Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności

Wielu przedsiębiorców ma w planach rejestrację działalności gospodarczej. Otwarcie działalności to w niektórych przypadkach nie lada wyzwanie. Wiele zależy od profilu tej działalności a zatem rodzaju prowadzonej działalności. Zanim przedsiębiorca otworzy działalność musi dokonać konkretnych przygotowań. W czasie tych przygotowań niejednokrotnie ponosi określone wydatki, które już są związane z przyszłą działalnością gospodarczą pomimo, iż nie jest ona jeszcze otworzona.

Czy takie wydatki przedsiębiorca może ująć już po rejestracji firmy w kosztach uzyskania przychodów? Jakiego typu mogą to być wydatki? Na te i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Koszty uzyskania przychodu

Wszelkie wydatki na prowadzenie działalności gospodarczej mogą stanowić koszty firmowe, ale pod pewnymi warunkami.

Kosztem uzyskania przychodu są wydatki, które:

1. zostały przeznaczone na cele działalności gospodarczej,
2. służą osiąganiu bieżących przychodów, zabezpieczeniu uzyskiwaniu przyszłych przychodów,
3. zostały poniesione przez przedsiębiorcę,
4. nie zostały zwrócone przedsiębiorcy w jakiejkolwiek formie,
5. zostały właściwie udokumentowane,
6. nie znajdują się w ustawowym katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.

Kosztem uzyskania przychodu będzie każdy wydatek spełniający powyższe uwarunkowania, który może być w sposób racjonalny uzasadniony przez przedsiębiorcę. Dodatkowo pomiędzy tym kosztem a przychodem będzie występował związek przyczynowo-skutkowy.

Koszty uzyskania przychodu poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej – wydatki niebędące środkiem trwałym

Wielu przyszłych przedsiębiorców dokonuje zakupów jeszcze przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Wydatki te często związane są stricte z przyszłą działalnością. Zakupione narzędzia, wyposażenie czy inne rzeczy mają służyć prowadzonej działalności gospodarczej i przyczyniać się do osiąganie przychodów, zabezpieczenia przyszłych przychodów.

W jaki sposób na taką kwestię patrzy Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej? W stanowisku wyrażonym w interpretacji indywidualnej z dnia 23.10.2021r. o sygn. 0115-KDIT3.4011.632.2021.2.JS.

„[…] Dodatkowo w opisie sprawy wskazano, że Wnioskodawca przed podjęciem działalności gospodarczej poniósł wydatek na zakup laptopa (zakup laptopa nastąpił 28 czerwca 2021 r., podczas gdy działalność gospodarcza została zarejestrowana w CEIDG 2 lipca 2021 r.).

Odnosząc się do wątpliwości Wnioskodawcy dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatku poniesionego przed rozpoczęciem działalności gospodarczej wskazać należy, że do stwierdzenia, czy wydatek poniesiony przed datą rozpoczęcia działalności, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, istotnym jest ustalenie, czy takie wydatki są potrzebne w prowadzonej działalności i mają związek z tą działalnością, czy też wydatki te nie są związane z działalnością gospodarczą, czy też związek ten jest na tyle iluzoryczny, że można przesądzić, ze mają charakter osobisty. Poza tym koszt podatkowy musi być odpowiednio udokumentowany.

Zatem wydatek poniesiony przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, ale mające konkretny, wyraźny związek z uzyskiwanym później przychodem-w tym tak jak w przedmiotowej sprawie wydatek na zakup laptopa, bez którego - jak wskazuje Wnioskodawca - nie byłoby możliwe udzielanie porad, opinii i wyjaśnień w bieżącej pracy doradcy podatkowego, jak również wykonywanie innych czynności zawodowych, tj. sporządzanie pism procesowych, opinii, analiz, reprezentacji przed organami podatkowymi czy w trakcie spotkań z klientami, jak również przedstawienie oferty kancelarii potencjalnym klientom bez poniesienia, którego uzyskanie przychodów nie byłoby możliwe - stanowi koszt uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej.

Nie można natomiast zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w poprzednim r. podatkowym, w którym nie istniało jeszcze źródło przychodów, gdyż byłoby to niezgodne z art. 22 ust. 4 i art. 44 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym r. podatkowym, w którym zostały poniesione, z zastrzeżeniem ust. 5, 6 i 10.

W niniejszej sprawie jednak przedmiotowy wydatek na zakup laptopa został poniesiony w r. podjęcia działalności gospodarczej. […]”.

