Mieszkanie siedzibą firmy – jak to rozliczać i co można wpisać w koszty?

Wielu przedsiębiorców decyduje się na prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej.  Niektórych z nich nie stać na wynajęcie w tym celu lokalu, inni dochodzą do wniosku, że w przypadku prowadzonego przez nich biznesu nie występuje taka konieczność. Możliwe jest funkcjonowanie firmy w mieszkaniu, warto jednak pamiętać, że takie rozwiązanie często wiąże się z koniecznością ponoszenia różnych wydatków. Warto pamiętać o tym, że można je rozliczać w kosztach firmowych. Obecnie fiskus nie uzależnia możliwości ich odliczenia od wyodrębnienia w lokalu mieszkalnym pomieszczeń przeznaczonych wyłącznie na prowadzenie działalności gospodarczej. W takiej sytuacji rodzi się jednak pytanie – jak rozliczyć koszty działania firmy w mieszkaniu oraz co może znaleźć się w wykazie wydatków? Warto odpowiedzieć na te pytania.

Koszty podatkowe – co to takiego?

Pod pojęciem kosztów podatkowych rozumie się zazwyczaj wydatki ponoszone na osiągnięcie przychodów albo na zabezpieczenie i zachowanie źródła ich napływu. Odpowiednie zapisy ustawy o podatku od osób fizycznych (PIT) wskazują, że nie każdy wydatek można zaliczać do kosztów uzyskania przychodu. Taki koszt powinien bowiem spełniać pewne warunki.

Przede wszystkim wymaga się, aby pozostawał on w związku przyczynowym z przychodem albo jego źródłem. Wymaga się też, aby taki wydatek był ponoszony w celu uzyskania przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Te wydatki nie mogą znajdować się w wykazie kosztów umieszczonym w ustawie o PIT (w art. 23 ust. 1). Chodzi tutaj głównie o wydatki na zakup gruntów lub prawa wieczystego do ich użytkowania, nabycie lub samodzielne wytworzenie środków trwałych i przynależących do przedsiębiorstwa wartości niematerialnych i prawnych, a także koszty ponoszone na ulepszenie wspomnianych środków trwałych.

Dotyczy to także m. in. wydatków przeznaczonych na spłatę pożyczek, kredytów i innych zobowiązań finansowych oraz odsetek od własnego kapitału włożonego w pracę firmy oraz udziału kapitałowego wspólnika. Aby wydatki ponoszone na działalność gospodarczą mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodu, muszą też być właściwie udokumentowane. Ogółem rzecz biorąc, wydatki na mieszkanie mogą stanowić koszty podatkowe, ale tylko w tym zakresie, w którym są rzeczywiście wykorzystywane na zaspokojenie potrzeb przedsiębiorstwa.

Odliczenie a osobiste cele – dawne orzecznictwo

Co do zasady, w dawnym orzecznictwie przyjmowano, że nie ma możliwości odliczenia od podatku wydatków ponoszonych na mieszkanie w tym zakresie, w jakim wydatki te są ukierunkowane na zaspokojenie potrzeb konsumpcyjnych występujących niezależnie od prowadzenia przedsiębiorstwa. Chodziło tutaj głównie o koszty ponoszone na zakup, utrzymanie oraz bieżącą eksploatację nieruchomości. Uznawano, że za powstaniem tych kosztów stoi nie prowadzenie działalności gospodarczej, ale normalne potrzeby materialno-bytowe. Przyjmowano wtedy stanowisko, że nie da się udowodnić powiązania pomiędzy wydatkami na funkcjonowanie mieszkania a kosztami ponoszonymi w celu uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródeł.

Wskazywano, że tylko jeśli podatnik wyodrębnia jedno pomieszczenie w mieszkaniu z wyłącznym przeznaczeniem go do prowadzenia firmy, koszty związane z jego funkcjonowaniem można uznać za koszty podatkowe. Zaliczenie wydatków na czynsz, energię elektryczną, media itp.) do kosztów uzyskania przychodów było możliwe jedynie wówczas, gdy wydatki te odnosiły się jedynie do pomieszczenia „firmowego”.

Stan obecny – zasada proporcjonalności

W ostatnim czasie fiskus odchodzi jednak od takiej interpretacji przepisów podatkowych. Aktualnie od podatnika oczekuje się określenia, jaką część nieruchomości wykorzystuje on na prowadzenie działalności, określając kwotę związanych z tym wydatków, proporcjonalnie do wielkości pomieszczenia, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza. Tylko w tej proporcji można zaliczyć poniesione wydatki do kosztów podatkowych.

To oznacza, że wydatki związane z funkcjonowaniem mieszkania (takie jak czynsz oraz opłaty za gaz, energię elektryczną itp.) mogą być kosztami podatkowymi, jeśli dotyczą one części lokalu przeznaczonej na prowadzenie działalności gospodarczej. Muszą one jednak zostać racjonalnie uzasadnione przez przedsiębiorcę oraz odpowiednio przez niego udokumentowane.

Bardzo ważne jest, aby przy określaniu proporcji kosztów podatkowych wziąć pod uwagę faktycznie poniesione na prowadzenie działalności gospodarczej wydatki. W praktyce oznacza to, że nie ma sensu zaliczania do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych na eksploatację pomieszczeń, które użytkowane są nie tylko w celach firmowych, ale także osobistych. Należy brać pod uwagę tylko tę część lokalu, która służy wyłącznie celom gospodarczym, z pominięciem celów osobistych. W przeciwnym wypadku podane przez podatnika kwoty kosztów uzyskania przychodów mogą zostać uznane przez organy podatkowe za nieuzasadnione.

Trzeba pamiętać o tym, że w każdym przypadku (zwłaszcza przy liczeniu kosztów uzyskania przychodów) liczy się racjonalność.

Autor: Łukasz Stachurski

Źródła:

https://www.bankier.pl/wiadomosc/Siedziba-w-mieszkaniu-a-koszty-dzialalnosci-gospodarczej-2485962.html [dostęp 27.07.2020]