Co może być kosztem uzyskania przychodu?

To pytanie od lat zadają sobie przedsiębiorcy. Odpowiedź nie może być jednoznaczna, gdyż rodzaj ponoszonych kosztów zależy od profilu działalności gospodarczej. Oczywiście istnieją tzw. koszty uniwersalne, które mogą stanowić koszty firmowe u niemal każdego przedsiębiorcy. W cyklu kilku publikacji przeanalizowano problem kwalifikacji wydatku jako kosztu firmowego.

Koszt firmy, czyli?

Ustawodawca dość ogólnie potraktował definicję wydatków stanowiących koszty firmowe. Na mocy art. 22 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wyłączonych ustawowo z kosztów firmowych.

Liczne interpretacje indywidualne oraz orzecznictwo ugruntowało cechy wydatków stanowiących koszty firmowe:

1. wydatek firmowy musi być przeznaczony przez przedsiębiorcę na cele prowadzonej działalności gospodarczej,
2. koszt firmowy musi zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania przychodów lub też zabezpieczenia przyszłych przychodów,
3. wydatek firmowy musi być poniesiony przez podatnika,
4. koszt firmowy nie może wystąpić w ustawowym katalogu kosztów wyłączonych z kosztów firmowych art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,
5. koszt uzyskania przychodu przedsiębiorca musi właściwe udokumentować.

Przykład 1

Czynny podatnik VAT prowadzi działalność polegającą na wynajmie mieszkań. Podatnik nabył do wynajmowanego mieszkania pralkę, lodówkę.

Poniesiony wydatek będzie stanowił koszt uzyskania przychodów.

Przykład 2

Czynny podatnik VAT prowadzi działalność polegającą na świadczeniu usług ubezpieczeniowych. Podatnik nabył do wynajmowanego biura telewizor i projektor dla celu kompleksowego i komfortowego przedstawienia swojej oferty klientom, ale także na cele prowadzenia szkoleń z produktów ubezpieczeniowych dla klientów.

Poniesiony wydatek będzie stanowił koszt uzyskania przychodów.

Przykład 3

Czynny podatnik VAT prowadzi działalność polegającą na świadczeniu usług marketingowych. Podatnik nabył skaner, drukarkę, laptopa, materiały poligraficzne.

Poniesione wydatki będą stanowiły koszt uzyskania przychodów.

Przykład 4

Czynny podatnik VAT otworzył działalność polegającą na świadczeniu usług biurowych. Podatnik nabył komputer, meble biurowe, artykuły biurowe typu papier, długopis, zszywacz, dziurkacz, spinacze, zszywki itp. Podatnik zakupił ulotki, wizytówki. Podpisał umowę leasingu operacyjnego na samochód osobowy do firmy z przeznaczeniem na działalność i prywatnie.

Poniesione wydatki będą stanowiły koszt uzyskania przychodów. Natomiast opłata wstępna i rata leasingowa będzie stanowiła koszt firmowy, ale w kwocie netto + 50% podatku VAT z faktury za ratę leasingowy. Wydatki eksploatacyjne dotyczące ww. pojazdu podatnik ujmie w PKPiR w następujący sposób:

1. (kwota netto z faktury + 50% VAT) x 75% = koszt do ujęcia w PKPiR.

Przykład 5

Czynny podatnik VAT prowadzi działalność montażu instalacji elektrycznych. Podatnik nabył z urzędu gminy mapę geodezyjną, zapłacił opłatę skarbową.

Ponadto nabył usługi kartograficzne. Usługi archeologiczne. Kable i osprzęt elektryczny do realizacji zlecenia.

Poniesione wydatki będą stanowiły koszt uzyskania przychodów

Co nie stanowi koszty uzyskania przychodu

Nawiązując do art. 23 ust. 1 ustawy o PIT  prawodawca przedstawił znaczną ilość wydatków firmowych które nie będą mogły stanowić kosztów uzyskania przychodów. Nie obniżą więc w rezultacie podatku dochodowego przy formie opodatkowana skalą podatkową albo podatkiem liniowym. Najczęstsze wyłączenia zaprezentowano w poniższej tabeli.

Właściwa dokumentacja kosztu

Jednym z kluczowych właściwości wydatku poniesionego na cele firmowe jest jego odpowiednie udokumentowanie. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 zwane dalej rozporządzeniem MF w sprawie PKPiR) zawiera jakie dokumenty stanowią podstawę zapisów w PKPiR.

Nawiązując do § 11 ust. 3 rozporządzenia MF w sprawie PKPiR ujętym wydatkiem w PKPiR może być dowód księgowy, którym jest:

1. faktura, faktura VAT RR, rachunek lub dokument celny,
2. faktura korygująca, nota korygująca,
3. inny dowód (wyciąg bankowy, delegacja, polisa, niektóre deklaracje podatkowe, opłata skarbowa, pozostałe opłaty, opłata administracyjna, decyzja celna, decyzja urzędu skarbowego, pozostałe), potwierdzający dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierający co najmniej:

• numer dowodu,
• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Autor: Krzysztof Ulicki