Limit płatności gotówkowych

Czym właściwie jest limit płatności gotówkowej?
To pytanie zadaje sobie wielu przedsiębiorców. Oczywiście – skutki podatkowe są istotne, jednak zanim zaczniemy je analizować, warto zrozumieć, czym w ogóle ten limit jest i jak należy do niego podejść w praktyce.

Temat wcale nie należy do prostych. Przedsiębiorcy zawierają między sobą różnego rodzaju umowy handlowe – o zróżnicowanej konstrukcji i formach zapłaty. Zobowiązania mogą być regulowane gotówką, przelewem, kompensatą czy płatnością częściową. Jak do tego wszystkiego ma się limit płatności gotówkowej?

Limit płatności gotówkowej w 2025 roku

W nawiązaniu do art. 19 ustawy z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236 zwanej dalej ustawą – Prawo przedsiębiorców) dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku, gdy:

1. stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2. jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15.000 zł lub równowartość tej kwoty.

Jeżeli transakcja jest wyrażona w walucie obcej wówczas wartość tej transakcji przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji. Przepisy jasno wskazają, że przyjmowanie należności albo zapłata zobowiązania za jedną transakcję musi odbyć się przelewem (za pomocą rachunku płatniczego przedsiębiorcy) w każdym przypadku, jeżeli:

1. stronami transakcji są przedsiębiorcy,
2. jednorazowa wartość transakcji jest równa lub wyższa od kwoty 15 000 zł (bez znaczenia pozostaje liczba płatności składająca się na tę transakcję czy wartość transakcji wyrażona w walucie obcej).

Co to jest jednorazowa wartość transakcji

Definicję jednorazowej wartości transakcji trafnie określił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 30.01.2023r. o sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.887.2022.1.KKA w której to stwierdził, że „(…) Pojęcie jednorazowej transakcji nie jest równoznaczne z terminem pojedynczej płatności.

W celu ustalenia znaczenia terminu "jednorazowa wartość transakcji", z uwagi na fakt, że adresatem normy prawnej jest przedsiębiorca dokonujący i przyjmujący płatności związane z działalnością gospodarczą, w pierwszej kolejności należałoby sięgnąć do definicji zawartych w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej.

W rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej transakcją jest umowa, będąca źródłem stosunku zobowiązaniowego. Dlatego też, pod pojęciem "jednorazowa wartość transakcji" należy rozumieć ogólną wartość należności lub zobowiązań, określoną w umowie zawartej między przedsiębiorcami. Oznacza to, że obowiązek dokonywania lub przyjmowania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego dotyczy również przypadku, gdy strony umowy o wartości przekraczającej 15 000 zł dokonują w ramach tej umowy częściowych płatności lub też przyjmują częściowe płatności o wartości nieprzekraczającej 15 000 zł.

Takie rozumienie pojęcia "transakcja" znajduje swój odpowiednik w art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 424) - w brzmieniu obowiązującym w dniu wydania interpretacji, zgodnie z którym transakcja handlowa to umowa, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeżeli strony, o których mowa w art. 2 (czyli m.in. przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej), zawierają ją w związku z wykonywaną działalnością.

Bazując na tych regulacjach, pojęcie "transakcja" należy odkodować jako umowę, której przedmiotem jest odpłatne świadczenie usług/dostawa towarów i umowa ta jest zawierana między przedsiębiorcami w ramach prowadzonej przez nich działalności gospodarczej.

