Bilety lotnicze jako koszt podatkowy przedsiębiorcy

Bilet lotniczy kupiony dla wspólnika, pracownika czy zleceniobiorcy może, ale nie zawsze musi, być kosztem uzyskania przychodu. Kluczowe są tu: cel podróży, sposób dokumentowania, podstawa prawna i charakter stosunku prawnego. W artykule wyjaśniamy, kiedy taki koszt może zostać rozliczony podatkowo, a kiedy fiskus może go zakwestionować.

Kiedy bilet lotniczy jest kosztem podatkowym?

Z perspektywy podatkowej, bilety lotnicze stanowią koszty pośrednie, czyli takie, których nie da się bezpośrednio przypisać do konkretnego przychodu. Zgodnie z art. 15 ust. 4e updop, koszty pośrednie ujmuje się w dacie ich poniesienia, czyli w dacie wystawienia faktury.

Przykład:

Spółka kupiła bilet w grudniu 2025 r. na podróż w styczniu 2026 r. Koszt podatkowy ujmuje w grudniu 2025 r. – mimo że w księgach rachunkowych zostanie rozliczony dopiero w styczniu.

Jak dokumentować wydatek?

Aby koszt zakupu biletu lotniczego został uznany za podatkowo dopuszczalny, należy:

• posiadać fakturę lub bilet imienny (bezpieczniej podatkowo jest by bilet ten był wystawiony na spółkę),
• wskazać cel służbowy podróży (np. delegacja, udział w targach, spotkania handlowe),
• sporządzić raport podróży służbowej – nawet dla wspólnika czy zleceniobiorcy,

W Polsce przepisy dotyczące podróży służbowych (rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r.) przewidują, że zwrot kosztów biletu lotniczego nie jest ograniczony wysokością diet. Należy jednak pamiętać, że np. zwrot kosztów rejestrowanego bagażu (np. do 30 kg) możliwy jest tylko w określonych sytuacjach – np. przy delegacji dłuższej niż 30 dni lub do kraju pozaeuropejskiego. Pracodawca, który zwróci takie nadmiarowe koszty podróżnikowi może być zobowiązany by wykazać świadczenie jako przychód pracownika/zleceniobiorcy.

Koszty biletu wspólnika spółki

Wydatek na bilet lotniczy dla wspólnika może być kosztem podatkowym, jeżeli:

• wspólnik działa w imieniu spółki (np. na podstawie pełnomocnictwa),
• podróż ma związek z działalnością gospodarczą spółki (np. uczestnictwo w targach),
• wydatek został odpowiednio udokumentowany.

Wydatki na zakwaterowanie, bilety, diety są wówczas kosztami uzyskania przychodu, o ile nie przekraczają ustawowych limitów i nie stanowią dla wspólnika nieodpłatnego świadczenia (art. 15 ust. 1 updop, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof).

Koszt biletów dla członka zarządu – kiedy można je ująć podatkowo

Wydatki na bilety lotnicze członka zarządu przylatującego regularnie z zagranicy do siedziby spółki mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu, jeśli są ponoszone w związku z pełnieniem funkcji zarządczych, a nie jako jednostronne świadczenie dla wspólnika. Warunkiem jest wykazanie, że wydatek jest racjonalny, niezbędny i wynika z obowiązków zarządczych, które nie mogą być realizowane zdalnie. Takie stanowisko potwierdza Dyrektor KIS w interpretacji z 2 grudnia 2022 r. (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.620.2022.1.SH), wskazując:

 „skoro wydatki na bilety lotnicze, (…) poniesione przez Spółkę na rzecz Wiceprezesa zarządu, pozostają w związku z działalnością gospodarczą Spółki, a ich poniesienie ma wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów, wydatki te powinny stanowić koszt uzyskania przychodu Spółki jako koszt pośredni w dacie poniesienia, za który - zgodnie z art. 15 ust. 4e  updop – uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).”

W przypadku członków zarządu takie koszty nie są świadczeniem jednostronnym (zob. art. 16 ust. 1 pkt 38 updop), ponieważ odpowiadają obowiązkom służbowym wykonywanym w interesie spółki.

Koszty biletu zleceniobiorcy

Jeśli zleceniobiorca (np. osoba na umowie cywilnoprawnej) podróżuje w interesie spółki, a jej wydatki na bilety lotnicze są pokrywane przez spółkę – mogą one zostać zaliczone do podatkowych, jeżeli:

• faktury/bilety są wystawione na spółkę (ale nawet jeśli nie, to wydatek da się obronić – zobacz dalej)
• koszty te służą osiągnięciu przychodu lub zabezpieczeniu źródła przychodu (art. 15 ust. 1 updop),
• taki obowiązek lub możliwość wynika z umowy zlecenia (zgodnie z art. 734 k.c.).

Bilety wystawione na kuriera - czy mogą być kosztem?

