Faktury korygujące

Opublikowano:

Zasady prawidłowej księgowości stanowią, że każda transakcja dokonana przez przedsiębiorcę musi być udowodniona za pomocą faktury. Może się jednak zdarzyć, że informacje zawarte w tych dokumentach będą nieprawidłowe lub po pewnym czasie będą musiały ulec zmianie. Dzieje się tak najczęściej w przypadku zwrotów. W takiej sytuacji konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Jej stworzenie może początkowo wydawać się skomplikowane, dlatego warto wiedzieć, czym się kierować przy wystawianiu faktury korygującej.

 

Czym jest faktura korygująca?

Faktura korygująca to faktura wystawiana w celu skorygowania błędu zawartego we wcześniejszym dokumencie. Musi być jasne, że jest to faktura korygująca, a także musi być sposobność identyfikacji oryginalnego rachunku podlegającego zmianie (data wystawienia i numer seryjny). Taka faktura powinna posiadać własną unikalną serię numeracji sekwencyjnej.

W przypadku obiektów łatwo jest uzasadnić fizyczny zwrot towaru za pomocą dowodu dostawy. W przypadku usług należy dokładnie określić przyczyny zmian i – jeśli to możliwe – upewnić się, że klient kontrasygnuje daną kopię faktury, aby udowodnić, że obie strony są co do tego zgodne.

Faktury korygujące z kwotami ujemnymi prawie zawsze będą dokładnie badane przez inspektorów podatkowych. Chociaż zwrot towaru jest zwykle łatwy do udowodnienia (należy zachować dowód dostawy i wszelkie inne dokumenty potwierdzające zwrot), unieważnienie świadczonych usług jest bardzo trudne do udowodnienia.

Z kolei, gdyby zwrot został dokonany w ramach trwającej relacji sprzedaży, to nie oczekuje się wystawienia faktury korygującej. Zamiast tego na następnym rachunku za dostarczone towary po prostu należy zanotować  dany zwrot i zastosować  kwotę ujemną.

 

Kto może wystawić faktury korygujące?

Błędy w fakturach się zdarzają, a większość klientów rozumie proces ich poprawiania. W codziennej działalności często zdarza się, że faktury są nieprawidłowe i dlatego trzeba je później skorygować. Leży to nie tylko w interesie klienta, który chce otrzymać prawidłową fakturę, ale także urzędu skarbowego.

Tylko usługodawca i firma świadcząca usługę może wystawiać faktury anulacyjne lub korygujące. Korekta przez usługobiorcę lub klienta jest niedozwolona i nie zostanie zaakceptowana przez urząd skarbowy.

 

Jak wystawić fakturę korygującą?

Jeśli faktura jest nieprawidłowa jeszcze przed wysłaniem jej do klienta, problem można łatwo rozwiązać. Można po prostu edytować fakturę i naprawić błąd. Faktura nie jest uważana za „wystawioną”, jeżeli nie została jeszcze dostarczona adresatowi. Jeśli klient otrzymał już rachunek, należy wtedy jak najszybciej wystawić poprawiony dokument. Najlepszą praktyką jest również poinformowanie odbiorcy o wystawieniu faktury korygującej.

Istnieje kilka kwestii, o których należy pamiętać, gdy przystępuje się do tworzenia  faktury korygującej:

  • Po pierwsze, należy wystawić brakujące lub poprawne informacje za pomocą faktury korygowanej z nowym numerem faktury.
  • Po drugie, faktura korygująca musi wyraźnie odnosić się do poprzedniej faktury, którą zastępuje.
  • Po trzecie, jeśli nieprawidłowa faktura nie została jeszcze wysłana do odbiorcy lub przetworzona przez dział księgowości, nie ma potrzeby tworzenia faktury korygującej. Wystarczy, że stworzy się od nowa pierwszą fakturę pod tym samym numerem faktury i wyśle ją do klienta. Klient wtedy nawet nie będzie miał świadomości, że taki błąd został popełniony.
  • Po czwarte, odręczne poprawki są również opcją w niektórych sytuacjach i na pewno są lepszym rozwiązaniem w przypadku kontroli, niż pozostawienie błędnej faktury bez zmian.

Warto pamiętać o tym, że jeśli klient wróci do danej firmy z nieprawidłową fakturą, można poprawić błąd ręcznie za pomocą notatki bezpośrednio na oryginalnej fakturze. Trzeba  jednak koniecznie podpisać, datować i stemplować  fakturę. Należy też sporządzić kopię tej skorygowanej faktury dla własnej dokumentacji i przechowywać ją razem z oryginalną fakturą. Odręczne poprawki brzmią dość łatwo, ale są również łatwym sposobem na tworzenie nowych błędów. Najbezpieczniejszym sposobem jest zaksięgowanie faktury korygującej za niepoprawny rachunek początkowy, a następnie utworzenie nowej, poprawnej faktury, która odwołuje się do pierwszej.

 

Audyt a faktury korygujące

W przypadku audytu podatkowego lub specjalnego audytu podatku od sprzedaży, faktury i paragony są przedmiotem dochodzenia. Biorąc pod uwagę, ile faktur i paragonów może zgromadzić firma, jest to prawie niemożliwe, by kilkuletni zbiór poszczególnych rachunków był nieskazitelny.

Rzeczywistość jest taka, że firmy często popełniają błędy. Jedne z nich są mniejsze, które nie budzą większego zainteresowania, a inne nieco bardziej problematyczne (nawet jeśli pozornie również wydają się nieistotne, jak np. niedopisanie NIP). 

Zgodnie z prawem wymagane jest, aby zawsze przechowywać kopię wszystkich wystawianych faktur w celach kontrolnych. Władze powinny zawsze mieć możliwość wglądu w fakturę wstępną na żądanie, nawet jeśli jest ona nieprawidłowa. Jednak wiele programów do fakturowania umożliwia opcję usunięcia faktury, ale nie przed ostrzeżeniem, że nie jest to prawnie zalecane. 

 

Źródła:

 

Autor: Łukasz Stachurski
 

Podobne artykuły
Inne artykuły
Wersja DEMO - przetestuj za darmo! Załóż konto Systim w 15 sekund!