W odpowiedzi Ministra Finansów z 8 lutego 2017 r. na interpelację nr 9279 w sprawie wyjaśnienia wątpliwości, dotyczących znowelizowanych przepisów o swobodzie działalności gospodarczej oraz ustaw o podatku dochodowym, w zakresie określenia limitów płatności gotówkowych wskazano, że przez transakcję należy rozumieć taką czynność prawną (umowę) zawieraną w związku z prowadzoną przez strony działalnością gospodarczą, w wykonaniu której dokonywana jest co najmniej jedna płatność. Przepis art. 22 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej nie określa, co może stanowić przedmiot transakcji (umowy), natomiast można przyjąć, że może nim być w szczególności nabycie towaru lub usługi. O przyporządkowaniu płatności do poszczególnych umów (transakcji) decyduje ich cel gospodarczy i zgodny zamiar stron, a nie treść dowodów (dokumentów) księgowych. Trzeba przy tym podkreślić, że art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, nie wprowadza czasowego ograniczenia okresu sumowania wielu płatności, składających się na pojedynczą transakcję. Może się zatem okazać, że jedna transakcja obejmuje transfery pieniężne dokonane w ciągu kilku lat (np. w przypadku zawarcia umowy realizowanej etapami, takiej jak umowa wdrożeniowa czy umowa o roboty budowlane). (…)”.

Tak, więc jednorazowa wartość transakcji to ogólna wartość zobowiązań wynikających z zawartej między przedsiębiorcami umowy bez względu na liczbę składającą się na nią płatności. Oczywiście nie należy zapominać, że podmioty gospodarcze zawierają pomiędzy sobą różnego rodzaju umowy handlowe różniące się sposobem płatności czy liczbą płatności składającą się na transakcję będącą przedmiotem tej umowy.

Nie wszystkich dotyczy limit płatności gotówkowych

Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż nie wszystkich obejmuje limit płatności gotówkowych 15 000 zł.

Prawodawca jasno zaznaczył, iż limit płatności gotówkowych dotyczy tylko przedsiębiorców, ale uwaga obie (lub więcej, jeżeli występują) strony umowy muszą być przedsiębiorcami. Limit płatności gotówkowych nie dotyczy przypadku, kiedy jedna ze stron to przedsiębiorca a druga ze stron to konsument.

W art. 4 ustawy – Prawo przedsiębiorców wskazano, że przedsiębiorcą jest:

1. osoba fizyczna,
2. osoba prawna
3. jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca działalność gospodarczą,
4. wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej

- którzy wykonują działalność gospodarczą.

Tylko powyższe grupy obowiązuje limit płatności gotówkowej. To oznacza, że inne grupy nie są zobowiązane do stosowania limitu płatności gotówkowej (przynajmniej jedna ze stron umowy to podmiot z tej innej grupy). Można tu wymienić np. stowarzyszenie, które może wykonywać jedynie działalność statutową i nie wykonywać działalności gospodarczej. Niemniej, jeżeli wykonuje ono działalność statutową (odpłatną lub nieodpłatną) i wykonuje także działalność gospodarczą to będzie podlegać limitowi transakcji gotówkowej w zakresie wykonywanej działalności. Natomiast w przypadku jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i innych działalność, którą prowadzą nie stanowi działalności gospodarczej a jest to realizacja ustawowych zadań publicznych, które są finansowane z budżetu państwa bądź z budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

Innym przykładem, którego nie dotyczy limit płatności gotówkowych to rolnik ryczałtowy. Nie został on określony w ustawie jako osoba fizyczna będąca przedsiębiorcą.

Przedsiębiorca nieposiadający siedziby na terytorium RP (nieposiadający oddziału w Polsce), którzy realizują w Polsce sprzedaż także nie będą podlegali polskiemu limitowi płatności gotówkowej, ale będą podlegać limitom w kraju siedziby swojej firmy. Warto w tym miejscu wspomnieć o art. 5 ustawy – Prawo przedsiębiorców. Nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu kwoty 3 499,5 (75% kwoty minimalnego wynagrodzenia) i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.

Zatem przedsiębiorcą nie będzie także osoba fizyczna prowadząca tzw. działalność nierejestrowaną, ponieważ nie wykonuje ona działalności gospodarczej (wykonuje działalność, która nie stanowi działalności gospodarczej). To oznacza, że osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną nie jest zobligowana do stosowania limitu płatności gotówkowej.

Uwaga na okres zawartych umów handlowych

Jak wskazano w ww. interpretacji obowiązek dokonywania lub przyjmowania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego dotyczy również przypadku, gdy strony umowy o wartości przekraczającej 15 000 zł dokonują w ramach tej umowy częściowych płatności lub też przyjmują częściowe płatności o wartości nieprzekraczającej 15 000 zł.

