Pracownicze podwyższone koszty uzyskania przychodu

Podwyższone koszty uzyskania przychodu to swoistego rodzaju niewielki profit dla osoby zatrudnionej na podstawie stosunku pracy. Podwyższone koszty uzyskania pracodawca może zastosować w stosunku do wynagrodzenia pracownika pod pewnymi warunkami. Jakimi?

Czym są pracownicze podwyższone koszty uzyskania przychodów

Podwyższone pracownicze koszty uzyskania przychodów dotyczą wyłącznie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Może z nich skorzystać pracownik niezależnie od posiadanego wymiaru czasu pracy. Podwyższone pracownicze koszty uzyskania przychodów to niewielki profit dla pracownika polegający na tym, iż koszty te obniżają podatek dochodowy PIT- którym obciążane jest wynagrodzenie pracownika.

Pracownik, któremu są naliczane podwyższone pracownicze koszty uzyskania przychodu otrzymuje większe wynagrodzenie netto niż gdyby miał zastosowane standardowe koszty.

Prawo do pracowniczych podwyższonych kosztów uzyskania przychodów

W nawiązaniu do art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163) pracownicze podwyższone koszty uzyskania przychodów przysługują osobie zatrudnionej na umowę o pracę, jeżeli jej miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i jednocześnie nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.

Prawo do pracowniczych podwyższonych kosztów uzyskania przychodów posiada pracownik niezależnie od wymiaru czasu pracy i wysokości otrzymywanego wynagrodzenia. Jeżeli pracownik spełnia powyższe warunki posiada prawo do pracowniczych podwyższonych kosztów. Aby skorzystać z tego prawa musi przedłożyć pracodawcy odpowiednie dokumenty.

Warunki naliczania pracowniczych podwyższonych kosztów uzyskania przychodów

Pracownik, który ma prawo do pracowniczych podwyższonych kosztów uzyskania przychodów musi przedłożyć pracodawcy odpowiednie oświadczenie właśnie po to, aby pracodawca mógł uwzględnić podwyższone koszty w naliczanym wynagrodzeniu za pracę tego pracownika.

Oświadczenie to powinno zawierać przynajmniej takie elementy jak:

• imię i nazwisko pracownika wraz z jego danymi adresowymi,
• identyfikator podatkowy pracownika (PESEL, NIP),
• miejscowość i datę sporządzenia oświadczenia,
• tytuł oświadczenia może brzmieć à „Oświadczenie pracownika dla celów stosowania przez pracodawcę pracowniczych podwyższonych kosztów uzyskania przychodów”,
• treść oświadczenia może przybrać następującą postać: „Wnioskuję do pracodawcy (nazwa, adres pracodawcy, NIP) o zastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów z uwagi na moje miejsce zamieszkania w ………………………………. czyli poza miejscowością siedziby zakładu pracy oraz niepobieranie dodatku za rozłąkę,
• podpis pracownika.

W obecnym stanie prawnym takie oświadczenie składa się na formularzu PIT-2 w części F.

Powyższe oświadczenie pracownik składa jeszcze przed rozpoczęciem pracy, jeżeli od momentu przyjęcia do pracy zamieszkuje poza miejscowością, w której znajduje się siedziba zakładu pracy. Jeżeli pracownik mieszka w tej samej miejscowości, w której znajduje się siedziba zakładu pracy a następnie zmieni te miejsce zamieszkania, które odtąd będzie znajdowało się poza miejscowością siedziby zakładu pracy wówczas niezwłocznie składa do pracodawcy powyższe oświadczenie (o zastosowaniu podwyższonych kosztów).

Złożone przez pracownika ww. oświadczenie zachowa swoją ważność aż do rozwiązania umowy o pracę albo wcześniejszej zmiany dokonanej przez pracownika w zakresie pracowniczych (podwyższonych) kosztów uzyskania przychodów. Brak złożonego przez pracownika oświadczenia spowoduje, iż pracodawca naliczy jedynie pracownicze standardowe (niższe) koszty uzyskania przychodów nawet, gdy pracownik miesza poza miejscowością siedziby zakładu pracy.

