Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (e-Doręczenia) umożliwia przesyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznej z mocą prawną równą doręczeniom tradycyjnym – listom poleconym za potwierdzeniem odbioru. System ten jest elementem cyfryzacji komunikacji między przedsiębiorcami a administracją publiczną, a także pomiędzy organami władzy publicznej. Zastosowanie e-Doręczeń przynosi korzyści w postaci jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata, integralności przesyłanych danych, zapewnienia poufności oraz dostępu do potwierdzeń nadania i odbioru wiadomości.
|
Spis treści:
- Kogo dotyczy obowiązek
- Terminy ustawowe
- Brak sankcji, ale realne konsekwencje praktyczne
- Wnioski końcowe
|
Kogo dotyczy obowiązek
Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń lub obowiązek stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych dotyczy:
- przedsiębiorców zarejestrowanych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – zob. tabela 1,
- przedsiębiorców zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) – zob. tabela 2,
osób wykonujących zawody zaufania publicznego, w tym adwokatów, notariuszy, doradców podatkowych, radców prawnych, doradców restrukturyzacyjnych i rzeczników patentowych - od 1 stycznia 2025 r.,
|
UWAGA!
Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, mają obowiązek posługiwania się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku. |
- organów administracji publicznej i innych instytucji takich jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS), Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ), uczelnie publiczne, instytucje kultury itd.– obowiązek stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych mają od 1 stycznia 2025 r.,
- jednostek samorządu terytorialnego, sądów, komorników i prokuratury – obowiązek stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych powinny wdrożyć najpóźniej do 1 października 2029 r.
|
UWAGA!
Podmioty publiczne mają obowiązek korzystania z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego od 1 stycznia 2025 r., a niektóre z nich z usługi hybrydowej (na jej temat piszemy dalej) dopiero od 1 października 2029 r.
|
Terminy ustawowe
Tabela 1. Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG
| Rejestracja działalności |
Termin obowiązku |
Sposób realizacji obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń |
| Przed 31 grudnia 2024 r. |
Od 1 października 2026 r. |
Wniosek o zmianę wpisu lub o założenie skrzynki |
| Po 1 stycznia 2025 r. |
W chwili rejestracji |
Obowiązkowo we wniosku rejestracyjnym |
| Zmiana wpisu po 30 czerwca 2025 r. |
W chwili aktualizacji |
Obowiązkowe podanie danych do e-Doręczeń |
Przykład:
Przedsiębiorca zarejestrowany w CEIDG w 2016 r. musi posiadać adres do e-Doręczeń od 1 października 2026 r., jednak może go utworzyć już od 1 stycznia 2025 r.
Tabela 2. Przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS
| Rejestracja działalności |
Termin obowiązku |
Sposób realizacji obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń |
| Przed 1 stycznia 2025 r. |
Od 1 kwietnia 2025 r. |
Wniosek przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) lub system S24 |
| Po 1 stycznia 2025 r. |
W chwili rejestracji |
Obowiązkowo przez PRS lub system S24 |
Obowiązek ten dotyczy także fundacji, stowarzyszeń i spółdzielni wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS.
|
UWAGA!
Utworzenie adresu i skrzynki do e-Doręczeń może potrwać kilka dni.
|
Brak sankcji, ale realne konsekwencje praktyczne
Obowiązujące przepisy nie przewidują sankcji administracyjnych ani karnych za niedopełnienie obowiązku założenia adresu do e-Doręczeń w ustawowym terminie. Oznacza to, że ani przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG, ani w KRS nie poniosą bezpośrednich konsekwencji w postaci grzywny czy decyzji o wykreśleniu.
Niemniej jednak brak aktywnej skrzynki może prowadzić do istotnych utrudnień. W przypadku nieposiadania adresu do e-Doręczeń korespondencja kierowana do danego podmiotu będzie doręczana w trybie hybrydowym – urząd wyśle pismo w formie elektronicznej, operator wydrukuje je i doręczy w formie przesyłki poleconej. Taki sposób doręczeń może wydłużyć czas obiegu dokumentów, utrudnić ustalenie daty doręczenia oraz zwiększyć ryzyko uchybienia terminom procesowym.
Brak skrzynki może również ograniczyć bieżącą komunikację z administracją, zwłaszcza w sprawach wymagających szybkiego działania, takich jak wezwania, decyzje podatkowe czy kontrole.
Zaleca się więc możliwie jak najszybsze utworzenie adresu do e-Doręczeń, nawet jeśli termin ustawowy jeszcze nie upłynął. Po założeniu skrzynki istotne jest także jej regularne monitorowanie.
Wnioski końcowe
Obowiązek posługiwania się adresem do e-Doręczeń to istotny element cyfryzacji kontaktu z administracją publiczną. Choć brak jest formalnych sankcji za jego niewypełnienie, niedopełnienie tego obowiązku może znacząco wpłynąć na sprawność komunikacji, terminowość działań oraz bezpieczeństwo prawne przedsiębiorcy.
Autor:
Sławomir Biliński
Źródła:
- Informacja rządowa na temat e-Doręczeń opubl. na https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/
Podstawa prawna:
- ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych -j.t. Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 ze zm.
