Zaliczki na PIT (podatek dochodowy od osób fizycznych)

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mają możliwość ustalania zaliczek na podatek dochodowy w trzech wariantach. Jeden z nich nie dotyczy niestety ryczałtu. Odrębne zasady dotyczą karty podatkowej.

Obowiązek regulowania w trakcie roku zaliczek na podatek dochodowy

Zgodnie z art. 44 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 zwanej dalej ustawą o PDOF) podatnicy osiągający dochody z działalności gospodarczej są obowiązani bez wezwania z urzędu skarbowego wpłacać w ciągu roku podatkowego zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych PIT.

Oczywiście nie zawsze w ciągu roku pojawią się zaliczki do zapłaty. Zaliczki na podatek dochodowy pojawią się np. w sytuacji nadwyżki przychodów nad kosztami uzyskania przychodów od początku roku do okresu bieżącego (po rozliczeniu kwoty wolnej w skali podatkowej oraz ewentualnych wcześniejszych zaliczek).

Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych może jednak w ogóle nie mieć miejsca, gdy u podatnika prowadzącego działalność gospodarczą:

1. koszty uzyskania przychodów przewyższają przychody,
2. występują straty lub strata z lat ubiegłych po uwzględnieniu, której (odliczeniu od dochodu) podatnik wykazuje dochód = 0 zł albo dochód w granicach kwoty wolnej od podatku w przypadku skali podatkowej,
3. nie występują okresowo w ogóle przychody a tylko koszty (lub nawet koszty nie występują),
4. występuje tylko dochód do kwoty wolnej od opodatkowania w przypadku skali podatkowej,
5. inne przypadki.

Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą stosujących formę opodatkowania skalą podatkową, podatkiem liniowym. Jeżeli podatnik stosuje ryczałt wówczas wpłaca w ciągu roku zryczałtowany podatek dochodowy za miesiąc lub kwartał w zależności od tego, które rozliczenie stosuje.

W przypadku karty podatkowej podatnicy nie opłacają w ciągu roku zaliczek a ostateczną kwotę podatku za miesiąc, kwartał w zależności od tego, które rozliczenie stosują. W tym wypadku kwota podatku jest stała i wynika z decyzji Naczelnika Urzędu Skarbowego. Należy podkreślić, iż zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych wpłacają w ciągu roku podatnicy – osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą opodatkowaną skalą podatkową, podatkiem liniowym, którzy prowadzą ewidencję typu:

1. podatkową księgę przychodów i rozchodów,
2. księgi rachunkowe.

Rodzaje zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych/ zryczałtowanego podatku

Osoby fizyczne prowadzące działalność i stosujące skalę podatkową albo podatek liniowy mogą wybrać jedną z trzech poniższych typów zaliczek:

1. zaliczkę miesięczną – obliczaną i regulowaną za okresy miesięczne,
2. zaliczkę kwartalną – obliczaną i regulowaną za okresy kwartalne,
3. zaliczkę uproszczoną – specjalny typ zaliczki.

Osoby fizyczne prowadzące działalność i stosujące ryczałt mogą wybrać jedną z dwóch poniższych możliwości wpłacania zryczałtowanego podatku dochodowego od osób fizycznych:

1. podatek miesięczny – ustalany i regulowany za okresy miesięczne,
2. podatek kwartalny – ustalany i regulowany za okresy kwartalne.

Co z kartą podatkową? O tym w dalszej części publikacji.

Terminy płatności zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych

Każde zobowiązanie podatkowe posiada swój termin rozliczeniowy tzn. termin, do którego należy obliczyć i zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy lub podatek dochodowy w ciągu roku.

W 2025r. zaliczki na podatek dochodowy PIT (podatek zryczałtowany) mogą być opłacane za okresy:

• miesięczne w terminach do 20-tego dnia każdego miesiąca następnego po miesiącu, za który wpłacana jest zaliczka, lub
• kwartalne w terminach do 20-tego dnia miesiąca następnego po kwartale, za który wpłacana jest zaliczka.

Zaliczkę za ostatni miesiąc albo kwartał roku podatkowego podatnicy wpłacają w terminie do 20 stycznia następnego roku podatkowego. U podatników stosujących kartę podatkową termin ten stanowi 7 dzień miesiąca następnego za miesiąc poprzedni a za grudzień w terminie do 29.12.2025r.

Terminy te przedstawia poniższa tabela.

