Drugi samochód w jednoosobowej działalności

Coraz bardziej zróżnicowane zlecenia klientów wymuszają na przedsiębiorcach większą elastyczność i mobilność w prowadzeniu działalności. W efekcie muszą poszukiwać nowych, często mniej oczywistych rozwiązań. Jednym z nich jest zakup lub skorzystanie z drugiego samochodu na zasadzie leasingu, najmu czy dzierżawy w ramach jednoosobowej działalności.

Koszty uzyskania przychodu w działalności

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 zwanej dalej ustawą o PDOF) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ww. ustawy.

Co to oznacza w praktyce?

Każdy przedsiębiorca ponosi różnego rodzaju wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jedne wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów inne muszą być wyłączone z kosztów podatkowych. Oczywiście, najkorzystniejszą sytuacją jest taka, w której możliwie jak najwięcej wydatków zostaje uznanych za koszty uzyskania przychodów. Powoduje to obniżenie zarówno należnego podatku dochodowego, jak i wysokości zaliczek na podatek dochodowy wpłacanych w ciągu roku.

Aby można było mówić o koszcie uzyskania przychodu dany wydatek musi spełniać poniższe cechy:

• został poniesiony na cele działalności gospodarczej,
• pomiędzy danym wydatkiem a przychodami istnieje związek przyczynowo – skutkowy,
• został poniesiony w celu osiągania i zachowania teraźniejszych przychodów a także zabezpieczenia przyszłych przychodów,
• nie może być poniesiony na cele prywatne,
• nie może być zwrócony w jakiejkolwiek formie (dotacje, subwencje, inne),
• nie występuje w ustawowym katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów,
• został właściwie udokumentowany.

Wydatek na cele firmowe musi być rzeczowo uzasadniony. Jeżeli argumenty przemawiające za jego poniesieniem są wystarczający mocne, wówczas przedsiębiorca nie musi się obawiać o wyłączenie tego wydatku z kosztów w trakcie ewentualnej kontroli podatkowej. Oczywiście występują tzw. ogólne wydatki firmowe, które ponosi większość przedsiębiorców. Tego typu wydatki w zdecydowanej większości przypadków nie podlegają podważeniu. Istnieją także wydatki, których poniesienie w danej działalności gospodarczej może być zastanawiające.

W takich sytuacjach przedsiębiorca musi zadać sobie kilka podstawowych pytań:

• czy wydatek rzeczywiście służy tylko działalności gospodarczej?
• czy będzie używany w działalności,
• czy logicznie pasuje do przedmiotu prowadzonej działalności,
• czy ten wydatek przyczyni się do osiągania przychodów, może zwiększenia a może zabezpieczenia przyszłych,
• czy wydatek został zakupiony ze środków przedsiębiorcy czy też otrzymał na niego dotację albo zwrot kosztów,
• czy nie jest ustawowo wyłączony z wydatków firmowych stanowiących koszt uzyskania przychodów,
• czy przedsiębiorca posiada argumenty za poniesieniem tego wydatku,
• czy jest w stanie uzasadnić poniesienie tego wydatku w trakcie kontroli podatkowej.

O powyższym musi pamiętać przed poniesieniem każdego choć trochę wątpliwego podatkowo wydatku.

Drugi samochód w jednoosobowej działalności

Jeszcze kilkanaście lat temu wielu przedsiębiorcom wystarczał jeden pojazd firmowy. Jednak w miarę rozwoju działalności, rozszerzenie floty staje się dla większości firm naturalnym etapem rozwoju. Jeśli przedsiębiorca chce dotrzeć do różnych grup klientów i realizować zróżnicowane zlecenia, musi sięgać po bardziej elastyczne i zróżnicowane rozwiązania.

Niektórzy przedsiębiorcy nabywają takie środki transportu jak rower elektryczny albo hulajnogę elektryczną. Pozawalają one na dotarcie do niektórych klientów i jednocześnie nie są wrażliwe na korki, brak miejsc parkingowych a ich utrzymanie stanowi niski koszt w porównaniu do pojazdów samochodowych. Jeszcze inni przedsiębiorcy decydują się na zakup do prowadzonej działalności motocykla.

Wielu przedsiębiorców rozpatruje możliwość nabycia drugiego pojazdu samochodowego do firmy bądź tez skorzystania z drugiego pojazdu na mocy umowy leasingu, najmu, dzierżawy czy umowach o podobnym charakterze.

Czy nabycie drugiego pojazdu samochodowego do firmy bądź czy korzystanie z drugiego pojazdu w działalności na podstawie umów leasingu, najmu, dzierżawy w przypadku jednoosobowej firmy ma sens? Czy jest to racjonalne postępowanie dla celów ustalenia dowodu? Co powie na ten temat fiskus? Okazuje się, że jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność wymagającą użycia drugiego pojazdu do realizacji niektórych zleceń, wydatek ten można uznać za racjonalnie uzasadniony i nie budzi on wątpliwości fiskusa.