Fiskus przychylnie patrzy na wydatki poniesione przez prowadzeniem działalności gospodarczej, które podatnik chce zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów już po rejestracji działalności. Stawia jednak warunki. Niezbędność wydatku w przyszłej działalności. Warto jednak powiedzieć o czymś jeszcze.

W innej interpretacji z dnia 02.03.2020r. o sygn. 0111-KDIB1-3.4010.494.2019.2.APO Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że także innego rodzaju wydatki poniesione przed działalnością, ale jej dotyczące – mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Były to wydatki poniesione w czasie, kiedy Spółka nie osiągnęła jeszcze przychodów z działalności strefowej zwolnionej z opodatkowania na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 34 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (czyli po prostu działalności gospodarczej w specjalnej strefie ekonomicznej) takie jak:

• koszty związane z uzyskaniem zezwolenia na prowadzenie działalności na terenie SSE (zakup usług doradczych, zakup Specyfikacji Istotnych Warunków Przetargu),
• opłaty bieżące na rzecz Zarządzającego Strefą (opłaty administracyjne na rzecz SSE),
• koszty związane z pracownikami mającymi za zadanie wdrożenie procesu produkcyjnego prowadzonego na terenie SSE na podstawie Zezwolenia (tj. wynagrodzenia, koszty rekrutacji, koszty delegacji i koszty szkoleń dotyczących tych pracowników w celu przeszkolenia ich do prowadzenia działalności strefowej),

- i będą one stanowić koszty uzyskania przychodów (inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, z uwagi na brak bezpośredniego związku z konkretnymi przychodami Spółki), potrącalne w momencie uzyskania pierwszych przychodów Spółki z działalności prowadzonej na terenie SSE na podstawie Zezwolenia.

Koszty uzyskania przychodu poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej – remont lokalu i wyposażenie

Podatnicy jeszcze przed rozpoczęciem działalności dokonują różnego rodzaju przygotowań na cele tej właśnie przyszłej działalności. Jednym z takich zamiarów jest remont lokalu, którego właścicielem jest przyszły przedsiębiorca.

Wydatki na remont mogą dotyczyć np. takich zakupów jak farby, materiały budowlane, oświetlenia, gniazda i inne części elektryczne, pozostałe materiały wykończeniowe. Inne wydatki na remont to m.in. zakup wyposażenia, szyldu, mebli, oświetlenia, sprzętu biurowego, opłacenie kosztów wyrobienia pieczęci.

Mówiąc o remoncie należy wspomnieć, iż wydatki na ten cel nie stanowią ulepszenia środków trwałych, a więc można je zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów (wydatki na remont nie powiększają wartości środka trwałego).

Istota remontu to wyłącznie przywrócenie pierwotnego stanu technicznego danego lokalu. Na przywrócenie stanu technicznego składają się przeważnie takie czynności jak wymiana zużytych materiałów budowlanych, elektrycznych, technicznych, pozostałych. Wymiana ta nie zmienia w żaden sposób funkcji czy charakteru lokalu w czasie jego używania. Przywraca jedyne pierwotną zdolność użytkową, którą lokal utracił wraz z upływającymi latami. Zatem remont nie polega na przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji lokalu.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia z dnia 28 kwietnia 2021 r. o sygn. 0115-KDIT3.4011.55.2021.2.JG stwierdził, iż powyższe wydatki „[…] skoro opisane okoliczności zdarzenia przyszłego wskazują, że poniesione wydatki na remont lokalu oraz jego wyposażenie są związane z całokształtem planowanej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej i spełniają wskazane wyżej przesłanki, wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. […]”.

Powyższy przypadek dotyczył okoliczności, w których jednostkowy koszt nabywanego wyposażenia, sprzętu, oprogramowania nie przekroczył kwoty 10 000 zł żaden z zakupów nie został zaliczony do środków trwałych.

Warto na koniec podkreślić, że jeżeli poniesione wydatki jeszcze przed otwarciem działalności gospodarczej (przeprowadzone czynności) nie stanowiłby remontu danego lokalu niemieszkalnego ale stanowiłby jego ulepszenie (przebudowa, rozbudowa, adaptacja, modernizacja), wówczas przedsiębiorca nie mógłby ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Te wydatki podwyższyłyby wartość początkową danego lokalu. Od tej wartości początkowej przedsiębiorca mógłby dokonywać odpisów amortyzacyjnych i ujmować je w kosztach uzyskania przychodów już po rejestracji działalności gospodarczej.

Autor:

Krzysztof Ulicki