Wysokość pracowniczych kosztów uzyskania przychodów

Uwzględniając art. 22 ust. 2 ustawy o PDOF wysokość pracowniczych kosztów uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej zaprezentowano w poniższej tabeli.

Należy w tym miejscu zwrócić uwagę na jeszcze jedną bardzo ważną rzecz.

Pracownik może zrezygnować z pracowniczych podwyższonych kosztów uzyskania przychodów

Pracownik może zrezygnować z potrącania przez pracodawcę pracowniczych kosztów uzyskania przychodów (czy to standardowych czy podwyższonych). W takim wypadku pracodawca nalicza wynagrodzenie bez uwzględnienia pracowniczych kosztów. Pracownik może także zrezygnować z naliczania przez pracodawcę kwoty wolnej od podatku.

Zgodnie z art. 32 ust. 6 ustawy o PDOF jeżeli pracownik złoży pracodawcy wniosek o obliczanie zaliczek na podatek dochodowy PIT (podatek od wynagrodzenia) bez stosowania:

1. zwolnienia z podatku dochodowego (miesięczna kwota pomniejszająca podatek 300 zł),
2. miesięcznych kosztów uzyskania przychodów (250 zł albo 300 zł)

- płatnik oblicza zaliczki bez stosowania tego zwolnienia lub tych kosztów.

Pracownik, który chce zrezygnować z potrącania przez pracodawcę pracowniczych kosztów musi złożyć odpowiedni wniosek. Wniosek ten może wyglądać w następujący sposób:

• imię i nazwisko pracownika wraz z jego danymi adresowymi,
• identyfikator podatkowy pracownika (PESEL, NIP),
• miejscowość i datę sporządzenia oświadczenia,
• nazwę, adres i identyfikator podatkowy NIP zakładu pracy,
• tytuł oświadczenia może brzmieć à „Wniosek o niestosowanie pracowniczych kosztów uzyskania przychodów”,
• treść oświadczenia może przybrać następującą postać: „Zgodnie z art. 32 ust. 6 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163  zwanej dalej ustawą o PDOF) wnioskuję o obliczenie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od mojego wynagrodzenia bez zastosowania pracowniczych, miesięcznych kosztów uzyskania przychodów: 250 zł zgodnie z art. 22 ust. 2 pkt 1 UPDOF lub 300 zł zgodnie z art. 22 ust. 2 pkt 3 UPDOF”,
• podpis pracownika.

Rezygnacja z pracowniczych miesięcznych kosztów uzyskania przychodów będzie miała zastosowania od dnia, w którym ono wpłynęło do pracodawcy.

Nie każdy pracownik skorzysta z pracowniczych kosztów uzyskania przychodów

Na koniec należy wspomnieć o jeszcze jednej kwestii. Nie każdy pracownik będzie mógł skorzystać z pracowniczych kosztów uzyskania przychodów (standardowych i podwyższonych). Jeżeli pracownik przez cały miesiąc nie otrzymał wynagrodzenia z umowy o pracę a otrzymał np. wynagrodzenie (świadczenie) zaliczane do przychodów z innych źródeł wówczas pracodawca za ten miesiąc nie nalicza w ogóle pracownikowi pracowniczych kosztów uzyskania przychodów.

Mowa tu m.in. o pobieraniu (przez cały miesiąc) zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, innych świadczeń, zasiłków z ubezpieczenia chorobowego, wypadkowego). Pracodawca nie naliczy pracowniczych kosztów uzyskania przychodów w sytuacji, kiedy pracownik przez cały miesiąc był na urlopie bezpłatnym, wychowawczym lub pokrewnym.

Warto w tym miejscu wspomnieć jeszcze o jednej wyjątkowej sytuacji.

Pracownicze podwyższone koszty uzyskania przychodów to złożone zagadnienie. Warto, aby przed złożeniem oświadczenia pracodawcy pracownik zweryfikował, czy ma do nich prawo a bo być może posiada prawo do jeszcze wyższych kosztów w związku z wcześniej przytoczonym art. 22 ust. 11 ustawy o PDOF.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277) [z dnia 21.08.2025].

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163) [z dnia 21.08.2025].

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111) [z dnia 21.08.2025].

Ustawa z dnia 10.10.2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2024 r. poz. 1773) [z dnia 21.08.2025].