiącu zostało wykonane więcej usług na rzecz danej firmy czy też nie.
Faktura zbiorcza powinna zawierać takie same dane jak każda inna faktura. W szczególności muszą się na niej znaleźć takie elementy, jak dane osobowe sprzedawcy i odbiorcy, stawka podatku i jego kwota, podstawa opodatkowania, cena i wartość towaru netto, a także data wystawienia i dokończenia dostawy towarów lub wykonania usługi. Bardzo ważne jest też określenie, o jaki towar bądź usługę chodzi.
Z wystawianiem faktur zbiorczych wiążą się pewne zalety, ale również wady. Za najważniejszą korzyść ujmowania kilku transakcji na jednym dokumencie uznaje się oszczędność czasu i pieniędzy i to zarówno z punktu widzenia sprzedawcy, jak i klienta. W takiej sytuacji nie trzeba się liczyć z kosztami wystawiania i magazynowania pojedynczych faktur oraz ich drukowania. Zmniejszenie ilości dokumentów do przeanalizowania upraszcza weryfikację dokumentów księgowych oraz ich rozliczanie, pozwalając na wykrycie potencjalnych błędów.
W przypadku małych firm regularne opłacanie faktur przez kontrahentów jest bardzo ważne. Natomiast rozliczanie się w oparciu o faktury zbiorcze sprawia, że płatność zazwyczaj wpływa na konto sprzedawcy z dużym, czasem nawet miesięcznym poślizgiem. Trzeba też pamiętać o tym, że niektórzy klienci wolą opłacać pojedyncze faktury.
Autor: Łukasz Stachurski
Źródła:
Systim to ciągle rozwijające się narzędzie, a dodatkowo na zamówienie wprowadzono bardzo ważną dla mnie funkcję, to niesamowite. Polecam testować, program jest niezawodny.
Cieszę się zmianami jakie ciągle wprowadzacie. Program zrobił ogromny postęp wizualny i funkcjonalny względem samego początku i duży plus za ciągły rozwój. Ciesze się, że śledzicie Państwo na bieżąco przepisy prawa i wymagane obowiązki, dzięki czemu program ciągle jest aktualny z zobowiązującymi przepisami, a zmiany trafiają do systemu dużo szybciej i mogę się z nimi zapoznać. Szacunek do klienta i indywidualne podejście, to Was bardzo wyróżnia.
Na rynku są różne programy magazynowe, ale wśród nich Systim wyróżnia się wygodą obsługi, szybkością działania i niezawodnością. Polecam.
Nowości prawne wdrażane są błyskawicznie, a obsługa klienta rozwiąże każdy problem.
Dziękuję za możliwość założenia własnego sklepu internetowego wraz z pełną obsługą programu Systim. Dziękuję również za wprowadzenie możliwości zmiany wizualnej sklepu - kody CSS i JavaScript. Jesteście najlepsi w swojej branży :)
Zaufałem Wam i nie żałuje, dobra robota! Program ciągle doskonalony, wszystkie wątpliwości lub braki - rozwiązywane przez Państwa w kilkaście minut, pomoc techniczna - natychmiastowa. Nie znam lepszego programu za taką cenę, to dobrze o Was świadczy.
Po przejściu przez wszystkie funkcjonalności programu - jest to nieporównywalny mechanizm we wszystkim.
Szybka faktura dla klienta? Z Systim to nic prostszego, dlatego wybrałem właśnie ten program. Dużą zaletą jest też to, że jest to również program do KPiR i wystawiania umów.
Dziękuję serdecznie za szybkie rozwiązanie problemu. Od początku naszej współpracy macie nastawienie pro-klient, stąd zawsze polecam i dalej będę Wasze usługi.
... w końcu znalazłem narzędzie które pozwoliło zinformatyzować moją firmę, i to tak niewielkim kosztem ...
... to jedyny program do wystawiania faktur online z którego mogę bez problemu wydrukować kilkanaście faktur na raz, bez żadnych problemów z marginesami czy ustawieniami przeglądarki ...
Obsługa pełnej księgowości, dzięki Systim jest niewiarygodnie prosta. Polecam.
Ja przy Systimie zostaję na stałe, ze względu na funkcjonalność i bardzo dobry kontakt z obsługą techniczną.
... Bardzo, bardzo dziękuję! udało się dodać zwolnienie - wszystko jak Państwo piszą, przepraszam, że byłam taka uciążliwa, ale to pierwsza lista płac, którą tworzę (u Was) i stąd wiele pytań... system jest ogólnie świetny a wsparcie techniczne chyba najlepsze na jakie trafiłam :):) ...
Obsługa drukarki fiskalnej i integracja Allegro z Systim - czysta bajka. Polecam i dziękuję.
... myśląc o rozwoju firmy potrzebujemy nie programu komputerowego, ale partnera, który rozumie potrzeby firmy z sektora MSP ...
Good job! Program niezastąpiony w naszej firmie od lat. Wystawianie faktur to jedno kliknięcie myszką.
Program nie jest doskonały, natomiast jest najpełniejszy ze wszystkich, jakie testowaliśmy. Nikt inny nie proponuje tyle rozwiązań co Systim.
Zaufałem Wam i nie żałuje, dobra robota! Program ciągle doskonalony, wszystkie wątpliwości lub braki - rozwiązywane przez Państwa w kilkaście minut, pomoc techniczna - natychmiastowa. Nie znam lepszego programu za taką cenę i tak dobrej obsługi technicznej, to dobrze o Was świadczy.
Niemalże codziennie widzę zmiany w systemie, ostatnio nawet ulepszona została szata graficzna. Oby tak dalej, cieszę się że mogę z Wami współpracować, bo widać, że zarówno pracownicy obsługi klienta jak i dbający o jakość produktu nie spoczywają na laurach.
Bardzo dziękuję za wprowadzenie obsługi drukarek fiskalnych - w końcu mogę wszystko robić w jednym programie, a nie w trzech jak dotychczas.
W końcu program, w którym mogę zarządzać kilkunastoma magazynami w całej Polsce. Dziękuję.
Systim to nie tylko program do faktur, ale też księgowość internetowa, magazyn i płatności - dlatego jego wybór jest czymś oczywistym dla każdej rozwijającej się firmy.
Systim to doskonały program do faktur online, pozwalający na komunikację między naszymi biurami w całej Polsce i za granicą.
Ludzkie podejście, miła obsługa, dopracowany program.
... porównanie cenników mówi samo za siebie [...] przeszliśmy na program do faktur Systim bo po prostu jest taniej ...
Świetny program, bardzo przyjazny i czytelny dla użytkownika. Poleciłam program paru znajomym firmom w Warszawie. Filmy instruktażowe bardzo pomocne. Dziękujemy.
Gdy zakładałam firmę nawet nie wiedziałam jak wystawić fakturę. Z Systim okazało się to wręcz śmiesznie proste.
... to dokładnie to czego szukałam [...] a w momencie, gdy zabrakło mi ważnej funkcji, szybko wprowadzono ją na zamówienie ...
Dołącz do naszych subskrybentów i otrzymuj najświeższe informacje na temat Systim.
