Podatnik zwolniony z VAT nie ma możliwości odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupu dokumentujących nabycia firmowe. Niemniej nawet czynny podatnik VAT w niektórych sytuacjach nie może zrealizować odliczenia podatku VAT naliczonego od dokonanych zakupów firmowych oczywiście udokumentowanych fakturą. Powstaje zatem pytanie jakie to sytuacje i w jakich okolicznościach powstają.
|
Spis treści:
- Nabycie usług noclegowych i gastronomicznych
- Zakupy od sprzedawcy, który nie jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT
- Faktury niedokumentujące rzeczywistej transakcji, nieistniejący nabywca
- Zwrot udokumentowanych wydatków
- Niezasadne podanie numeru NIP-UE z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów
|
Nabycie usług noclegowych i gastronomicznych
Pierwszą kategorią wydatków, z tytułu których czynny podatnik VAT nie może odliczyć podatku VAT naliczonego są nabycia usług noclegowych i gastronomicznych.
Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775) czynny podatnik VAT nie może odliczyć podatku VAT (ani wnioskować o zwrot VAT) z faktury dokumentującej zakup usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:
- nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
- usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika w przypadku, gdy działa on we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej (refaktura) - podatnik bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.
Poza powyższymi wyjątkami czynny podatnik VAT nie odliczy podatku VAT naliczonego z faktur za usługi noclegowe i gastronomiczne pomimo tego, iż zostały nabyte na cele prowadzonej działalności gospodarczej oraz na sprzedaż opodatkowaną VAT.
Zakupy od sprzedawcy, który nie jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT
Jeden z dość restrykcyjnych przepisów zakazujących nabywcy odliczenie podatku VAT od faktur zakupu dotyczy sytuacji, w której sprzedawca nie jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.
Należy jednak podkreślić, iż praktyka podatkowa pokazała, że w niektórych sytuacjach nabywca będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT nawet gdy sprzedawca nie był na moment przeprowadzenia transakcji czynnym podatnikiem VAT.
Chodzi tu m.in. o sytuacje, w których sprzedawca na moment przeprowadzenia transakcji był wykreślony z rejestru podatników VAT (tzw. białej listy) lub jeszcze nie został zarejestrowany jako podatnik VAT, mimo że złożył formularz VAT-R. Jeżeli jednak okoliczności transakcji odpowiadają warunkom typowym dla transakcji między czynnymi podatnikami VAT, mogą być one traktowane analogicznie.
Przykładem potwierdzającym powyższe stanowisko jest interpretacja indywidulana z dnia 24.06.2024r. o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.53.2024.2.KP wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w której to stwierdza, że „(…) Odnosząc się do Pana wątpliwości, wskazać należy, że ustawa o podatku od towarów i usług nie pozbawia podatnika prawa do dokonania odliczenia podatku VAT od zakupów poczynionych przed rejestracją, o ile występują przesłanki, że zakupione towary i usługi będą wykorzystywane do bieżących (lub przyszłych) czynności opodatkowanych (oraz ewentualnie spełniać inne warunki określone w przepisach ustawy). Niemniej ustawodawca narzucił podatnikom obowiązek rejestracji jako podatnik VAT czynny, a zatem podatnik nabywa prawo do odliczenia podatku naliczonego w momencie powstania obowiązku podatkowego i otrzymania faktury, lecz aby uprawnienie to zrealizować musi posiadać status podatnika VAT czynnego w momencie realizacji uprawnienia.
Jak już wcześniej wskazano, realizacja prawa do odliczenia podatku naliczonego następuje poprzez złożenie deklaracji podatkowej, wyrażającej wolę skorzystania przez podatnika z prawa do odliczenia podatku, jednakże aby skutecznie zrealizować powstałe uprawnienie, podatnik musi usunąć, najpóźniej przed skorzystaniem z tego prawa - wszelkie przesłanki negatywne, w tym brak rejestracji, który uniemożliwia identyfikowanie go jako czynnego podatnika.
Zatem usunięcie negatywnej przesłanki, poprzez złożenie zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R (ze wskazaniem okresu rozliczeniowego, za który złoży Pan pierwszą deklarację podatkową) spowoduje możliwość realizacji przez Pana przysługującego prawa do odliczenia kwoty podatku naliczonego. Dopełnienie ww. wymogów umożliwi Panu realizację prawa do odliczenia podatku naliczonego związanego z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT.
Z wniosku wynika, że w październiku 2023 r., w celu rejestracji jako czynny podatnik podatku VAT, złożył Pan do urzędu skarbowego formularz VAT-R. Zatem w celu zrealizowania prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w miesiącach poprzedzających rejestrację, powinien Pan skorygować zgłoszenie rejestracyjne VAT-R poprzez jego aktualizację wskazując w nim datę faktycznego rozpoczęcia działalności, tj. czerwiec 2020 r. i okres za jaki złoży Pan pierwszą deklarację VAT.
