Faktury zaliczkowe

Przedsiębiorcy często otrzymują zaliczkę na poczet realizacji przyszłej sprzedaży. Sami także niejednokrotnie wpłacają zaliczkę innym przedsiębiorcą. Otrzymując zaliczkę przedsiębiorca jest zobligowany do wystawienia faktury zaliczkowej.

Powstaje szereg pytań z tym związanych. Kiedy należy to zrobić? Co musi zawierać faktura zaliczkowa? Czy można wystawić fakturę zaliczkową jeszcze przed otrzymaniem zaliczki? Kiedy należy wystrzegać się wystawiania faktury zaliczkowej? Na te i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Co to jest zaliczka na poczet przyszłej sprzedaży towarów lub usług

Zaliczka to wpłata dokonana przez nabywcę dla sprzedawcy która ma miejsce jeszcze przed sprzedażą towarów lub usług. Co najważniejsze zaliczka nie jest przypisana do konkretnej towaru czy konkretnej usługi (o określonych cechach). Jest tylko wpłatą na poczet przyszłej sprzedaży.  Zaliczka nie ma ostatecznego przeznaczenia na poczet konkretnych towarów lub usług.

Warto podkreślić, iż definicja zaliczki nie jest nigdzie określona a jedynie w art. 743 ustawy z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2022 r. poz. 1360 zwanej dalej ustawą KC) jest wspomnienie o charakterze zaliczki.

Faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa jest dowodem księgowym, który dokumentuje otrzymanie środków pieniężnych o charakterze zaliczki na poczet realizacji przyszłej dostawy towarów lub realizacji usługi. Faktura zaliczkowa wystawiana jest zatem po otrzymaniu przez sprzedawcę zaliczki. Warto podkreślić, iż gdy w jednym miesiącu podatnik – sprzedawca otrzyma zaliczkę i zrealizuje dostawę towarów lub świadczenie usług to nie musi wystawiać faktury zaliczkowej a wystawia wówczas standardową fakturę sprzedaży, w której ujmuje dodatkowo w rozliczeniu, kiedy wpłynęła zaliczka.

Elementy faktury zaliczkowej

Ustawodawca wymienił w art. 106f ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług o VAT (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 zwanej dalej ustawą o VAT) obowiązkowe dane jakie muszą znaleźć się na fakturze zaliczkowej.

Oto te elementy:

• data wystawienia,
• numer kolejny faktury zaliczkowej,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer NIP (VAT-UE jeśli potrzeba) sprzedawcy,
• numer NIP (VAT-UE jeśli potrzeba) nabywcy,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi albo data otrzymania zaliczki,
• kwota otrzymanej zaliczki,
• obliczona kwota podatku VAT od otrzymanej zaliczki,
• dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwa (rodzaj) towaru lub usługi, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku VAT, stawki podatku VAT, kwoty podatku VAT oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku VAT.

Przykład 1

Czynny podatnik VAT otrzymał zaliczkę w kwocie 5.000 zł. W jaki sposób obliczyć podatek VAT, aby prawidłowo wystawić fakturę zaliczkową? Założono, że stawka VAT na sprzedawany przez podatnika produkt to 23%.

(5000 zł x 23%) / 1,23 = 934,96 zł

Można to zrobić innym sposobem:

5000 zł - (5000 zł / 1,23) = 934,96 zł

Kiedy otrzymana zaliczka wymaga udokumentowania fakturą zaliczkową?

Jeżeli sprzedawca przed sprzedażą towarów lub wykonaniem usługi otrzyma zaliczkę to powinien to zdarzenie udokumentować wystawieniem faktury zaliczkowej. Faktura zaliczkowa powinna być więc wystawiona po otrzymaniu zaliczki przez sprzedawcę. Jednak nie zawsze.

W jakim terminie sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej?

Fakturę zaliczkową polski, czynny podatnik VAT ma obowiązek wystawić najpóźniej 15-tego dnia miesiąca następnego po miesiącu otrzymania zaliczki (części należności, całości należności).

