Opublikowano: 23.06.2023
To pytanie od lat zadają sobie przedsiębiorcy. Odpowiedź nie może być jednoznaczna, gdyż rodzaj ponoszonych kosztów zależy od profilu działalności gospodarczej. Oczywiście istnieją tzw. koszty uniwersalne, które mogą stanowić koszty firmowe u niemal każdego przedsiębiorcy. W cyklu kilku publikacji przeanalizowano problem kwalifikacji wydatku jako kosztu firmowego.
Koszt firmy, czyli?
Ustawodawca dość ogólnie potraktował definicję wydatków stanowiących koszty firmowe. Na mocy art. 22 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wyłączonych ustawowo z kosztów firmowych.
Liczne interpretacje indywidualne oraz orzecznictwo ugruntowało cechy wydatków stanowiących koszty firmowe:
|
UWAGA: Kosztem uzyskania przychodu będzie więc wszelki wydatek przeznaczony na cele firmowe, którego zasadność poniesienia przedsiębiorca będzie w stanie udowodnić w toku ewentualnej kontroli skarbowej. Przedsiębiorca ponosząc wydatek przeznaczony na firmę musi przemyśleć racjonalność jego poniesienia. Łatwiej jest udowodnić koszt, który przynajmniej w pewnym stopniu można powiązać z profilem prowadzonej działalności. Trudniej jest udowodnić poniesienie wydatku na cele firmowe, jeżeli jego istota względem profilu działalności jest zaskakująca. |
Przykład 1
Czynny podatnik VAT prowadzi działalność polegającą na wynajmie mieszkań. Podatnik nabył do wynajmowanego mieszkania pralkę, lodówkę.
Poniesiony wydatek będzie stanowił koszt uzyskania przychodów.
Przykład 2
Czynny podatnik VAT prowadzi działalność polegającą na świadczeniu usług ubezpieczeniowych. Podatnik nabył do wynajmowanego biura telewizor i projektor dla celu kompleksowego i komfortowego przedstawienia swojej oferty klientom, ale także na cele prowadzenia szkoleń z produktów ubezpieczeniowych dla klientów.
Poniesiony wydatek będzie stanowił koszt uzyskania przychodów.
Przykład 3
Czynny podatnik VAT prowadzi działalność polegającą na świadczeniu usług marketingowych. Podatnik nabył skaner, drukarkę, laptopa, materiały poligraficzne.
Poniesione wydatki będą stanowiły koszt uzyskania przychodów.
Przykład 4
Czynny podatnik VAT otworzył działalność polegającą na świadczeniu usług biurowych. Podatnik nabył komputer, meble biurowe, artykuły biurowe typu papier, długopis, zszywacz, dziurkacz, spinacze, zszywki itp. Podatnik zakupił ulotki, wizytówki. Podpisał umowę leasingu operacyjnego na samochód osobowy do firmy z przeznaczeniem na działalność i prywatnie.
Poniesione wydatki będą stanowiły koszt uzyskania przychodów. Natomiast opłata wstępna i rata leasingowa będzie stanowiła koszt firmowy, ale w kwocie netto + 50% podatku VAT z faktury za ratę leasingowy. Wydatki eksploatacyjne dotyczące ww. pojazdu podatnik ujmie w PKPiR w następujący sposób:
Przykład 5
Czynny podatnik VAT prowadzi działalność montażu instalacji elektrycznych. Podatnik nabył z urzędu gminy mapę geodezyjną, zapłacił opłatę skarbową.
Ponadto nabył usługi kartograficzne. Usługi archeologiczne. Kable i osprzęt elektryczny do realizacji zlecenia.
Poniesione wydatki będą stanowiły koszt uzyskania przychodów
Co nie stanowi koszty uzyskania przychodu
Nawiązując do art. 23 ust. 1 ustawy o PIT prawodawca przedstawił znaczną ilość wydatków firmowych które nie będą mogły stanowić kosztów uzyskania przychodów. Nie obniżą więc w rezultacie podatku dochodowego przy formie opodatkowana skalą podatkową albo podatkiem liniowym. Najczęstsze wyłączenia zaprezentowano w poniższej tabeli.
