Dokumenty księgowe i ich klasyfikacja

Systematyczne prowadzenie księgowości to jeden z najważniejszych obowiązków ciążących na przedsiębiorcach. Warto mieć jednak świadomość, w większości przypadków zadanie to opiera się na gromadzeniu odpowiednich dokumentów oraz tworzeniu na ich podstawie odpowiednich zapisów księgowych. Dokumenty te obowiązkowo powinny być wystawione w języku polskim, nawet jeśli dotyczą one transakcji przeprowadzanych z podmiotami zagranicznymi. W razie potrzeby dokumenty stworzone w języku obcym trzeba przetłumaczyć na język polski. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy zażądają tego biegli rewidenci albo władze skarbowe. Dowody księgowe dzieli się według różnych kryteriów. Dowiedz się, jak sklasyfikować poszczególne dokumenty.

Dokumenty księgowe – co to jest?

Pod pojęciem dokumentów księgowych najczęściej rozumie się specjalne dokumenty służące za poświadczenie dokonanych w firmie transakcji, a także świadczące o aktualnej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Zazwyczaj wymaga się, aby takie dokumenty były jasne, czytelne. Muszą też jednoznacznie określać konkretne zdarzenie gospodarcze, którego są dowodem.

Na dokumentach księgowych niezależnie od ich rodzaju muszą znaleźć się pewne obowiązkowe elementy. Wśród nich można wymienić przede wszystkim nazwę dowodu, określenie nazw i adresów stron biorących udział w danym zdarzeniu gospodarczym razem z ich numerami NIP, a także numerem REGON (określającym zaszeregowanie przedsiębiorstwa do określonej grupy statystycznej). Każdy dowód księgowy musi być także opatrzony stosownym numerem. Dotyczy to szczególnie akt ścisłego zarachowania, czyli czeków. Inne dowody mają numery bieżące. Ponadto na danym dowodzie należy wykazać datę określonego zdarzenia gospodarczego, a niekiedy także datę wystawienia dokumentu. Musi się tam znaleźć również przedmiot i opis operacji gospodarczej, jak również podpisy osób odpowiedzialnych i uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym wraz z określonymi miernikami ilościowymi lub wartościowymi. Ponadto na dokumentach trzeba zawrzeć również podpisy osób odpowiedzialnych i uczestniczących w danym zdarzeniu gospodarczym. Co istotne, każdy dowód księgowy musi także mieć swoją kopię.

Klasyfikacje dokumentów księgowych

Dokumenty księgowe dzieli się na różne rodzaje, stosując przy tym odmienne kryteria podziału. Zgodnie z ich pochodzeniem wyodrębnia się wśród nich zatem:

• dowody własne zewnętrzne – przygotowywane dla kontrahentów przedsiębiorstwa oraz przekazywane im w oryginale, np. faktury;
• dokumenty wewnętrzne – rejestrujące zdarzenia gospodarcze zachodzące wewnątrz przedsiębiorstwa w wyniku przeprowadzonych operacji;
• dowody źródłowe obce – otrzymane od kontrahentów, dokumentujące fakt zakupienia określonych towarów lub usług.

Biorąc pod uwagę przeznaczenie danego dokumentu można mówić o następującym podziale dokumentów księgowych:

• dowody zbiorcze – wykorzystuje się je do łącznego księgowania zbioru dowodów księgowych; trzeba tam wymienić wszystkie posiadane dokumenty źródłowe, wchodzące w skład takiego dowodu;
• dowody korygujące – za ich pomocą koryguje się wcześniejsze, błędne zapisy; można je wykorzystać np. do korygowania nieprawidłowo sporządzonych dokumentów VAT;
• dokumenty rozliczeniowe – sporządza się je wówczas, gdy zachodzi potrzeba dokonania zapisów zgodnie z nowymi kryteriami klasyfikacyjnymi, np. sprzedawanych produktów

Niekiedy zachodzi również potrzeba sporządzenia tzw. dokumentów zastępczych. Dochodzi do tego wówczas, gdy brak jest dokumentów źródłowych. Stanowią one wówczas podstawę księgowania. Księgowość może być prowadzona w formie tradycyjnej oraz elektronicznej. Z biegiem lat i postępującą automatyzacją niemal wszystkich dziedzin życia staje się to coraz bardziej powszechne.

Inne klasyfikacje dokumentów księgowych

Dokumenty księgowe można dzielić także na różne grupy. Pierwsza z nich to dokumenty, które służą udokumentowaniu stanu środków i zobowiązań przedsiębiorstwa na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Dowody te tworzy się na podstawie sporządzonego wcześniej spisu z natury.

Druga grupa dokumentów służy natomiast uchwyceniu zmian zachodzących w określonym czasie w strukturze posiadanych aktywów oraz ciążących na danym podmiocie zobowiązań. Za jej pomocą prowadzi się również ewidencję przebiegu procesu produkcji, a także działalności handlowej albo usługowej. Wśród tego typu ewidencji wyróżnia się ewidencję: środków trwałych, gospodarki magazynowej, działalności finansowej, pracy i płac.

W trzeciej grupie znajdują się natomiast dane dotyczące zmian w posiadanych aktywach oraz zobowiązaniach notowane na ostatni dzień danego roku obrachunkowego. Dotyczy to również ostatniego dnia prowadzenia działalności gospodarczej w razie jej likwidacji.

Przy prowadzeniu ewidencji księgowej powszechnie wykorzystuje się również inne dokumenty, do których można zaliczyć m.in. polecenia księgowanie, dokumenty wtórne, zbiorcze, zastępcze i rozdzielniki, a także szereg innych dokumentów stanowiących podstawę księgowania w określonych przypadkach. Niektóre z nich wykorzystuje się sporadycznie, inne częściej.

Autor: Łukasz Stachurski

Źródła:

• https://mfiles.pl/pl/index.php/Dow%C3%B3d_ksi%C4%99gowy
• https://eksperci.mazars.pl/dokumenty-ksiegowe-warunki-jakie-musza-spelniac-wg-ustawy-o-rachunkowosci