Nawet jeśli bilet lotniczy nie zawiera danych spółki, a jest wystawiony na nazwisko zleceniobiorcy (np. kuriera), może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu – pod warunkiem, że wydatek jest racjonalny, związany z działalnością gospodarczą i opłacony ze środków firmy. Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 22 października 2024 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.449.2024.2.DK), w której wskazano, że:

 „Przedmiotem Państwa wątpliwości jest ustalenie czy wydatki poniesione na zakup biletów lotniczych dla kurierów zakupionych z rachunków bankowych Spółki, ale wystawionych na nazwisko kurierów pracujących na podstawie umowy cywilnoprawnej ze spółką mogą być przez Spółkę zaliczone do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Jak Państwo wskazali, często istnieje potrzeba szybkiej dostawy ważnych dokumentów lub towarów, związanych z kontraktami, zamówieniami, płatnościami, licencjami lub pozwoleniami. W takich sytuacjach wydatki na bilety lotnicze kurierów są niezbędne do zapewnienia nieprzerwanej pracy Spółki. (…)

Biorąc pod uwagę powyższe, wydatki poniesione na zakup biletów lotniczych dla kurierów zakupionych z rachunków bankowych Spółki, ale wystawionych na nazwisko kurierów pracujących na podstawie umowy cywilnoprawnej ze spółką mogą Państwo zaliczyć do koszty uzyskania przychodów. Wymienione koszty będą miały związek z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą i służą realizacji celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów.”

Koszty biletu pracownika

Wydatki na bilety lotnicze pracowników odbywających podróże służbowe krajowe lub zagraniczne są klasycznym przykładem kosztu uzyskania przychodu. To typowe wydatki pracownicze.  Warunkiem zaliczenia ich w koszty podatkowe jest:

• zgodność z regulaminem delegacji służbowych,
• właściwa dokumentacja (polecenie wyjazdu, raport, faktura/bilet),
• rozliczenie zgodnie z limitami (np. diet, noclegów).

Bilet dla delegowanego pracownika – kiedy jest przychodem

Pokrycie przez pracodawcę kosztu biletu lotniczego dla pracownika oddelegowanego do pracy za granicą stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy, ponieważ nie jest to podróż służbowa, lecz relokacja w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 23 lipca 2024 r. (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.429.2024.2.AC):

 „przyjęcie przez pracownika świadczenia w postaci biletu lotniczego następuje za zgodą pracownika oraz przynosi mu wymierną korzyść majątkową. Ponadto nieodpłatne świadczenie nie zostało przyjęte jako warunek niezbędny do zgodnego z prawem wykonania pracy. Tym samym spełniony jest warunek dobrowolności świadczenia oraz jego udzielenia w interesie pracownika.

Jednocześnie ww. korzyść jest przypisana indywidualnie do pracownika. Jako pracodawca oddelegowują Państwo do nowego miejsca pracy konkretnych pracowników, i to dla tych konkretnych pracowników kupują Państwo bilety lotnicze. W oparciu o te dane są Państwo w stanie ustalić przychód przypadający na konkretnego pracownika.

Wartość zakupionych przez Państwa biletów lotniczych stanowi dla oddelegowanych pracowników przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”.

Taki przychód podlega opodatkowaniu PIT, a pracodawca ma obowiązek pobrać zaliczkę – nawet jeśli opłacenie biletu wynika z umowy lub aneksu.

Kiedy bilet nie będzie kosztem?

Wydatek na bilet lotniczy nie może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, jeżeli:

• dotyczy podróży o charakterze prywatnym,
• brak jest związku wylotu z działalnością gospodarczą,
• brak odpowiedniej dokumentacji (np. faktury lub potwierdzenia celu wyjazdu),
• dotyczy osoby, której podróż nie została zlecona formalnie przez spółkę,

Czy od zakupu biletu trzeba pobrać podatek u źródła?

Nie. Przedsiębiorcy nie mają obowiązku poboru podatku u źródła w przypadku zakupu biletów na rozkładowe rejsy lotnicze u zagranicznych przewoźników.

Dotyczy to przychodów z rozkładowego przewozu pasażerskiego, pod warunkiem, że bilet był wymagany do skorzystania z usługi (art. 21 ust. 1 pkt 4 updop; art. 29 ust. 1 pkt 4 updof).

Podsumowanie

Bilet lotniczy może być kosztem uzyskania przychodu – ale tylko pod warunkiem, że spełnione są wymogi formalne: dokumentacja, związek z działalnością, odpowiedni status osoby podróżującej. Wydatki na wspólników i zleceniobiorców są akceptowalne, jeżeli są należycie uregulowane w umowie i dobrze udokumentowane. W praktyce warto stworzyć procedurę rozliczania podróży, która uwzględni wymogi fiskusa – i pozwoli uniknąć sporów.

Autor:

Sławomir Biliński

Źródła:

• art. 15 ust. 1, ust. 4e art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.)
• art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b, art. 13 pkt 8 lit. a, art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2025 r., poz. 163; ze zm.
• art. 734 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny – j.t. Dz. U.  z 2024 r. poz. 1061 ze zm.
• art. 39 ust. 1, 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 120, ze zm.