1. Automatyczne księgowanie wystawionych faktur
2. Automatyczne naliczanie list płac i rachunków
3. Ryczałt, KPiR i pełna księgowość
4. Integracja z KSeF
5. Wsparcie księgowych
Opublikowano: 10.05.2021
Podstawę zapisów w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa stanowią dokumenty informujące o faktycznym zaistnieniu konkretnego zdarzenia. Taki dokument pod rygorem nieważności musi jednak spełniać określone wymagania szczegółowo opisane w obowiązującej obecnie ustawie o rachunkowości. Dokument ten nosi nazwę dowodu księgowego. Warto dowiedzieć się, czym taki dokument jest oraz jakie kryteria jego klasyfikacji najlepiej przyjąć. Trzeba też wyjaśnić, jak powinien wyglądać prawidłowo sporządzony dokument, aby można go było rzeczywiście nazwać dowodem księgowym. Wszystkie te kwestie zostaną szczegółowo rozpatrzone w niniejszym artykule.
Pod pojęciem dowodów księgowych kryją się zazwyczaj dokumenty, na podstawie których dokonuje się różnych czynności związanych z księgowaniem. Taki dowód stwierdza, że dana operacja gospodarcza faktycznie miała miejsce. Co więcej, potwierdza on również specyfikę przebiegu danego zdarzenia. Zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości dowód księgowy musi zawierać określoną treść.
Pojęcie dowodów księgowych niekiedy bywa mylnie utożsamiane z dokumentami księgowymi. Terminy te jednak nie do końca oznaczają to samo. Dokumenty mają bowiem szersze znaczenie niż dowody. Te pierwsze mieszczą w swoim zakresie pojęciowym zarówno dokumenty podlegające księgowaniu, jak i te, które nie podlegają ewidencji. Dowodami księgowymi są natomiast akta poddawane księgowaniu. Zasadniczo dokumenty księgowe obrazują zdarzenia gospodarcze, a dowody księgowe wskazują na określone operacje gospodarcze.
Dowody księgowe – podobnie jak inne urzędowe dokumenty – muszą spełniać określone w prawie wymogi. Jednym z najważniejszych jest zawartość określonych obowiązkowych danych. Przede wszystkim należy określić rodzaj dowodu oraz jego numer identyfikacyjny, a także wskazać strony transakcji wraz z podaniem ich nazw oraz adresów.
Ponadto trzeba też opisać szczegółowo operację i jej wartość, którą w miarę możności warto podać także w jednostkach naturalnych. Każda opisana operacja powinna być opatrzona datą jej dokonania, zwłaszcza jeśli inna data widnieje na samym dokumencie księgowym. Dowód księgowy musi być podpisany przez wystawcę, a także osobę, której przekazano określone składniki aktywów. Na dowodzie musi ponadto widnieć podpis osoby odpowiedzialnej za weryfikacje oraz zakwalifikowanie dowodu do zamieszczenia w księgach rachunkowych – jest to tzw. dekretacja.
Dowody księgowe należy zawsze sprawdzać zarówno pod kątem formalnym, jak i merytorycznym, a także rachunkowym. Trzeba także wskazać, do jakiego konta księgowego i programu dany wydatek może zostać zakwalifikowany. Każdy dowód księgowy opatrzony jest numerem księgowym, tożsamym z numerem widniejącym w księgach przy określonej pozycji. Zazwyczaj w tym celu stosuje się specjalne pieczątki. Jeśli dowód księgowy został wystawiony w obcej walucie, kwota ta musi zostać przeliczona na złotówki zgodnie z kursem obowiązującym w dniu przeprowadzenia określonej operacji gospodarczej.
Dowody księgowe odgrywają ogromną rolę w rachunkowości. Aby mogły one jednak odpowiednio spełniać swoje funkcje, powinny być kompletne, zgodne z wytycznymi, zawartymi w ustawie o rachunkowości. Muszą też rzetelnie odzwierciedlać faktyczny przebieg dokonanej operacji gospodarczej. Dokument nie może zawierać żadnych niedopuszczalnych poprawek. Trzeba go obowiązkowo opatrzyć w oznaczenia zbieżne z zapisami zawartymi w księgach rachunkowych. Należy go także dokładnie zweryfikować zarówno w języku polskim, jak i obcym.
Dowody księgowe zwane są też ustawowymi dowodami źródłowymi. W literaturze przedmiotu występuje wiele różnych ich klasyfikacji. Najpopularniejsza z nich dzieli dowody księgowe zgodnie z kryteriami podstaw sporządzenia. Wśród nich wymienia się:
Dowody można też klasyfikować zgodnie z kryterium wystawiających je jednostek. Wyróżnia się wówczas:
Warto pamiętać o tym, aby zebrane dokumenty przechowywać w porządku chronologicznym. Trzeba przy tym stosować podział na miesiące. Dokumentacja księgowa powinna być odpowiednio zabezpieczona przed dostępem niepowołanych osób.
Autor: Łukasz Stachurski
Źródła:
Obsługa drukarki fiskalnej i integracja Allegro z Systim - czysta bajka. Polecam i dziękuję.
Obsługa pełnej księgowości, dzięki Systim jest niewiarygodnie prosta. Polecam.
