1. Automatyczne księgowanie wystawionych faktur
2. Automatyczne naliczanie list płac i rachunków
3. Ryczałt, KPiR i pełna księgowość
4. Integracja z KSeF
5. Wsparcie księgowych
Opublikowano: 24.08.2022
Zasady prawidłowej księgowości stanowią, że każda transakcja dokonana przez przedsiębiorcę musi być udowodniona za pomocą faktury. Może się jednak zdarzyć, że informacje zawarte w tych dokumentach będą nieprawidłowe lub po pewnym czasie będą musiały ulec zmianie. Dzieje się tak najczęściej w przypadku zwrotów. W takiej sytuacji konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Jej stworzenie może początkowo wydawać się skomplikowane, dlatego warto wiedzieć, czym się kierować przy wystawianiu faktury korygującej.
Faktura korygująca to faktura wystawiana w celu skorygowania błędu zawartego we wcześniejszym dokumencie. Musi być jasne, że jest to faktura korygująca, a także musi być sposobność identyfikacji oryginalnego rachunku podlegającego zmianie (data wystawienia i numer seryjny). Taka faktura powinna posiadać własną unikalną serię numeracji sekwencyjnej.
W przypadku obiektów łatwo jest uzasadnić fizyczny zwrot towaru za pomocą dowodu dostawy. W przypadku usług należy dokładnie określić przyczyny zmian i – jeśli to możliwe – upewnić się, że klient kontrasygnuje daną kopię faktury, aby udowodnić, że obie strony są co do tego zgodne.
Faktury korygujące z kwotami ujemnymi prawie zawsze będą dokładnie badane przez inspektorów podatkowych. Chociaż zwrot towaru jest zwykle łatwy do udowodnienia (należy zachować dowód dostawy i wszelkie inne dokumenty potwierdzające zwrot), unieważnienie świadczonych usług jest bardzo trudne do udowodnienia.
Z kolei, gdyby zwrot został dokonany w ramach trwającej relacji sprzedaży, to nie oczekuje się wystawienia faktury korygującej. Zamiast tego na następnym rachunku za dostarczone towary po prostu należy zanotować dany zwrot i zastosować kwotę ujemną.
Błędy w fakturach się zdarzają, a większość klientów rozumie proces ich poprawiania. W codziennej działalności często zdarza się, że faktury są nieprawidłowe i dlatego trzeba je później skorygować. Leży to nie tylko w interesie klienta, który chce otrzymać prawidłową fakturę, ale także urzędu skarbowego.
Tylko usługodawca i firma świadcząca usługę może wystawiać faktury anulacyjne lub korygujące. Korekta przez usługobiorcę lub klienta jest niedozwolona i nie zostanie zaakceptowana przez urząd skarbowy.
Jeśli faktura jest nieprawidłowa jeszcze przed wysłaniem jej do klienta, problem można łatwo rozwiązać. Można po prostu edytować fakturę i naprawić błąd. Faktura nie jest uważana za „wystawioną”, jeżeli nie została jeszcze dostarczona adresatowi. Jeśli klient otrzymał już rachunek, należy wtedy jak najszybciej wystawić poprawiony dokument. Najlepszą praktyką jest również poinformowanie odbiorcy o wystawieniu faktury korygującej.
Istnieje kilka kwestii, o których należy pamiętać, gdy przystępuje się do tworzenia faktury korygującej:
Warto pamiętać o tym, że jeśli klient wróci do danej firmy z nieprawidłową fakturą, można poprawić błąd ręcznie za pomocą notatki bezpośrednio na oryginalnej fakturze. Trzeba jednak koniecznie podpisać, datować i stemplować fakturę. Należy też sporządzić kopię tej skorygowanej faktury dla własnej dokumentacji i przechowywać ją razem z oryginalną fakturą. Odręczne poprawki brzmią dość łatwo, ale są również łatwym sposobem na tworzenie nowych błędów. Najbezpieczniejszym sposobem jest zaksięgowanie faktury korygującej za niepoprawny rachunek początkowy, a następnie utworzenie nowej, poprawnej faktury, która odwołuje się do pierwszej.
W przypadku audytu podatkowego lub specjalnego audytu podatku od sprzedaży, faktury i paragony są przedmiotem dochodzenia. Biorąc pod uwagę, ile faktur i paragonów może zgromadzić firma, jest to prawie niemożliwe, by kilkuletni zbiór poszczególnych rachunków był nieskazitelny.
Rzeczywistość jest taka, że firmy często popełniają błędy. Jedne z nich są mniejsze, które nie budzą większego zainteresowania, a inne nieco bardziej problematyczne (nawet jeśli pozornie również wydają się nieistotne, jak np. niedopisanie NIP).
Zgodnie z prawem wymagane jest, aby zawsze przechowywać kopię wszystkich wystawianych faktur w celach kontrolnych. Władze powinny zawsze mieć możliwość wglądu w fakturę wstępną na żądanie, nawet jeśli jest ona nieprawidłowa. Jednak wiele programów do fakturowania umożliwia opcję usunięcia faktury, ale nie przed ostrzeżeniem, że nie jest to prawnie zalecane.
Źródła:
Autor: Łukasz Stachurski
... porównanie cenników mówi samo za siebie [...] przeszliśmy na program do faktur Systim bo po prostu jest taniej ...
