Czy paragon może być kosztem?

To pytanie bardzo często zadają sobie przedsiębiorcy. Nie chodzi tutaj o paragon będący fakturą uproszczoną a o tradycyjny paragon sprzedaży otrzymany od polskiego podatnika będącego sprzedawcą towarów lub usług.

Czy zatem paragon może być dowodem księgowym pozwalającym na ujęcie go w kosztach nabywcy i na odliczenie podatku VAT?

 

Co to jest dowód księgowy?

Dowodem księgowym jest każdy dokument, który poprawnie dokumentuje wystąpienie transakcji gospodarczej a dodatkowo posiada elementy niezbędne do zyskania prawnego statusu dokumentu będącego podstawą do zaksięgowania w księgach podatnika prowadzącego działalność.

Definicję ustawową dowodu księgowego można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 zwanej dalej Rozporządzeniem).

Mowa w nim o tym, że podstawą zapisów w PKPiR jest dowód księgowy. Dowodami księgowymi mogą być następujące dokumenty przedstawione w tabeli.

 

Dokumenty uznane za dowody księgowe
Lp.	Dowód księgowy	Cechy
1.	faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne	Wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług Dz. U. z 2022 r. poz. 931 – ustawa o VAT)
2.	Dokumenty określające zmniejszenie kosztów firmy lub zwiększenie przychodów firmy. Dotyczy sytuacji: zapłaty gotówką za transakcję pow. 15.000 zł,zapłaty na rachunek spoza białej listy,zapłaty z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności,pozostałe przypadki.	Muszą zawierać: datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia wydatku do kosztów firmy, wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty firmowe lub zwiększa przychody,podpis osoby sporządzającej dokument.
3.	inne dowody, wymienione w § 12 i § 13 Rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:	wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, jeżeli daty są takie same wystarczy jedna data,przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
Powyższe dokumenty muszą być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie

 

 

Dokumenty zawierający powyższe elementy może stanowić dowód księgowy a co za tym idzie może być ujęty w kosztach firmy. Oczywiście jeżeli został wydatkowany na cele związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

 

Paragon nie stanowi dowodu księgowego?

Generalnie paragon nie zawiera wszystkich elementów do uznania go za dowód księgowy (nie chodzi tu o paragon będący fakturą uproszczoną, o tym w dalszej części).

Trzeba jednak podkreślić, iż jako dowody księgowe ww. Rozporządzenie traktuje także inne dowody wymienione w § 12 i § 13.

I tu w wyjątkowych przypadkach paragony mogą stanowić dowody księgowe będące podstawą ujęcia w księgach nabywcy jako koszt firmy. Powstaje więc kolejne pytanie - w jakich przypadkach? Co z odliczeniem podatku VAT?

 

Paragon jako dowód księgowy dokumentujący zakup materiałów i paliw

W § 13 ust. 4 oraz 5 ww. Rozporządzenia wyjątkowo dopuszczone są paragony jako dowody księgowe dokumentujące zakup:

1.  materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych (materiałów pomocniczych) w jednostkach handlu detalicznego,
2. za granicą paliwa i olejów.

 

Niemniej ustawodawca wymaga, aby w tym konkretnym przypadku paragon był zaopatrzony co najmniej w:

• datę
• stempel
• (oznaczenie) jednostki wydającej paragon
• ilość,
• cenę jednostkową
• wartość, za jaką dokonano zakupu.
• adnotację nabywcy - na odwrocie paragonu podatnik nabywca uzupełnia jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

 

UWAGA: Paragon, który nie spełnia wymogów (elementów) faktury a może być podstawą do zaksięgowania w kosztach firmy podatnik – nabywca księguje go w PKPiR za pomocą dowodu wewnętrznego.

 

 

To jednak nie wszystko.

Paragon jako dowód księgowy dokumentujący zakup przejazdu autostradą a koszty i VAT

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29.10.2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w sposób jasny mówi, iż w pewnych przypadkach faktura może zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT (standardowe elementy faktury VAT).

Jednym z takich przypadków jest dokumenty potwierdzający opłatę za przejazd za autostradę. Podatnik, wobec tego będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT z takiego dokumentu.

Powyższe dotyczy w szczególności przejazdu autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami.

Jednak wystawiony dokument opłaty za przejazd autostradą musi przynajmniej zawierać:

    a) numer i datę wystawienia,

    b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

    c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

    d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

    e) kwotę podatku,

    f) kwotę należności ogółem.

 

A czy można ująć ten dokument w koszty firmy?

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29.10.2021 r. w sprawie wystawiania faktur określa dokumenty za przejazd autostradą jako fakturę o węższym zakresie elementów.