W niektórych sytuacjach podatnik nie może wystawiać faktury zaliczkowej

W ustawie o VAT wymienione są wprost przypadki, w których podatnik wręcz nie może wystawiać faktury zaliczkowej. Ewentualne wystawienie takiej faktury jest błędem i taka faktura powinna zostać wycofana z obiegu gospodarczego albo ewentualnie skorygowana do zera.

Na mocy art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT faktury zaliczkowej nie można wystawiać dla poniższych transakcji sprzedaży:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),
• usług ochrony osób i mienia,
• usług najmu, dzierżawy, leasingu,
• usług telekomunikacyjnych,
• usługi stałej obsługi prawnej i biurowej,
• usługi dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
• usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych.

Faktura zaliczkowa dokumentująca otrzymanie zaliczki na całość należności a faktura końcowa

Jeżeli sprzedawca otrzyma zaliczkę stanowiącą część należności dotyczącej przyszłej sprzedaży, wówczas ma on obowiązek wystawić fakturę końcową. Fakturę końcową ma obowiązek zatem wystawić, gdy:

1. otrzymana zaliczka nie opiewa na całość należności,
2. otrzymana zaliczka nie jest ostatnią częścią należności, po wpłaceniu której została uregulowana cała należność.

Wyjątek od reguły jak wskazano powyżej, gdy zaliczka oraz sprzedaż nastąpi w tym samym miesiącu. W praktyce gospodarczej występują jednak i inne okoliczności otrzymywania zaliczek. Ciekawą sytuacją jest okoliczność otrzymania zaliczki opiewającej na całość należności na poczet przyszłej sprzedaży towarów lub świadczenia usług. Jeżeli sprzedawca otrzymał zaliczkę lub zaliczki na całość należności to nie ma obowiązku wystawienia faktury końcowej.

Potwierdza to stanowisko Dyrektora KIS wyrażone w interpretacji indywidualnej z dnia 28 października 2020 r. o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.476.2020.3.PRM.

„[…] Jak wynika z opisu sprawy, Wnioskodawca do otrzymanej "z góry" całości lub części zapłaty wynagrodzenia na poczet świadczenia ww. usług wystawia fakturę zaliczkową na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy.

W niniejszej sprawie należy wskazać, że jeżeli fakturą zaliczkową/fakturami zaliczkowymi Wnioskodawca udokumentował już całą należność, po wykonaniu usługi nie wystawia się już faktury końcowej. W takim przypadku ostatnią (końcową) fakturą jest faktura dokumentująca ostatnią wpłatę przed wykonaniem usług, przy czym faktura ta powinna zawierać numery faktur wystawianych przed wykonaniem usługi.

Biorąc pod uwagę przedstawiony opis sprawy oraz powołane w tym zakresie przepisy należy stwierdzić, że Wnioskodawca co do zasady nie powinien wystawić faktury końcowej w przypadku otrzymania i udokumentowania otrzymanych wcześniej zaliczek obejmujących całą zapłatę za usługę. Jednocześnie należy zaznaczyć, że obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie zabraniają wystawiania faktur końcowych, które będą dodatkowym dowodem potwierdzającym wyświadczenie usługi i z których wynikać będzie, że należność w całości została uregulowana. Jeżeli zatem w przypadku, gdy Wnioskodawca wystawi fakturę końcową, gdy uprzednio do tej samej transakcji wystawił faktury zaliczkowe obejmujące 100% należnego wynagrodzenia na poczet świadczonych usług, to w takiej fakturze końcowej powinien zostać "wyzerowany podatek".

Zatem, mając na uwadze opis sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy należy stwierdzić, że stanowisko Wnioskodawcy w zakresie braku obowiązku wystawienia faktury "końcowej", o której mowa w art. 106f ust. 3 ustawy, do faktur, o których mowa w art. 106f ust. 1 ustawy, dokumentujących otrzymanie wynagrodzenia z góry za dany miesięczny lub dłuższy okres, należało uznać za prawidłowe. […]”.

Autor:

Krzysztof Ulicki