Powyższe oznacza, że gdy przedsiębiorcy zawarli pomiędzy sobą umowę czy to na czas określony czy to nieokreślony należy zwracać szczególną uwagę na okres trwania umowy (także w przypadku umowy na czas nieokreślony, która przecież może zostać rozwiązana w każdym czasie).

Przykładowo może wystąpić sytuacja, w której okres wypowiedzenia umowy to 3 miesiące. Jeżeli miesięczna wartość usług opiewa np. na kwotę 10 000 zł i zaraz po zawarciu umowy zostaje ona wypowiedziana to 3 miesiące x 10 000 zł daje łączną kwotę 30 000 zł (za zrealizowane do końca trwania umowy usługi). To skutkuje tym, że nabywca usług musi za każdy miesiąc zapłacić za otrzymane usługi przelewem.

Powyższe potwierdza stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej zawarte w interpretacji indywidualnej z dnia 27.08.2019r. o sygn. 0111-KDIB1-1.4010.274.2019.1.AB w której to Dyrektor wskazuje, że „(…) Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności korzysta, jako najemca z lokalu użytkowego na podstawie umowy najmu zawartej na czas nieokreślony. W umowie nie została określona całkowita wartość transakcji, lecz jest ona uzależniona od czasu jej trwania. Zgodnie z zawartą umową, zobowiązania z tytułu najmu regulowane będą gotówką, bez pośrednictwa rachunku płatniczego w miesięcznych okresach rozliczeniowych. Wartość transakcji ustalana jest w odniesieniu do poszczególnych okresów rozliczeniowych, a nie w odniesieniu do całego czasu trwania umowy, który jest nieokreślony. Wartość zobowiązania za żaden z okresów rozliczeniowych nie przekroczy kwoty 15.000 zł. Jednakże suma wszystkich zobowiązań wynikających z umowy może przekroczyć kwotę 15.000 zł, jeżeli umowa obowiązywać będzie przez odpowiednio długi okres czasu. Zarówno wynajmujący, jak i najemca są przedsiębiorcami w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Podkreślić należy, że pojęcie jednorazowej transakcji nie jest równoznaczne z terminem pojedynczej płatności. Wskazać, bowiem należy, że regulacje art. 19 ww. ustawy Prawo przedsiębiorców wyraźnie odnoszą się do transakcji – bez względu na liczbę płatności w ramach tej transakcji.

W konsekwencji, jednorazowa wartość transakcji oznacza ogólną wartość wierzytelności lub zobowiązań, określonych w umowie zawartej między przedsiębiorcami. Przymiot jednorazowości nie odnosi się, więc do liczby płatności, lecz odzwierciedla wymóg powiązania poszczególnych świadczeń w ramach jednego stosunku umownego.

Wobec powyższego w przedmiotowej sprawie jednorazową transakcją jest umowa najmu, a nie poszczególne płatności czynszu. W przypadku umowy najmu zawartej na czas nieokreślony, uznać należy, że kwalifikacja płatności zależy od wysokości wynagrodzenia, okresu rozliczeniowego i okresu wypowiedzenia takiej umowy. Jeżeli dla umowy na czas nieokreślony suma wynagrodzeń pewnych, (które będzie trzeba zapłacić zanim upłynie okres wypowiedzenia) przekroczy limit, to od pierwszej płatności winny być one rozliczane bezgotówkowo.

Natomiast w przypadku, gdy z dniem dokonania pierwszej płatności strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie łączna jej wartość, wiedzą natomiast, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania limit obrotu gotówkowego nie zostanie przekroczony – płatności do momentu przekroczenia limitu ustawowego mogą być dokonywane w gotówce.

Podsumowując, nie można zgodzić się ze stanowiskiem Wnioskodawcy, że w przypadku zawartej umowy najmu na czas nieokreślony, pojęcie jednorazowej transakcji należy utożsamiać z wartością za pojedynczy okres rozliczeniowy.