|
Wydatki ustawowo wyłączone z kosztów uzyskania przychodów |
|
|
Lp. |
Opis kosztu |
|
1. |
Koszty reprezentacji |
|
2. |
Odpisy amortyzacyjne od środków trwałych sfinansowanych dotacją, subwencją |
|
3. |
Spłata kapitału kredytu bądź pożyczki |
|
4. |
Zapłacona zaliczka (niekiedy zaliczka 100% zostaje uznana za koszt) |
|
5. |
Odsetki od zobowiązań podatkowych, składek ZUS |
|
6. |
Odpisy amortyzacyjne w części od wartości samochodu przewyższającej kwotę: 225.000 zł - w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym oraz w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem napędzanym wodorem, 150.000 zł - w przypadku pozostałych samochodów osobowych; |
|
7. |
Polisa AC w części od wartości samochodu przewyższającej kwotę 150.000 zł |
|
8. |
80% poniesionych wydatków (także na ubezpieczenie) z tytułu kosztów używania, stanowiącego prywatną własność przedsiębiorcy, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku (niewprowadzonego do środków trwałych albo nie używanego na podstawie umowy najmu, leasingu). Koszt stanowi jedynie 20% z poniesionych wydatków. |
|
9. |
Niezapłacone składki ZUS społeczne i FP przedsiębiorcy, ale i za pracowników w części finansowanej przez pracodawcę. Niezapłacona składka ZUS zdrowotna przedsiębiorcy. |
|
10. |
Praca własna przedsiębiorcy |
|
11. |
Grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetki od tych grzywien i kar |
|
12. |
Kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług |
|
13. |
Wierzytelności odpisane jako nieściągalne. Nie dotyczy to jednak wierzytelności lub ich części, które uprzednio zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została udokumentowana |
|
14. |
Odsetki, prowizje, różnice kursowe od pożyczek (kredytów) zwiększające koszty inwestycji w okresie realizacji tej inwestycji |
|
15. |
Podatek VAT, wyjątkiem od reguły jest 50% podatku VAT z faktury dokumentującej nabycie lub wydatki na pojazd eksploatacyjny, który jest używany prywatnie i firmowo. Kolejny wyjątek to sytuacja, w której przedsiębiorca jest podatnikiem zwolnionym z VAT. W takim wypadku podatek VAT jest kosztem firmowym. |
Właściwa dokumentacja kosztu
Jednym z kluczowych właściwości wydatku poniesionego na cele firmowe jest jego odpowiednie udokumentowanie. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 zwane dalej rozporządzeniem MF w sprawie PKPiR) zawiera jakie dokumenty stanowią podstawę zapisów w PKPiR.
Nawiązując do § 11 ust. 3 rozporządzenia MF w sprawie PKPiR ujętym wydatkiem w PKPiR może być dowód księgowy, którym jest:
|
UWAGA: Niektóre wydatki w księdze wymagają szczególnego udokumentowania – dowodem wewnętrznym. Dokument wewnętrzny musi zawierać datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków. Z kolei przy zakupie towarów muszą zawierać nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowodem wewnętrznym można zaksięgować poniesiony wydatek firmowy dotyczący m.in.:
|
Autor: Krzysztof Ulicki
Ludzkie podejście, miła obsługa, dopracowany program.
Obsługa pełnej księgowości, dzięki Systim jest niewiarygodnie prosta. Polecam.
... w końcu znalazłem narzędzie które pozwoliło zinformatyzować moją firmę, i to tak niewielkim kosztem ...
Good job! Program niezastąpiony w naszej firmie od lat. Wystawianie faktur to jedno kliknięcie myszką.
Nowości prawne wdrażane są błyskawicznie, a obsługa klienta rozwiąże każdy problem.
Dziękuję serdecznie za szybkie rozwiązanie problemu. Od początku naszej współpracy macie nastawienie pro-klient, stąd zawsze polecam i dalej będę Wasze usługi.
Świetny program, bardzo przyjazny i czytelny dla użytkownika. Poleciłam program paru znajomym firmom w Warszawie. Filmy instruktażowe bardzo pomocne. Dziękujemy.
Zaufałem Wam i nie żałuje, dobra robota! Program ciągle doskonalony, wszystkie wątpliwości lub braki - rozwiązywane przez Państwa w kilkaście minut, pomoc techniczna - natychmiastowa. Nie znam lepszego programu za taką cenę i tak dobrej obsługi technicznej, to dobrze o Was świadczy.