Zaliczka miesięczna na podatek dochodowy

Osoby fizyczne prowadzące działalność i stosujące wszystkie powyższe 4 formy opodatkowania mają prawo bez żadnego zgłaszania stosować (obliczać i opłacać) miesięczne zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, miesięczny zryczałtowany podatek dochodowy od osób fizycznych.

Miesięczna forma ustalania i zapłaty to domyślny okres rozliczeniowy dla wszystkich form opodatkowania. Podatnik nie musi spełniać żadnych warunków, aby stosować miesięczne rozliczenie zaliczek, podatku.

Co istotne, gdy podatnik nie wybierze okresu rozliczeniowego zaliczek, podatku w trakcie roku to i tak domyślenie zostanie mu przypisane miesięczne zaliczki (skala podatkowa, podatek liniowy), miesięczny podatek (ryczałt, karta podatkowa).

Inaczej jest z kwartalnym rozliczeniem PIT.

Zaliczka kwartalna na podatek dochodowy

Ustalanie i opłacanie raz na kwartał w trakcie roku zaliczki na podatek dochodowy, zryczałtowanego podatku dochodowego obwarowane jest kilkoma warunkami. Dopiero ich spełnienie powoduje możliwość zastosowania kwartalnego rozliczenia.

W nawiązaniu do art. 44 ust. 3g ustawy o PDOF podatnik, który stosuje formę opodatkowania skalę podatkową albo podatek liniowy może opłacać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych raz na kwartał, jeżeli:

1. spełniają warunki małego podatnika albo
2. rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej.

Jakie warunki musi spełnić podatnik, aby zastosować kwartalne rozliczenie w ryczałcie?

Co z kartą podatkową?

W nawiązaniu do art. 31 ust 3 ustawy z dnia 20.11.1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 776) podatnicy płacą podatek dochodowy w formie karty podatkowej, pomniejszony o składkę na ubezpieczenie zdrowotne opłacaną za siebie bez wezwania w terminie do 7. dnia każdego miesiąca za miesiąc ubiegły, a za grudzień - w terminie do dnia 28 grudnia roku podatkowego, na rachunek urzędu skarbowego.

W przypadku przedsiębiorców stosujących kartę podatkową nie ma możliwości opłacania podatku raz na kwartał.

Zaliczka uproszczona na podatek dochodowy od osób fizycznych

Poza powyższymi formami opłacania zaliczek na podatek dochodowy istnieje jeszcze jedna forma a mianowicie zaliczki uproszczone.

Mogą je stosować tylko podatnicy prowadzący działalność i stosujący formę opodatkowania skalą podatkową albo podatkiem liniowy spełniający poniższe warunki.

W nawiązaniu do art. 44 ust 6b oraz 6c ustawy o PDOF zaliczki uproszczone to miesięczne zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych regulowane w danym roku podatkowym i wynoszące, co miesiąc 1/12 kwoty od dochodu z działalności gospodarczej wykazanego w zeznaniu rocznym PIT-36 (skala podatkowa) lub PIT-36L (podatek liniowy) złożonym:

• w roku podatkowym poprzedzającym dany rok podatkowy albo
• w roku podatkowym poprzedzającym dany rok podatkowy o dwa lata - jeżeli w zeznaniu, złożonym w poprzednim roku nie wykazano dochodu (liniowy, skala podatkowa) albo był on równy kwocie wolnej od podatku (30 000 zł tylko w skali podatkowej).

Jeżeli w obu zeznaniach składanych w roku ubiegłym i 2 lata wstecz podatnicy nie wykazali dochodu z działalności gospodarczej albo wykazali dochód w kwocie wolnej (w przypadku skali podatkowej) wtedy nie jest możliwe zastosowanie zaliczek uproszczonych.

Podatnicy, którzy wybrali zaliczki uproszczone są zobligowani do:

• ich stosowania przez cały rok podatkowy,
• ich wpłacania za okresy miesięczne (tabela powyżej) czyli do 20-tego dnia miesiąca następnego po miesiącu rozliczeniowym,
• dokonania rozliczenia podatku za rok podatkowy według stosowanej formy opodatkowania.

Wybór zaliczek uproszczonych na dany rok podatkowy podatnik dokonuje dopiero w zeznaniu rocznym składanym za ten właśnie rok podatkowy.

W przypadku ryczałtu nie przewidziano możliwości zastosowania zaliczek uproszczonych.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061) [z dnia 28.05.2025].

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163) [z dnia 28.05.2025].

Ustawa z dnia 20.11.1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 776) [28.05.2025].

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111) [z dnia 28.05.2025].