W związku z tym, zgodnie z art. 15d updop, Wnioskodawca nie będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych z tytułu najmu w sposób zaprezentowany w opisie zdarzenia przyszłego, tj. opłacanych gotówką za każdy okres rozliczeniowy.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za nieprawidłowe. (…)”.

Inne formy zapłaty

Limit płatności gotówkowej 15 000 zł nie dotyczy przypadków, w których zapłata za transakcję zostanie zrealizowana za pomocą innych form płatniczych.

Pierwszy przykład zapłaty w innej formie to kompensata.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał w interpretacji indywidualnej z dnia 06.07.2018r. o sygn. 0111-KDIB1-2.4010.196.2018.1.DP – „(…) Reasumując, uregulowanie zobowiązania wynikającego z transakcji o wartości powyżej 15.000 zł w drodze kompensaty (potrącenia) nie będzie powodować obowiązku zastosowania przepisów art. 15d ust. 1 u.p.d.o.p. Tym samym, zobowiązania takie będą stanowiły w całości koszt uzyskania przychodu bez względu na rozliczoną kwotę, o ile spełnione będą przesłanki wskazane w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., a jednocześnie nie będą zachodziły okoliczności wymienione w art. 16 ust. 1 tej ustawy. (…)”.

Zatem limit płatności gotówkowej za transakcję o wartości powyżej 15 000 zł nie dotyczy zapłaty w formie kompensaty.

Kolejny przykład zapłaty w innej formie dotyczy płatności za pomocą nettingu.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał w interpretacji indywidualnej z dnia 31.07.2020r. o sygn. 0111-KDIB2-1.4010.165.2020.4.AM – „(…) Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro jak wynika z wniosku Spółka rozlicza transakcje wewnątrzgrupowe w wewnętrznym systemie nettingu grupy, rozliczane w drodze wzajemnej kompensaty zobowiązań i należności, stanowiącej formę kompensaty wierzytelności, to uregulowanie zobowiązań za pośrednictwem tego systemu, których wartość jest równa lub wyższa kwocie 15000 zł, w drodze kompensaty, nie będzie powodować obowiązku zastosowania regulacji art. 15d ust. 1 pkt 2 u.p.d.o.p.

Tym samym znowelizowany art. 15d u.p.d.o.p., który wszedł w życie 1 stycznia 2020 r., nie będzie miał zastosowania w przedmiotowej sprawie, co oznacza, że nie będzie skutkował wyłączeniem z kosztów uzyskania przychodów rozliczania zobowiązań dokonywanych za pośrednictwem systemu nettingu w przypadku transakcji o wartości równej lub wyższej 15.000 zł.

Wobec powyższego przedstawione we wniosku stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe. (…)”.

Zatem limit płatności gotówkowej za transakcję o wartości powyżej 15 000 zł nie dotyczy zapłaty w formie nettingu.

Warto na koniec także wspomnieć o tym, iż limit płatności gotówkowej nie dotyczy także zapłaty w formie wymiany barterowej, a więc np. towar na towar, usługę na usługę.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236).

Odpowiedź Ministra Finansów z dnia 08.02.2017 r. na interpelację nr 9279 w sprawie wyjaśnienia wątpliwości, dotyczących znowelizowanych przepisów o swobodzie działalności gospodarczej oraz ustaw o podatku dochodowym, w zakresie określenia limitów płatności gotówkowych.

Ustawa z dnia 8.03.2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1790).

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061).

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 278).

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).

Interpretacja indywidulana z dnia 30.01.2023r. o sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.887.2022.1.KKA.

Interpretacja indywidualna z dnia 27.08.2019r. o sygn. 0111-KDIB1-1.4010.274.2019.1.AB.

Interpretacja indywidualna z dnia 06.07.2018r. o sygn. 0111-KDIB1-2.4010.196.2018.1.DP.

Interpretacja indywidualna z dnia 31.07.2020r. o sygn. 0111-KDIB2-1.4010.165.2020.4.AM.