Bardzo dziękuję za wprowadzenie obsługi drukarek fiskalnych - w końcu mogę wszystko robić w jednym programie, a nie w trzech jak dotychczas.
Dziękuję serdecznie za szybkie rozwiązanie problemu. Od początku naszej współpracy macie nastawienie pro-klient, stąd zawsze polecam i dalej będę Wasze usługi.
Systim to nie tylko program do faktur, ale też księgowość internetowa, magazyn i płatności - dlatego jego wybór jest czymś oczywistym dla każdej rozwijającej się firmy.
Gdy zakładałam firmę nawet nie wiedziałam jak wystawić fakturę. Z Systim okazało się to wręcz śmiesznie proste.
Cieszę się zmianami jakie ciągle wprowadzacie. Program zrobił ogromny postęp wizualny i funkcjonalny względem samego początku i duży plus za ciągły rozwój. Ciesze się, że śledzicie Państwo na bieżąco przepisy prawa i wymagane obowiązki, dzięki czemu program ciągle jest aktualny z zobowiązującymi przepisami, a zmiany trafiają do systemu dużo szybciej i mogę się z nimi zapoznać. Szacunek do klienta i indywidualne podejście, to Was bardzo wyróżnia.
Na rynku są różne programy magazynowe, ale wśród nich Systim wyróżnia się wygodą obsługi, szybkością działania i niezawodnością. Polecam.
... to dokładnie to czego szukałam [...] a w momencie, gdy zabrakło mi ważnej funkcji, szybko wprowadzono ją na zamówienie ...
... porównanie cenników mówi samo za siebie [...] przeszliśmy na program do faktur Systim bo po prostu jest taniej ...
... w końcu znalazłem narzędzie które pozwoliło zinformatyzować moją firmę, i to tak niewielkim kosztem ...
Świetny program, bardzo przyjazny i czytelny dla użytkownika. Poleciłam program paru znajomym firmom w Warszawie. Filmy instruktażowe bardzo pomocne. Dziękujemy.
Po przejściu przez wszystkie funkcjonalności programu - jest to nieporównywalny mechanizm we wszystkim.
Dziękuję za możliwość założenia własnego sklepu internetowego wraz z pełną obsługą programu Systim. Dziękuję również za wprowadzenie możliwości zmiany wizualnej sklepu - kody CSS i JavaScript. Jesteście najlepsi w swojej branży :)
Niemalże codziennie widzę zmiany w systemie, ostatnio nawet ulepszona została szata graficzna. Oby tak dalej, cieszę się że mogę z Wami współpracować, bo widać, że zarówno pracownicy obsługi klienta jak i dbający o jakość produktu nie spoczywają na laurach.
Systim to ciągle rozwijające się narzędzie, a dodatkowo na zamówienie wprowadzono bardzo ważną dla mnie funkcję, to niesamowite. Polecam testować, program jest niezawodny.
Systim to doskonały program do faktur online, pozwalający na komunikację między naszymi biurami w całej Polsce i za granicą.
Ja przy Systimie zostaję na stałe, ze względu na funkcjonalność i bardzo dobry kontakt z obsługą techniczną.
Zaufałem Wam i nie żałuje, dobra robota! Program ciągle doskonalony, wszystkie wątpliwości lub braki - rozwiązywane przez Państwa w kilkaście minut, pomoc techniczna - natychmiastowa. Nie znam lepszego programu za taką cenę i tak dobrej obsługi technicznej, to dobrze o Was świadczy.
Ludzkie podejście, miła obsługa, dopracowany program.
Program nie jest doskonały, natomiast jest najpełniejszy ze wszystkich, jakie testowaliśmy. Nikt inny nie proponuje tyle rozwiązań co Systim.
Nowości prawne wdrażane są błyskawicznie, a obsługa klienta rozwiąże każdy problem.
... Bardzo, bardzo dziękuję! udało się dodać zwolnienie - wszystko jak Państwo piszą, przepraszam, że byłam taka uciążliwa, ale to pierwsza lista płac, którą tworzę (u Was) i stąd wiele pytań... system jest ogólnie świetny a wsparcie techniczne chyba najlepsze na jakie trafiłam :):) ...
... to jedyny program do wystawiania faktur online z którego mogę bez problemu wydrukować kilkanaście faktur na raz, bez żadnych problemów z marginesami czy ustawieniami przeglądarki ...
Good job! Program niezastąpiony w naszej firmie od lat. Wystawianie faktur to jedno kliknięcie myszką.
Szybka faktura dla klienta? Z Systim to nic prostszego, dlatego wybrałem właśnie ten program. Dużą zaletą jest też to, że jest to również program do KPiR i wystawiania umów.
... myśląc o rozwoju firmy potrzebujemy nie programu komputerowego, ale partnera, który rozumie potrzeby firmy z sektora MSP ...
Zaufałem Wam i nie żałuje, dobra robota! Program ciągle doskonalony, wszystkie wątpliwości lub braki - rozwiązywane przez Państwa w kilkaście minut, pomoc techniczna - natychmiastowa. Nie znam lepszego programu za taką cenę, to dobrze o Was świadczy.
W końcu program, w którym mogę zarządzać kilkunastoma magazynami w całej Polsce. Dziękuję.
Dołącz do naszych subskrybentów i otrzymuj najświeższe informacje na temat Systim.