... to jedyny program do wystawiania faktur online z którego mogę bez problemu wydrukować kilkanaście faktur na raz, bez żadnych problemów z marginesami czy ustawieniami przeglądarki ...
Ja przy Systimie zostaję na stałe, ze względu na funkcjonalność i bardzo dobry kontakt z obsługą techniczną.
Szybka faktura dla klienta? Z Systim to nic prostszego, dlatego wybrałem właśnie ten program. Dużą zaletą jest też to, że jest to również program do KPiR i wystawiania umów.
Good job! Program niezastąpiony w naszej firmie od lat. Wystawianie faktur to jedno kliknięcie myszką.
Zaufałem Wam i nie żałuje, dobra robota! Program ciągle doskonalony, wszystkie wątpliwości lub braki - rozwiązywane przez Państwa w kilkaście minut, pomoc techniczna - natychmiastowa. Nie znam lepszego programu za taką cenę, to dobrze o Was świadczy.
Na rynku są różne programy magazynowe, ale wśród nich Systim wyróżnia się wygodą obsługi, szybkością działania i niezawodnością. Polecam.
... w końcu znalazłem narzędzie które pozwoliło zinformatyzować moją firmę, i to tak niewielkim kosztem ...
Dziękuję za możliwość założenia własnego sklepu internetowego wraz z pełną obsługą programu Systim. Dziękuję również za wprowadzenie możliwości zmiany wizualnej sklepu - kody CSS i JavaScript. Jesteście najlepsi w swojej branży :)
Nowości prawne wdrażane są błyskawicznie, a obsługa klienta rozwiąże każdy problem.
Dziękuję serdecznie za szybkie rozwiązanie problemu. Od początku naszej współpracy macie nastawienie pro-klient, stąd zawsze polecam i dalej będę Wasze usługi.
... myśląc o rozwoju firmy potrzebujemy nie programu komputerowego, ale partnera, który rozumie potrzeby firmy z sektora MSP ...
Cieszę się zmianami jakie ciągle wprowadzacie. Program zrobił ogromny postęp wizualny i funkcjonalny względem samego początku i duży plus za ciągły rozwój. Ciesze się, że śledzicie Państwo na bieżąco przepisy prawa i wymagane obowiązki, dzięki czemu program ciągle jest aktualny z zobowiązującymi przepisami, a zmiany trafiają do systemu dużo szybciej i mogę się z nimi zapoznać. Szacunek do klienta i indywidualne podejście, to Was bardzo wyróżnia.
Ludzkie podejście, miła obsługa, dopracowany program.
W końcu program, w którym mogę zarządzać kilkunastoma magazynami w całej Polsce. Dziękuję.
... to dokładnie to czego szukałam [...] a w momencie, gdy zabrakło mi ważnej funkcji, szybko wprowadzono ją na zamówienie ...
Program nie jest doskonały, natomiast jest najpełniejszy ze wszystkich, jakie testowaliśmy. Nikt inny nie proponuje tyle rozwiązań co Systim.
Zaufałem Wam i nie żałuje, dobra robota! Program ciągle doskonalony, wszystkie wątpliwości lub braki - rozwiązywane przez Państwa w kilkaście minut, pomoc techniczna - natychmiastowa. Nie znam lepszego programu za taką cenę i tak dobrej obsługi technicznej, to dobrze o Was świadczy.
Bardzo dziękuję za wprowadzenie obsługi drukarek fiskalnych - w końcu mogę wszystko robić w jednym programie, a nie w trzech jak dotychczas.
Świetny program, bardzo przyjazny i czytelny dla użytkownika. Poleciłam program paru znajomym firmom w Warszawie. Filmy instruktażowe bardzo pomocne. Dziękujemy.
Po przejściu przez wszystkie funkcjonalności programu - jest to nieporównywalny mechanizm we wszystkim.
Gdy zakładałam firmę nawet nie wiedziałam jak wystawić fakturę. Z Systim okazało się to wręcz śmiesznie proste.
Niemalże codziennie widzę zmiany w systemie, ostatnio nawet ulepszona została szata graficzna. Oby tak dalej, cieszę się że mogę z Wami współpracować, bo widać, że zarówno pracownicy obsługi klienta jak i dbający o jakość produktu nie spoczywają na laurach.
Systim to ciągle rozwijające się narzędzie, a dodatkowo na zamówienie wprowadzono bardzo ważną dla mnie funkcję, to niesamowite. Polecam testować, program jest niezawodny.
... Bardzo, bardzo dziękuję! udało się dodać zwolnienie - wszystko jak Państwo piszą, przepraszam, że byłam taka uciążliwa, ale to pierwsza lista płac, którą tworzę (u Was) i stąd wiele pytań... system jest ogólnie świetny a wsparcie techniczne chyba najlepsze na jakie trafiłam :):) ...
Systim to nie tylko program do faktur, ale też księgowość internetowa, magazyn i płatności - dlatego jego wybór jest czymś oczywistym dla każdej rozwijającej się firmy.
Systim to doskonały program do faktur online, pozwalający na komunikację między naszymi biurami w całej Polsce i za granicą.
Obsługa drukarki fiskalnej i integracja Allegro z Systim - czysta bajka. Polecam i dziękuję.
Obsługa pełnej księgowości, dzięki Systim jest niewiarygodnie prosta. Polecam.
Dołącz do naszych subskrybentów i otrzymuj najświeższe informacje na temat Systim.