Jeżeli więc faktura jest podstawą zapisu w PKPiR i stanowi dowód księgowy to opłata za przejazd autostradą także stanowi koszt uzyskania przychodu.

Ponadto wydatek ten musi posiadać cechy kosztu uzyskania przychodu.

Opłata za przejazd autostradą może być nabyta w Polsce i za granicą. Jak powinna być ujęta w kosztach, a jak w VAT?

 

Dokument opłaty za przejazd autostradą
Kategoria	Wydatek poniesiony w Polsce	Wydatek poniesiony za granicą
Co stanowi koszt firmowy	dla pojazdów samochodowych używanych w działalności mieszanej -> 75% z kwoty (netto + 50% VAT),dla pojazdów samochodowych używanych tylko do działalności (zgłoszonych do US za pomocą VAT-26) -> 100% kwoty netto.	dla pojazdów samochodowych używanych w działalności mieszanej -> 75% z kwoty netto,dla pojazdów samochodowych używanych tylko do działalności (zgłoszonych do US za pomocą VAT-26) -> 100% kwoty netto.
Odliczenie VAT	dla pojazdów samochodowych używanych w działalności mieszanej 50% kwoty VAT z dokumentu opłaty,dla pojazdów samochodowych używanych tylko do działalności (zgłoszonych do US za pomocą VAT-26) -> 100% kwoty VAT z dokumentu opłaty.	Dla pojazdów samochodowych używanych w działalności mieszanej oraz używanych tylko do działalności (zgłoszonych do US za pomocą VAT-26) bez odliczenia VAT. Podatnik może ubiegać się o zwrot VAT opłaconego za granicą w ramach procedury VAT-REF (także od opłat parkingowych czy nabycia paliwa). Opodatkowanie VAT tej opłaty (także opłat parkingowych) według kraju położenia nieruchomości (autostrady, miejsca parkingowego – art. 28e ustawy o VAT).

 

 

Paragon jako dowód księgowy dokumentujący zakup biletu parkingowego a koszty i VAT

Jeśli chodzi o odliczenie podatku VAT od nabycia biletów parkingowych to prawo do odliczenia podatku VAT od biletu parkingowego (paragonu za parking) odbywa się na takich samych zasadach jak przedstawiono w powyższej tabeli – Dokument opłaty za przejazd autostradą.

Co natomiast z kosztami firmy? Czy tego typu paragon może być ujęty w księgach nabywcy?

Warto w tym miejscu przytoczyć część stanowiska Urzędu Skarbowego w Międzyrzeczu z dnia 19.05.2005r. o sygn. DFP-I/415-6/05. Choć jest ono już interpretacją wydaną dość dawno to zachowuje wciąż swoją aktualność. Pokazuje ona czy bilet parkingowy może stanowić koszt firmy, ale i czy może stanowić dowód księgowy oraz czy można ująć go w księgach podatnika nabywcy.

„(…) Jeżeli więc podatnik udowodni, że poniesiony wydatek (koszt) jest w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami (osiągniętymi lub zamierzonymi) oraz nie znajduje się na wykazie wydatków (kosztów) nie zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów według art. 23 ust. 1 wyżej powołanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to ma prawo zaksięgować ten wydatek (koszt) w koszty uzyskania przychodu.

Jednakże, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi on zostać prawidłowo udokumentowany. Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych rozliczający się z tego podatku w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów obowiązani są dokumentować operacje gospodarcze zgodnie z art. 24a ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z uwzględnieniem zasad określonych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Zapisy w księdze, zgodnie z § 12 ust. 1 tego rozporządzenia winny być dokonywane w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów, którymi są m. in. faktury VAT, dokumenty celne, faktury korygujące, noty korygujące oraz inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

Zgodnie z § 14 ust. 1 i 2 w/w rozporządzenia za dowody można uznać również sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpis osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku), z tym że dowody te mogą dotyczyć wyłącznie m. in. wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami nie zawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

W świetle powyższego stwierdza się, że przepisy w/w rozporządzenia przewidują możliwość uznania paragonu za prawidłowy dowód księgowy. Jednakże konieczne jest w tym przypadku uzupełnienie paragonu na jego odwrotnej stronie o nazwisko podatnika (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

W konsekwencji powyższego organ podatkowy stoi na stanowisku, że bilety parkingowe powinny być udokumentowane dokumentem wewnętrznym sporządzonym na podstawie posiadanego paragonu. Tak udokumentowane koszty będą stanowiły koszty uzyskania przychodów, o ile zostały faktycznie poniesione, z zastrzeżeniem zapisu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (…).”

 

 

 

Autor:

Krzysztof Ulicki