Ja przy Systimie zostaję na stałe, ze względu na funkcjonalność i bardzo dobry kontakt z obsługą techniczną.
W końcu program, w którym mogę zarządzać kilkunastoma magazynami w całej Polsce. Dziękuję.
Cieszę się zmianami jakie ciągle wprowadzacie. Program zrobił ogromny postęp wizualny i funkcjonalny względem samego początku i duży plus za ciągły rozwój. Ciesze się, że śledzicie Państwo na bieżąco przepisy prawa i wymagane obowiązki, dzięki czemu program ciągle jest aktualny z zobowiązującymi przepisami, a zmiany trafiają do systemu dużo szybciej i mogę się z nimi zapoznać. Szacunek do klienta i indywidualne podejście, to Was bardzo wyróżnia.
Systim to nie tylko program do faktur, ale też księgowość internetowa, magazyn i płatności - dlatego jego wybór jest czymś oczywistym dla każdej rozwijającej się firmy.
Szybka faktura dla klienta? Z Systim to nic prostszego, dlatego wybrałem właśnie ten program. Dużą zaletą jest też to, że jest to również program do KPiR i wystawiania umów.
Po przejściu przez wszystkie funkcjonalności programu - jest to nieporównywalny mechanizm we wszystkim.
Zaufałem Wam i nie żałuje, dobra robota! Program ciągle doskonalony, wszystkie wątpliwości lub braki - rozwiązywane przez Państwa w kilkaście minut, pomoc techniczna - natychmiastowa. Nie znam lepszego programu za taką cenę, to dobrze o Was świadczy.
Systim to doskonały program do faktur online, pozwalający na komunikację między naszymi biurami w całej Polsce i za granicą.
Niemalże codziennie widzę zmiany w systemie, ostatnio nawet ulepszona została szata graficzna. Oby tak dalej, cieszę się że mogę z Wami współpracować, bo widać, że zarówno pracownicy obsługi klienta jak i dbający o jakość produktu nie spoczywają na laurach.
... to jedyny program do wystawiania faktur online z którego mogę bez problemu wydrukować kilkanaście faktur na raz, bez żadnych problemów z marginesami czy ustawieniami przeglądarki ...
Na rynku są różne programy magazynowe, ale wśród nich Systim wyróżnia się wygodą obsługi, szybkością działania i niezawodnością. Polecam.
... myśląc o rozwoju firmy potrzebujemy nie programu komputerowego, ale partnera, który rozumie potrzeby firmy z sektora MSP ...
Program nie jest doskonały, natomiast jest najpełniejszy ze wszystkich, jakie testowaliśmy. Nikt inny nie proponuje tyle rozwiązań co Systim.
Dziękuję za możliwość założenia własnego sklepu internetowego wraz z pełną obsługą programu Systim. Dziękuję również za wprowadzenie możliwości zmiany wizualnej sklepu - kody CSS i JavaScript. Jesteście najlepsi w swojej branży :)
Gdy zakładałam firmę nawet nie wiedziałam jak wystawić fakturę. Z Systim okazało się to wręcz śmiesznie proste.
Bardzo dziękuję za wprowadzenie obsługi drukarek fiskalnych - w końcu mogę wszystko robić w jednym programie, a nie w trzech jak dotychczas.
Obsługa drukarki fiskalnej i integracja Allegro z Systim - czysta bajka. Polecam i dziękuję.
... porównanie cenników mówi samo za siebie [...] przeszliśmy na program do faktur Systim bo po prostu jest taniej ...
... Bardzo, bardzo dziękuję! udało się dodać zwolnienie - wszystko jak Państwo piszą, przepraszam, że byłam taka uciążliwa, ale to pierwsza lista płac, którą tworzę (u Was) i stąd wiele pytań... system jest ogólnie świetny a wsparcie techniczne chyba najlepsze na jakie trafiłam :):) ...
Systim to ciągle rozwijające się narzędzie, a dodatkowo na zamówienie wprowadzono bardzo ważną dla mnie funkcję, to niesamowite. Polecam testować, program jest niezawodny.
... to dokładnie to czego szukałam [...] a w momencie, gdy zabrakło mi ważnej funkcji, szybko wprowadzono ją na zamówienie ...
Dołącz do naszych subskrybentów i otrzymuj najświeższe informacje na temat Systim.
