Przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy mogą wystawiać różnego rodzaju faktury ustawowo przewidziane. Jednym z takich typów faktur są faktury uproszczone. Czy te faktury należy wystawiać w KSEF?
|
Spis treści:
- Krajowy System e-Faktur
- Czym jest faktura uproszczona
- Kiedy jest wystawiana faktura uproszczona
- Faktury uproszczone a KSEF
|
Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur to elektroniczny system administracji państwowej umożliwiający przedsiębiorcom i innym podmiotom wystawianie faktur sprzedaży w określonym ustrukturyzowanym formacie a odbiorcom odbieranie tych faktur. KSEF administrowany jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który to czuwa nad właściwym funkcjonowaniem tego systemu.
Aktualne ustalenia Resortu Finansów wskazują na dwie daty rozpoczęcia obowiązkowego stosowania KSEF do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Mowa tu o poniższych datach:
- od 1 lutego 2026 r. KSEF rozpoczynają stosować duże firmy, czyli takie, które za rok 2024 wykazały wartość sprzedaży w kwocie powyżej 200 mln zł (razem z podatkiem VAT),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników.
Na mocy art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) KSEF ma za zadanie realizować ustawowe obowiązki, do których należą:
- nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,
- powiadamianie niektórych podmiotów, o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu,
- uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSEF, posiadanych przez niektóre podmioty,
- umożliwienie wystawiania, odbioru faktur ustrukturyzowanych,
- archiwizacja faktur ustrukturyzowanych,
- oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSEF,
- analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Czym jest faktura uproszczona
Faktura uproszczona to dokument będący prawnym dowodem księgowym, który różni się od faktury standardowej mniejszą ilością obowiązkowych elementów.
Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT ze zmianami obowiązującymi od 01.02.2026r. (zwanej dalej ustawą o VAT) faktura uproszczona może nie zawierać takich danych jak:
- imion i nazwisk lub nazw podatnika i nabywcy towarów lub usług wraz z ich adresami,
- miar i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cen jednostkowych towaru lub usługi bez kwoty podatku VAT (cen jednostkowych netto),
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku VAT (wartość sprzedaży netto),
- stawek podatku VAT albo stawek podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych typu VAT OSS, VAT IOSS,
- sum wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku VAT i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwot podatku VAT od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku VAT.
Natomiast musi zawierać przynajmniej poniżej wyszczególnione informacje.
| Podstawowe elementy faktury uproszczonej |
| Lp. |
Wykaz danych |
| 1. |
Data wystawienia |
| 2. |
Kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę |
| 3. |
Numer identyfikacji podatkowej (NIP) za pomocą, którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku VAT |
| 4. |
Numer identyfikacji podatkowej (NIP) za pomocą, którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku VAT lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi |
| 5. |
Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, jeżeli została określona i różni się od daty wystawienia faktury |
| 6. |
Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi |
| 7. |
Kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym także w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto |
| 8. |
Kwota należności ogółem |
Dla przypomnienia przy pomocy KSEF przedsiębiorcy zobowiązani są do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą zobowiązani wystawiać faktury sprzedaży, faktury korygujące, faktury VAT RR, faktury dokumentujące otrzymanie zaliczki oraz faktury końcowe a także faktury VAT-MARŻA.
Czy będą zobligowani także do wystawiania faktur uproszczonych?
Kiedy jest wystawiana faktura uproszczona
Faktura uproszczona może być wystawiona w kilku przypadkach. Jednym z popularnych przypadków jest wystawienie paragonu z numerem NIP nabywcy, jeżeli transakcja opiewa na wartość do 450 zł lub 100 EUR (na paragonie musi być możliwość zidentyfikowania stawek VAT dla poszczególnych towarów lub usług).
Należy podkreślić, iż faktura uproszczona to nie jest to samo, co faktura imienna czy paragon imienny. Oba dokumenty są wystawiane na rzecz konsumentów, a więc nie zawierają numeru NIP nabywcy, który jest obligatoryjnym elementem w fakturach uproszczonych. Warto podkreślić, że faktura uproszczona może zostać wystawiona przy pomocy kasy rejestrującej, ale także przy użyciu systemów księgowych przedsiębiorcy (bez zastosowania kasy).
|
UWAGA!
Zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT, jeżeli podatnik – sprzedawca dokonał zaewidencjonowania danej sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej i wystawił paragon fiskalny wówczas fakturę na rzecz:
- podatnika podatku VAT lub
- podatku od wartości dodanej
- sprzedawca wystawia tylko wówczas, gdy powyższy paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer NIP nabywcy. |
Jeżeli paragon z numerem NIP nabywcy opiewa na wartość równą lub niższą niż 450 zł i zawiera ww. elementy wówczas jest uznawany za fakturę uproszczoną. To z kolei skutkuje tym, że do takiej faktury podatnik nie wystawia już tzw. faktury standardowej.
Natomiast paragon z numerem NIP nabywcy o wartości powyżej 450 zł stanowi podstawę do wystawienia faktury standardowej dla nabywcy, bowiem taki paragon nie stanowi faktury uproszczonej. Jeżeli mowa o konsumentach to, jako dokument potwierdzający realizację transakcji sprzedaży otrzymują wyłącznie paragony fiskalne i to niezależnie od wartości transakcji. Mogą oni natomiast dodatkowo zażądać wystawienia faktury w ciągu 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Występują jednak i przypadki, w których nie można wystawiać faktur uproszczonych.
|
UWAGA!
Faktury uproszczonej polski przedsiębiorca nie może wystawiać w przypadku transakcji:
- wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość,
- sprzedaży na odległość towarów importowanych,
- sprzedaży, dla której nie jest na fakturze podawany numer identyfikacji podatkowej nabywcy,
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- świadczenia usług na rzecz kontrahenta z UE nieposiadającego siedziby działalności na terytorium RP.
|
Na dzień dzisiejszy powyższe zasady pozostają aktualne także w przypadku wystawiania faktur uproszczonych przy pomocy KSEF. Z informacji przekazanych publicznie przez Resort Finansów w KSEF będzie występować odpowiednik faktury uproszczonej, a więc będzie możliwość wystawiania faktur uproszczonych przy pomocy KSEF.
Faktury uproszczone a KSEF
Faktury uproszczone sprzedawca może wystawić, jeżeli kwota należności ogółem wynikająca z danej transakcji nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro a faktura zawiera przynajmniej numer NIP nabywcy jak i pozostałe obowiązkowe elementy powyżej wymienione. Może natomiast nie zawierać niektórych danych, które również wskazano powyżej.
W sytuacji, gdy KSEF stanie się obowiązkowy powstanie wiele wątpliwości a jedną z nich będzie czy i w jakim momencie wystawiać faktury uproszczone.
W aktualnym stanie prawnym, jeśli chodzi o zmiany dostosowujące do KSEF w art. 145n ustawy o VAT ze zmianami obowiązującymi od 1 lutego 2026r. pracodawca wskazuje, że w okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać:
- faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących,
- paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone.
|
Możliwość wystawiania faktur uproszczonych i nie tylko poza KSEF
w okresie od 1 lutego 2026r. do grudnia 2026r.
przez podatników zobowiązanych do wystawiania faktur w KSEF |
| Lp. |
Okoliczności |
| 1. |
Możliwość wystawiania faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących |
| 2. |
Możliwość wystawiania paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone |
Ustawodawca jasno, więc określił, iż od lutego 2026r. do końca 2026r. przedsiębiorcy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury uproszczone jeszcze poza KSEF. Natomiast mogą oni dobrowolnie wystawiać faktury uproszczone w KSEF.
Natomiast, gdy nabywcą jest konsument wówczas otrzyma on paragon fiskalny. Jeżeli zażąda wystawienia faktury w ciągu 3 miesięcy wówczas sprzedawca będzie musiał wystawić mu fakturę ustrukturyzowaną w KSEF.
Sprzedawca może też dobrowolnie wystawić konsumentowi fakturę ustrukturyzowaną w KSEF.
Na koniec warto też dodać, iż w art. 106ga ustawy o VAT prawodawca nie wymienił faktur uproszczonych jako typu faktur wyłączonych z obowiązku wystawiania przy pomocy KSEF.
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2025 r. poz. 1071).
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zmianami obowiązującymi od 1 lutego 2026r.).
Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236).