W tym miejscu należy zauważyć, że to Organ podatkowy właściwy dla podatnika decyduje ostatecznie o sposobie rejestracji jako podatnik VAT czynny. (…)”.
Warto dodatkowo wspomnieć o pewnym wyjątku od reguły.
|
UWAGA!
Osoby fizyczne, prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej niebędące podatnikami VAT, które okazjonalnie dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu mają prawo odliczyć kwotę podatku VAT naliczonego z tytułu jego nabycia na podstawie:
- wewnątrzwspólnotowego nabycia nowego środka transportu albo
- importu nowego środka transportu.
Kwota VAT do odliczenia stanowi równowartość kwoty podatku VAT należnego z tytułu dokonanej przez tego podatnika dostawy nowego środka transportu, ale nie może być wyższa niż kwota podatku VAT:
- zawarta na fakturze stwierdzającej nabycie przez tego podatnika danego środka transportu lub
- zawarta w dokumencie celnym potwierdzającym import danego środka transportu lub
- zapłaconego przez tego podatnika od wewnątrzwspólnotowego nabycia tego środka.
|
Faktury niedokumentujące rzeczywistej transakcji, nieistniejący nabywca
Istnieje szereg innych sytuacji, w których sprzedawca nie może odliczyć podatku VAT z otrzymanych od nabywcy faktur. Przypadki te przedstawiono w poniższej tabeli.
| Okoliczności, w których czynny podatnik VAT nie odliczy podatku VAT naliczonego z faktury nabycia towarów lub usług |
| Lp. |
Opis przypadków |
| 1. |
Sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi wystawionymi przez podmiot nieistniejący |
| 2. |
Transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu VAT albo jest zwolniona z VAT |
| 3. |
Faktury i faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego |
| 4. |
Wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku VAT w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku VAT na fakturze - w części dotyczącej tych czynności |
| 5. |
Wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
- stwierdzają czynności, które nie zostały w ogóle wykonane - w części dotyczącej tych czynności,
- podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
- potwierdzają czynności, które mogą być związane z przestępstwami skarbowymi - w części dotyczącej tych czynności.
|
Zwrot udokumentowanych wydatków
W nawiązaniu do art. 88 ust. 4 ustawy o VAT czynny podatnik VAT nie może odliczyć podatku VAT naliczonego wobec kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.
Zwrot wydatków od nabywcy, które sprzedawca otrzymał wobec uprzednio poniesionych i udokumentowanych wydatków (na rzecz nabywcy) nie będą stanowić podstawy do odliczenia przez sprzedawcę podatku VAT naliczonego.
Niezasadne podanie numeru NIP-UE z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów
Ostatnim przykładem braku możliwości realizacji prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego jest rozpoznanie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w Polsce i posłużenie się numerem VAT-UE (NIP-UE) nadanym w Polsce w sytuacji, gdy towar w momencie zakończenia jego wysyłki lub transportu znajduje się na terytorium państwa UE innym niż Polska.
Zgodnie z art. 88 ust. 6 ustawy o VAT, czynny podatnik VAT nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT), jeżeli podatek VAT został rozliczony na terytorium Polski, a podatnik posłużył się polskim numerem NIP-UE (z przedrostkiem „PL”) mimo, że towary po zakończeniu transportu lub wysyłki znajdowały się w innym państwie członkowskim niż Polska.
Oznacza to, że prawo do odliczenia VAT nie przysługuje, gdy wskazano polski NIP-UE, lecz dostawa faktycznie zakończyła się poza terytorium RP.
|
UWAGA!
Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów uznaje się za dokonane na terytorium państwa członkowskiego, na którym towary znajdują się w momencie zakończenia ich wysyłki lub transportu.
Niemniej w przypadku, gdy nabywca dokonujący WNT podał numer NIP-UE przyznany mu przez dane państwo członkowskie dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych inne niż państwo członkowskie, na którym towary znajdują się w momencie zakończenia ich wysyłki lub transportu, to WNT uznaje się za dokonane również na terytorium tego państwa członkowskiego, chyba że nabywca udowodni, że WNT:
- zostało opodatkowane na terytorium państwa członkowskiego, na którym towary znajdują się w momencie zakończenia ich wysyłki lub transportu, lub
- zostało uznane za opodatkowane na terytorium państwa członkowskiego, na którym towary znajdują się w momencie zakończenia ich wysyłki lub transportu, ze względu na zastosowanie procedury uproszczonej w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej, o której mowa w dziale XII.
|
Na koniec należy dodać, iż czynny podatnik VAT nie ma prawa do odliczenia 50% podatku VAT z faktury za wydatki eksploatacyjne dotyczące użytkowania samochodu osobowego zarówno w działalności jak i prywatnie. Ten aspekt znacznie szerzej będzie przedmiotem odrębnej publikacji.
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775) [z dnia 01.08.2025].
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163) [z dnia 01.08.2025].
Ustawa z dnia 20.11.1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 776) [z dnia 01.08.2025].
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111) [z dnia 01.08.2025].
Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236) [z dnia 01.08.2025].