Przykładem może być tutaj podatnik, który prowadzi jednoosobową działalność i posiada jeden samochód osobowy użytkowany na podstawie umowy leasingu operacyjnego. Jednakże potrzebuje drugiego samochodu osobowego (o DMC do 3,5 tony) z uwagi na specyfikę działalności i potrzeby związane z wykonywaniem niektórych usług. Drugi samochód chce nabyć i wprowadzić do ewidencji środków trwałych. Będzie on używany zarówno w działalności i prywatnie (50% odliczenie VAT od nabycia i eksploatacji, 75% w kosztach od wydatków eksploatacyjnych)

Podatnik uzasadnia konieczność zakupu drugiego samochodu w następujący sposób:

• drugie auto zabezpieczy ciągłość pracy w przypadku awarii pierwszego auta, co pozwoli na świadczenie usług bez przestojów a to jest decydujące dla utrzymania klientów jak i płynności finansowej firmy (wydatek ten jest poniesiony w celu zachowania oraz zabezpieczenia przychodów),
• drugie auto jest potrzebne z uwagi na specyfikę prowadzonej działalności tzn. podatnik często jeździ w różne miejsca także sporo oddalone od siedziby firmy w celu realizacji usług i drugi samochód bardzo usprawni mu dojazd w niektóre miejsca,
• drugi samochód ma być mniejszy, posiadać mniejszy silnik i być bardziej ekonomiczny w utrzymaniu a to pozwoli na obniżenie kosztów przejazdów w przypadku niektórych zleceń (np. używanie pierwszego auta do spotkań biznesowych a drugiego do przejazdów w celu nadzorowania postępów prac).

Drugi samochód będzie używany w większości w prowadzonej działalności, ale gdy pierwszy ulegnie awarii podatnik nie wyklucza także użytkowania częściowo prywatnego.

Specyfika działalności podatnika wymaga dużej mobilności i elastyczności względem wymagań klientów.:

• różnorodne zadania i lokalizacje, do których musi udać się przedsiębiorca są często oddalone od siedziby firmy a to z kolei powoduje podejmowanie nieprzewidzianych wyjazdów. Pierwszy samochód bardziej reprezentatywny służy do spotkań z klientami a drugi tańszy, mniejszy i o niższych kosztach eksploatacji pozwala na bardziej ekonomiczne realizowanie zadań technicznych,
• szybkość reakcji w przypadku posiadania dwóch pojazdów sprawia, iż szybkie dostarczenie np. materiałów pozwala ma utrzymanie konkurencyjności i klientów. Drugi samochód zapewnia możliwość natychmiastowego działania, w przypadku awarii pierwszego pojazdu lub na skutek wystąpienia innych przyczyn.

Wydatki eksploatacyjne, jakie podatnik będzie ponosił względem drugiego auta to koszty:

• paliwa,
• ubezpieczenie pojazdu (OC, AC),
• serwis i naprawy (w tym przeglądy techniczne),
• zakup części zamiennych (np. opon, oleju),
• mycie i konserwacja pojazdu.

Pozwolą one na bieżące użytkowanie drugiego pojazdu, a to pozwoli podatnikowi realizować zadania wchodzące w skład świadczonych usług. Bez tych wydatków pojazd nie mógłby być wykorzystywany, co ograniczyłoby podatnikowi możliwości zarobkowe. Wydatki na eksploatację drugiego auta zapewnią jego sprawność i gotowość do użycia w każdej sytuacji, co skutkować będzie brakiem przerw oraz brakiem rezygnacji z niektórych zleceń.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 09.05.2025r. o sygn. 0115-KDIT3.4011.245.2025.3.RS przyznał rację podatnikowi i potwierdził, iż „(…) Z podanych przez Pana w opisie zdarzenia informacji wynika, że:

• zakup drugiego samochodu pozwoli na uniknięcie przestojów w pracy spowodowanych awarią pierwszego pojazdu, a także na optymalizację kosztów eksploatacji poprzez używanie bardziej ekonomicznego pojazdu do zadań technicznych. Wydatki poniesione na eksploatację zapewnią sprawność i gotowość do użycia samochodu w każdej sytuacji.
• samochód osobowy, który zamierza Pan kupić, będzie w działalności gospodarczej środkiem trwałym, podlegającym amortyzacji zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• pojazd będzie używany zarówno w działalności gospodarczej jak i prywatnie.
• od 1 kwietnia 2025 r. jest Pan zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, jednak nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu.
• zamierza Pan zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z nabyciem samochodu oraz koszty eksploatacyjne związane z jego użytkowaniem (koszty paliwa, ubezpieczenie pojazdu, serwis i naprawy, zakup części zamiennych, mycie i konserwacja pojazdu).

Wobec tego mając na uwadze powołane uprzednio przepisy prawa oraz przedstawiony we wniosku opis zdarzenia stwierdzić należy, że będzie Pan mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów:

• odpisy amortyzacyjne ustalone od wartości samochodu osobowego (z uwzględnieniem limitu ustalonego w art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeśli wartość ta będzie przewyższać kwotę wskazaną w tym przepisie dla określonych rodzajów pojazdów),
• koszty ubezpieczenia AC samochodu (z uwzględnieniem limitu określonego proporcją wskazaną w art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeśli wartość samochodu przyjęta dla celów ubezpieczenia będzie przewyższać kwotę 150 000 zł),
• koszty ubezpieczenia OC samochodu bez limitu (samochód będzie środkiem trwałym, nie ma więc zastosowania ograniczenie wynikające z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych),
• 75 % wydatków - w zw. z art. art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - związanych z użytkowaniem i eksploatacją pojazdu, tj. paliwo, serwis i naprawy, zakup części zamiennych, mycie i konserwacja pojazdu.

Końcowo warto podkreślić, iż to nie jedyne korzystne stanowiska fiskusa wobec podatnika, który nabył lub korzysta z drugiego pojazdu w firmie.

Inne korzystne stanowiska względem nabycia (leasingu, dzierżawy) drugiego pojazdu do jednoosobowej działalności to m.in.:

1. interpretacja indywidualna z dnia 01.10.2024r. o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.521.2024.2.MZ wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej,
2. interpretacja indywidualna z dnia 13.11.2024r. o sygn. 0115-KDIT3.4011.725.2024.2.DP wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361) [z dnia 24.06.2025].

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061) [z dnia 24.06.2025].

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163) [z dnia 24.06.2025].

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111) [z dnia 24.06.2025].